Les équipes d'architecture ont besoin d'heures liées aux tâches de conception, et Everhour garde ce travail Basecamp prêt pour la revue.
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Le travail de conception dans Basecamp devient prêt pour la revue lorsque chaque enregistrement de temps renvoie à la tâche qui a produit le travail. Pour les cabinets d'architecture, cela signifie que les heures sont rattachées à une mise à jour de dessin, un élément de coordination avec un consultant, une revue de spécification, un suivi de note de chantier ou un livrable similaire, au lieu de flotter au niveau du projet.
Ce rattachement compte lorsque plusieurs personnes interviennent sur le même projet Basecamp. Des saisies générales comme « travail de conception » ou « administratif » obligent la personne chargée de la revue à deviner quel livrable a consommé le temps. Des saisies propres montrent la tâche, le projet, la date, la durée et la note, puis passent dans les rapports sans exiger que quelqu'un reconstruise la semaine de mémoire.
La tâche Basecamp est le point d'ancrage du suivi. Everhour intègre les contrôles de suivi dans Basecamp via l'extension de navigateur, de sorte que le flux de travail se déroule dans le navigateur plutôt que dans les applications natives Basecamp. Lancez un chronomètre depuis la tâche pendant les périodes de production concentrée, ou ajoutez une saisie manuelle après une réunion, une session de revue ou une note de terrain. Les deux méthodes gardent la saisie liée à l'élément de travail.
Une saisie de temps utile contient la tâche, le projet, la date, la durée et une courte note qui explique le travail. La configuration de la facturation se trouve dans Everhour, où les administrateurs définissent la méthode de facturation d'un projet Basecamp comme taux horaire, forfait fixe ou non facturable. Dans un projet facturable, une tâche précise peut encore être marquée comme non facturable ou recevoir un tarif personnalisé pour la tâche.
Le travail d'architecture passe souvent par des phases, des revues et des transferts. Utilisez des titres de tâches Basecamp qui identifient le livrable réel, comme « réviser le plan de plafond réfléchi du hall » ou « examiner les commentaires structurels pour le dossier de permis ». La note de saisie doit ajouter l'action effectuée au lieu de répéter le titre. Cette petite distinction aide une personne chargée de la revue à comprendre si le temps vient du dessin, de la coordination, de la revue ou de l'administration.
Les messages, les éléments de planning et les discussions de fichiers peuvent déclencher du travail d'architecture. L'enregistrement de temps prêt pour la revue doit tout de même être rattaché à une tâche Basecamp. Créez d'abord la tâche, puis enregistrez le chronomètre ou la saisie manuelle à cet endroit. Les rapports Basecamp d'Everhour utilisent les champs projet, tâche, liste, ID de tâche et statut de tâche, donnant au service financier et aux responsables de projet un chemin clair vers le travail d'origine.
Une note ponctuelle suffit lorsqu'une personne a besoin d'un rappel le jour même du temps passé sur une petite tâche. Cette approche ne tient plus lorsque des concepteurs, des architectes de projet et des administrateurs saisissent tous du temps sur le même projet Basecamp. Un flux de travail durable nécessite du temps hebdomadaire soumis, des commentaires de revue, des périodes verrouillées, des rapports et un transfert vers la revue de facturation ou le contrôle de la paie.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre les heures de projet hebdomadaires ou les heures travaillées à la revue, selon que l'équipe suit le temps par tâche, les fiches de pointage, ou les deux. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Les administrateurs peuvent verrouiller les périodes terminées ou empêcher les membres standards de modifier leurs saisies après approbation, afin de garder le temps Basecamp clôturé prêt pour la revue de facturation ou le contrôle de la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Enregistrez le temps sur la tâche Basecamp qui représente le livrable plutôt que dans une note générale de projet. Utilisez un chronomètre en direct pour les blocs de production qui démarrent et s'arrêtent proprement, et saisissez le temps manuel après les réunions ou le travail de terrain. La saisie doit inclure la date, la durée, la personne et une note qui nomme l'action réalisée.
Créez des enregistrements séparés pour les travaux qu'une personne chargée de la revue voudrait chiffrer, questionner ou comparer séparément : révisions de dessins, coordination avec les consultants, revue de permis, modifications client et administration interne. Un regroupement vague cache la source des heures. Une tâche séparée avec un titre clair, une personne responsable, une date d'échéance et une note donne à l'enregistrement de temps assez de contexte pour la revue de facturation.
Créez ou mettez d'abord à jour une tâche Basecamp pour le travail, puis rattachez le temps à cette tâche. Les discussions de messages, les éléments de planning et les commentaires de fichiers expliquent souvent pourquoi le travail a eu lieu, mais la tâche donne à la personne chargée de la revue un élément de travail stable avec un titre, une attribution, un statut et une place dans la liste du projet.
Définissez les règles de facturation au niveau du projet avant que les personnes commencent à saisir du temps. Le travail client qui doit figurer sur une facture nécessite une configuration de projet facturable ; les réunions internes, la formation et le nettoyage administratif nécessitent un traitement non facturable. Dans un projet facturable, marquez les tâches qui doivent rester hors des totaux facturables avant la revue des rapports.
Un enregistrement faible présente une durée totale sans tâche, livrable ou note spécifique. Les saisies doivent fournir assez de contexte pour qu'un associé principal ou un comptable relie les heures au travail client facturé. Les totaux quotidiens nécessitent aussi une répartition raisonnable entre les tâches lorsqu'une personne passe du dessin à la coordination puis à la revue le même jour.
Everhour Timesheets permet aux équipes d'architecture de soumettre les heures de projet hebdomadaires ou les heures travaillées à la revue, selon que l'équipe suit le temps par tâche, les fiches de pointage, ou les deux. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standards.
Everhour Reporting peut inclure les champs projet Basecamp, tâche, liste, ID de tâche et statut de tâche. Les rapports peuvent regrouper et filtrer le temps suivi selon ces champs, puis exporter les résultats au format CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la revue client, les contrôles de coûts ou l'archive interne.
Faites passer le temps d'architecture de notes dispersées à des feuilles de temps hebdomadaires soumises. Everhour prend en charge la revue d'approbation et les contrôles de verrouillage administrateur, donnant aux cabinets un transfert plus propre vers la facturation et la paie.
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