Everhour ajoute des chronomètres aux tâches Basecamp afin que le temps suivi reste lié au travail que votre équipe a terminé.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Une tâche Basecamp a pris du temps, et vous avez besoin que les heures soient rattachées à cette unité de travail exacte. Un relevé utilisable lie l'entrée au projet, à la liste et à la tâche Basecamp, au lieu de laisser le temps comme une note isolée en fin de semaine. Ce lien permet à un manager d'examiner le travail par état de la tâche, personne, date et durée.
La tâche doit déjà contenir le contexte du travail : titre, notes, personne assignée, sous-tâches et date d'échéance ou plage de dates. Le relevé de temps ajoute le détail opérationnel : date, durée, personne et une courte note lorsque l'entrée nécessite une explication. Les bonnes notes expliquent le travail effectué ou la raison d'une correction manuelle. Elles ne remplacent pas le titre de la tâche, car la tâche est l'ancrage des totaux par élément.
Une entrée complète part de la tâche, puis enregistre le projet, la liste, la date, la personne, la durée et la note. La durée doit représenter le temps effectivement passé sur cette tâche. Séparez les entrées lorsqu'une personne travaille sur deux tâches différentes, même dans la même liste. Conserver une entrée par élément de travail protège les totaux par tâche et évite qu'un grand bloc de temps soit attribué à la mauvaise tâche client.
Le traitement facturable relève de la configuration d'Everhour, pas d'une note informelle. Les administrateurs définissent la facturation d'un projet Basecamp comme horaire, forfaitaire ou non facturable, puis marquent une tâche spécifique comme non facturable ou attribuent un tarif personnalisé pour une tâche lorsque l'accord client l'exige. Cela garde le temps facturable et le temps non facturable disponibles pour les rapports sans demander à chaque membre de l'équipe de décider du traitement commercial de chaque entrée.
Les totaux par tâche répondent à une question différente des totaux de projet. Un total de projet vous indique combien de temps l'ensemble du travail a consommé ; un total de tâche montre le coût d'un livrable, d'un correctif, d'une revue ou d'une demande. Utilisez le total de la tâche lorsque vous estimez un travail récurrent, expliquez un poste client ou repérez les tâches qui dépassent constamment leur estimation alors que le projet semble encore sain.
Le travail dans Basecamp peut partir d'une publication Message Board, d'un élément de planning, d'une Card Table ou d'une conversation. Pour les heures par tâche, convertissez l'action en tâche traçable et enregistrez le temps à cet endroit. Les entrées doivent rattacher la tâche, le projet, la date, la durée et la note à l'élément de travail réel. Enregistrer toute une réunion ou discussion au niveau du projet masque l'élément qui a consommé le temps.
Un journal ponctuel suffit pour une correction unique, une petite question client ou une vérification rapide sur une tâche. Un processus encadré convient lorsque plusieurs personnes suivent le temps sur le même projet Basecamp, avec des tarifs différents, un travail client mêlant tâches facturables et non facturables, ou des heures qui doivent soutenir la facturation, le contrôle de la paie et le contrôle budgétaire après la clôture de la semaine.
Everhour transforme ces entrées en relevé durable en collectant les heures des tâches Basecamp dans des rapports, en soumettant les Timesheets à approbation et en verrouillant les périodes soumises ou approuvées. Les admins peuvent examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts et le statut des factures avant une exportation de rapport ou un contrôle de la paie, tandis que les alertes budgétaires signalent le travail qui atteint un seuil de projet de 50 %, 80 % ou personnalisé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez l'entrée depuis la tâche plutôt que depuis un résumé de projet ou une note de fin de semaine. Le relevé doit contenir la tâche, le projet, la date, la personne, la durée et une courte note lorsque le contexte compte. Un rapport regroupé par tâche affiche alors le total de cet élément sans mélanger du travail de liste ou de projet sans rapport dans le chiffre.
Les entrées contrôlables ont assez de contexte pour qu'un manager ou un client comprenne le travail sans rouvrir chaque conversation. Incluez la tâche Basecamp, le projet, la liste, l'intervenant, la date, la durée et la note. Utilisez la note pour les décisions, les reprises, les blocages ou les ajustements manuels. Évitez d'utiliser la note comme seule description, car les totaux par tâche ont besoin que l'entrée soit liée à la tâche réelle.
Utilisez un chronomètre pour le travail actif avec un point de départ et d'arrêt clair, comme coder un correctif, réviser un texte ou examiner une demande client. Utilisez une entrée manuelle après les appels, le travail hors site ou les corrections lorsque la durée est déjà connue. Indiquez clairement les corrections dans la note afin que les personnes chargées du contrôle puissent distinguer le travail basé sur le chronomètre du nettoyage ultérieur de la feuille de temps.
Définissez le traitement facturable avant que les entrées deviennent une donnée de facturation. Dans ce flux de travail, le projet Basecamp porte le statut de facturation, et des tâches spécifiques peuvent être exclues des totaux facturables ou tarifées avec un tarif personnalisé pour une tâche. Un commentaire indiquant non facturable n'est pas une règle de facturation. Il laisse l'équipe de contrôle nettoyer les rapports plus tard.
L'erreur courante consiste à enregistrer un bloc combiné au niveau du projet une fois le travail terminé. Ce bloc conserve le total hebdomadaire, mais il supprime le lien avec la tâche à l'origine de ce temps. Répartissez le travail entre des tâches distinctes le même jour, même pour la même personne, lorsque les totaux doivent expliquer le coût, l'écart d'estimation ou la facturation client.
Everhour Expenses suit les dépenses de projet en parallèle des heures facturables, afin que les coûts restent disponibles pour l'examen de la rentabilité et des remboursements. Les membres de l'équipe peuvent joindre des images de reçus ou des PDF aux dépenses, ce qui donne à la comptabilité un relevé à examiner sans séparer le coût du contexte du projet.
Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans Basecamp via l'extension de navigateur, afin que les membres de l'équipe puissent démarrer un chronomètre ou saisir du temps depuis la tâche sur laquelle ils travaillent. Le temps suivi alimente les rapports Everhour avec les champs projet, liste, tâche, ID de tâche et état de tâche Basecamp.
Utilisez Everhour Expenses pour enregistrer les coûts de projet avec les reçus, puis examiner les dépenses remboursables, les coûts prêts à être facturés et la rentabilité en parallèle du travail suivi dans Everhour.
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