Everhour ajoute des processus de suivi du temps, de facturation et de gestion des factures aux projets Basecamp tout en gardant les heures suivies rattachées aux to-dos client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Le suivi des projets clients commence par l'élément de travail pour lequel le client a payé. Dans Basecamp, cela signifie généralement un projet, une liste de to-dos et un to-do précis avec un titre, des notes, un responsable, des sous-tâches et une échéance. Le relevé le plus propre rattache le temps à ce to-do, afin que le rapport ultérieur montre quel livrable a consommé les heures.
Une entrée exploitable contient le projet, le to-do, la date, la durée, la personne et une courte note lorsque le titre n'explique pas le travail. Les notes doivent nommer le résultat produit, le blocage ou la décision prise. « Révisions de conception après les retours du client » apporte à un responsable plus de valeur pour la revue que « conception », surtout lorsque plusieurs personnes ont travaillé sur le même projet client.
Un chronomètre en direct convient au travail actif avec un point de départ et d'arrêt clair, comme rédiger une section de proposition, corriger un problème signalé ou participer à une tâche de mise en œuvre client. Lancer le chronomètre depuis le to-do Basecamp garde l'entrée rattachée à l'élément qui a créé le travail, ce qui réduit la reconstruction de fin de semaine.
La saisie manuelle convient au travail enregistré après coup, comme un appel client, une courte revue ou un travail hors ligne effectué loin du navigateur. L'entrée a toujours besoin de la même structure : date, personne, durée, to-do et note lorsque la raison n'est pas claire. Séparer le travail sans rapport en entrées distinctes protège le détail de la facture et accélère la revue.
Le temps des projets clients ne devient utile pour la facturation qu'une fois que le projet dispose d'une configuration de facturation claire. Dans Everhour, la configuration de facturation est définie au niveau du projet, avec un taux horaire de projet, un taux horaire de membre, un forfait ou un état non facturable. Dans un projet facturable, une tâche précise peut être marquée comme non facturable, et des taux de tâche personnalisés peuvent s'appliquer au travail en régie.
L'erreur courante consiste à laisser les personnes décider du traitement de facturation entrée par entrée sans règle de projet partagée. Cela crée du nettoyage lorsqu'une personne consigne le travail de découverte comme facturable et qu'une autre traite le même travail comme interne. Définissez d'abord la méthode de facturation du projet, puis marquez les exceptions au niveau des tâches lorsque les conditions client l'exigent.
Une entrée de temps ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'une note rapide indiquant qui a travaillé, pendant combien de temps et sur quel to-do Basecamp. Cela fonctionne pour une petite correction, une courte demande client ou un détail de facture unique qui sera revu manuellement avant l'envoi.
Un processus encadré est préférable lorsque les projets clients nécessitent des approbations, des périodes verrouillées, des rapports et un transfert vers la facturation. Everhour peut faire passer le temps soumis par une approbation, protéger le temps approuvé contre les modifications par les membres standard, rapporter les totaux facturables et non facturables, et générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses facturables non facturés tout en excluant les tâches non facturables.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps des projets clients doit être rattaché au to-do Basecamp qui a produit le travail chaque fois que le travail correspond à un livrable ou à une tâche. Cela garde l'entrée connectée au projet, à la liste, au to-do, à la personne, à la date et à la durée. Les notes générales au niveau du projet ne fonctionnent que pour le travail général qui n'appartient pas à un to-do précis.
Les appels client doivent être suivis sur le to-do pertinent lorsque l'appel fait avancer cette tâche, comme une revue de conception ou une décision de mise en œuvre. Une entrée séparée fonctionne mieux lorsque l'appel couvre plusieurs sujets de projet sans rapport. Dans ce cas, répartissez le temps par sujet si la facture ou la revue par le responsable nécessite un détail exact au niveau des tâches.
Le temps client est plus facile à revoir pour la facturation lorsque le relevé relie la personne, la date, la durée, le projet Basecamp, le to-do et une note de travail claire. La configuration de facturation doit définir si le projet utilise un taux de projet, un taux de membre, un forfait ou un état non facturable. Les exceptions non facturables au niveau des tâches doivent être marquées avant la revue de la facture.
Le temps saisi manuellement doit être corrigé avant approbation lorsque l'entrée utilise le mauvais to-do, combine du travail sans rapport, omet la raison destinée au client ou enregistre du temps à la mauvaise date. Les corrections après approbation affaiblissent la piste de revue. Un responsable doit rejeter ou demander des modifications avant que le temps n'alimente les rapports, le contrôle de la paie ou la facturation.
Les totaux par to-do montrent combien de temps chaque livrable client a consommé. Un chef de projet peut comparer les to-dos qui ont consommé beaucoup de temps avec l'état de la tâche, les notes et le travail restant avant de discuter du périmètre, du budget ou de la facturation. Le total utile est rattaché au to-do, à la liste et au projet Basecamp, plutôt qu'enfoui dans un résumé hebdomadaire.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses facturables en factures client. Il calcule les montants des factures à partir des taux et du temps, exclut les tâches non facturables, prend en charge les paramètres client par défaut comme les taxes, les remises et les conditions de paiement, et peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures travaillées à la revue d'un responsable. Les responsables peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps soumis ou approuvé est verrouillé pour les membres standard sauf s'il est retiré ou rejeté.
Suivez les heures client Basecamp approuvées dans Everhour, gardez le travail non facturable hors des factures et exportez des brouillons de factures vers des outils comptables avec un état visible dans Everhour.
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