Le travail dans Basecamp reste plus facile à contrôler quand Everhour garde les heures suivies reliées aux tâches, aux projets et aux règles de facturation qui les sous-tendent.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
L'objectif pratique est un relevé de temps qui résiste à la facturation, au contrôle de la paie et aux vérifications des politiques internes sans approximation. Chaque entrée doit rester reliée à la tâche Basecamp qui a produit le travail, avec le projet, la date, la durée et une note utile visibles pour le contrôle. Un total quotidien vague donne un nombre à la personne chargée du contrôle. Une entrée au niveau de la tâche lui donne du contexte.
Pour les projets Basecamp, la configuration la plus solide garde l'élément de travail et l'entrée de temps ensemble. Un designer qui met à jour une maquette client, un développeur qui corrige un problème signalé ou un responsable de compte qui prépare un livrable doit enregistrer le temps sur la tâche concernée. Ce lien rend le contrôle ultérieur plus propre, car le travail terminé, le contexte d'attribution et la durée suivie pointent vers le même endroit.
Un chronomètre convient au travail qui commence et se termine autour d'une seule tâche Basecamp. La personne lance le suivi depuis la tâche, l'arrête lorsque le travail se termine et laisse une note si l'entrée a besoin de contexte pour le contrôle. Cette méthode réduit les oublis, car l'entrée suit le travail pendant qu'il se déroule, en particulier pour les tâches de production ciblée, de revue, de mise en œuvre et de demande client.
L'entrée manuelle convient au nettoyage, aux notes de terrain, aux réunions ou au travail saisi après coup. L'entrée a tout de même besoin des mêmes détails essentiels : projet, tâche, date, durée et note. Une entrée manuelle indiquant « travail client » crée des frictions lors du contrôle. Une meilleure entrée indique « préparation de l'ordre du jour de lancement du T3 à partir de la tâche approuvée », car la personne chargée du contrôle peut relier les heures à un élément Basecamp précis.
Les problèmes de conformité commencent souvent lorsque les équipes utilisent les notes pour expliquer les règles de facturation. Une note peut expliquer le travail effectué, mais elle ne doit pas être le seul endroit qui indique si le temps est facturable. Dans Everhour, la configuration de facturation relève de la configuration du projet, et des tâches spécifiques dans un projet facturable peuvent être marquées comme non facturables lorsque leurs heures doivent rester hors des totaux facturables.
Cette séparation compte pendant le contrôle. Une personne peut rédiger une note claire, tandis que l'administrateur conserve la règle de facturation dans un endroit contrôlé. Par exemple, la mise en œuvre client peut se trouver dans un projet Basecamp facturable, tandis qu'une tâche de formation interne est marquée comme non facturable. Les rapports peuvent ensuite séparer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût sans dépendre de la lecture de chaque note par quelqu'un.
Une entrée de temps ponctuelle suffit lorsqu'une personne doit documenter une petite partie du travail dans Basecamp. Elle devient fragile lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les règles de facturation diffèrent selon les projets ou que les managers ont besoin d'un relevé avant les factures ou le contrôle de la paie. À ce stade, les équipes ont besoin d'étapes d'approbation, de périodes verrouillées, de rapports et d'un transfert cohérent du temps suivi vers la facturation.
Everhour transforme le temps des tâches Basecamp en processus encadré en gardant les entrées attachées aux projets, listes et tâches synchronisés, puis en alimentant les Timesheets approuvées, les rapports, les budgets et les factures. Les administrateurs peuvent verrouiller les périodes terminées, contrôler le temps soumis et utiliser des processus de facturation qui calculent les montants facturables à partir du temps suivi, des taux et des dépenses facturables, tout en excluant le travail non facturable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez le travail rouvert comme une nouvelle entrée datée sur la même tâche au lieu de modifier l'entrée initiale pour couvrir les deux séries de travail. La note doit identifier la revue, la correction ou le suivi ultérieur. Cela garde intact le relevé de la première finalisation tout en donnant à la personne chargée du contrôle une trace séparée pour le temps supplémentaire.
Utilisez les chronomètres pour le travail ciblé sur une seule tâche Basecamp et l'entrée manuelle pour le travail enregistré après achèvement. Les deux méthodes nécessitent les mêmes détails de contrôle : tâche, projet, date, durée et note. La méthode compte moins que le fait que l'entrée relie clairement les heures au travail effectué.
L'erreur courante consiste à enregistrer du temps globalement sur un projet sans le relier à la tâche qui a provoqué le travail. Ce relevé peut afficher des heures, mais il n'explique pas le livrable, la demande ou le point de revue. Le suivi au niveau de la tâche crée une trace plus propre pour le contrôle de la facturation et les vérifications internes.
Définissez le statut facturable dans la configuration du projet et marquez des tâches spécifiques comme non facturables lorsque nécessaire. Ne vous appuyez pas uniquement sur les notes pour porter les décisions de facturation. Les notes doivent expliquer le travail, tandis que la configuration de facturation détermine si le temps contribue aux totaux facturables et aux montants de facture.
Suivez le temps sur la tâche Basecamp qui représente le travail qui en résulte. Une discussion par message, une réunion ou un élément de planning peut créer une tâche, mais le relevé de temps durable doit être attaché à un projet, une liste et une tâche afin que les rapports puissent regrouper les heures de manière cohérente.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps et les dépenses facturables suivis en factures, calcule les montants de facture à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Pour le travail dans Basecamp, cela signifie que le temps contrôlé au niveau des tâches peut passer dans un processus de facturation sans reconstruire manuellement les mêmes heures.
Everhour Timesheets permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis avant que la paie, la facturation ou les rapports ne l'utilisent. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standards après validation.
Suivez le temps Basecamp approuvé, gardez les règles de facturation sous contrôle et générez des factures client à partir des heures et dépenses contrôlées avec Everhour Billing & Invoicing.
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