Everhour suit les heures des tâches Basecamp au moyen de chronomètres ou de saisies manuelles, afin que les relevés de travail au Royaume-Uni restent prêts pour contrôle.
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Vous avez besoin d'un relevé d'heures de travail qui suit le travail sur les tâches Basecamp dans un projet au Royaume-Uni, un compte client ou un contrôle d'équipe interne. Le résultat pratique est un ensemble d'entrées liées à la tâche qui a produit le travail, avec le projet, la personne, la date, la durée et une note suffisamment clairs pour qu'un manager, un comptable ou un contrôleur côté client puisse les suivre.
Le projet Basecamp reste l'endroit où se trouvent les tâches, les personnes assignées, les échéances, les notes et la structure des listes. Le relevé de travail doit suivre cette structure au lieu de se trouver dans une feuille de calcul séparée avec des libellés vagues comme « admin » ou « travail client ». Une entrée utile vous indique quelle tâche a consommé du temps et si les heures qui en résultent relèvent de la facturation, du contrôle des coûts, de la préparation de la paie ou du reporting de charge de travail.
Une entrée propre d'heures de travail Basecamp commence par une unité de travail : la tâche. L'entrée doit inclure le projet Basecamp, la liste ou section, le nom de la tâche, la personne, la date, la durée et une courte note lorsque le titre seul n'explique pas le travail. Une note comme « rédaction de la liste de contrôle d'intégration révisée après examen par les parties prenantes » apporte plus de valeur au contrôle que « mises à jour », car elle explique l'activité derrière le temps.
La saisie manuelle convient au travail terminé, aux notes de déplacement ou au temps ajouté après coup à la suite d'une réunion. Un chronomètre en direct convient au travail concentré sur une seule tâche, car il conserve le schéma de démarrage et d'arrêt et réduit la reconstitution en fin de journée. Les règles d'équipe doivent établir une méthode standard pour chaque situation, puis exiger les corrections avant le contrôle hebdomadaire afin que les entrées restent rattachées à la bonne tâche Basecamp.
Un rapport d'heures de travail destiné au Royaume-Uni nécessite deux vues : le temps pris en compte pour la facturation client et le temps qui explique l'effort interne. Le caractère facturable doit venir de la configuration du projet, avec des tâches spécifiques marquées comme non facturables lorsqu'un projet facturable inclut de la coordination interne, des reprises ou de l'administration. Cette structure évite à la personne qui saisit le temps de décider du traitement de facturation à chaque entrée et donne aux managers un seul endroit pour contrôler la règle.
Un contrôleur doit pouvoir regrouper le travail par projet Basecamp, tâche, liste, état de la tâche, personne et date. Ces dimensions répondent à différentes questions : le responsable vérifie l'effort total du projet, le comptable sépare le travail facturable du temps interne, et le chef d'équipe voit quelles tâches ont absorbé la semaine. Un rapport qui ne liste que des noms et des heures oblige chaque contrôle à repartir de la mémoire.
Un journal de temps ponctuel fonctionne pour un petit projet Basecamp lorsqu'une personne a besoin d'une liste datée d'heures et de notes. Un processus encadré devient plus adapté lorsque plusieurs personnes suivent le travail sur plusieurs projets, que les managers approuvent le temps avant la facturation ou le contrôle de la paie, et que les périodes terminées doivent rester verrouillées après soumission.
Everhour ajoute cette couche encadrée dans Basecamp grâce à l'extension de navigateur : les chronomètres ou les saisies manuelles capturent les heures de tâche et de projet, puis alimentent les feuilles de temps, les rapports, les budgets, les factures et le contrôle de la paie. Les administrateurs peuvent utiliser les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de chronomètre afin que le temps des tâches Basecamp devienne un relevé durable plutôt qu'un ensemble de notes dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée d'heures de travail doit pointer vers la tâche spécifique qui a donné lieu au travail, puis porter le projet, la liste, la personne, la date, la durée et la note nécessaires au contrôle. Les totaux par projet seulement masquent la source des heures et rendent les questions des clients plus difficiles à traiter, car le contrôleur doit reconstituer le travail de mémoire.
Les libellés utiles destinés au Royaume-Uni séparent le travail client facturable du travail interne, des reprises, de l'administration et de la gestion de projet. Le libellé doit correspondre à la décision que le contrôleur doit prendre : facturer le client, absorber le coût en interne, ajuster une estimation ou relancer la personne qui a saisi le temps.
Les chronomètres conviennent au travail concentré sur des tâches, car ils capturent la durée au moment où le travail se produit. Les saisies manuelles conviennent aux réunions, aux notes de déplacement, au travail interrompu ou aux corrections après coup. Une règle cohérente compte plus que la méthode : chaque entrée doit toujours comporter la bonne tâche, la bonne personne, la bonne date, la bonne durée et une note exploitable pour le contrôle.
Les tâches constituent le point d'ancrage le plus propre pour les heures de travail, car elles portent l'élément de travail, la personne assignée, l'échéance, les notes et l'état d'achèvement. Les forums, les Card Tables et les éléments de planning peuvent déclencher du travail, mais le relevé de temps contrôlé doit renvoyer à la tâche ou à l'élément de travail du projet qui explique le travail.
Les rapports faibles commencent généralement par des totaux de projet vagues, des notes manquantes, un mélange de travail facturable et interne, ou des modifications faites après contrôle. La correction pratique est un processus de clôture hebdomadaire : corrigez d'abord la tâche, la durée, la personne et le traitement de facturation, puis considérez la période contrôlée comme clôturée.
Everhour intègre des contrôles de temps dans Basecamp grâce à l'extension de navigateur, ce qui permet aux utilisateurs de démarrer un chronomètre ou d'ajouter du temps manuel aux tâches et aux projets. Ces entrées alimentent les feuilles de temps, rapports, budgets, factures et le contrôle de la paie d'Everhour sans reconstruire le relevé à partir d'une feuille de calcul séparée.
Everhour permet aux administrateurs de définir les projets Basecamp comme facturables au taux horaire, au forfait ou comme non facturables, avec une gestion du temps non facturable au niveau des tâches et des taux personnalisés disponibles pour les travaux en régie. Les rapports peuvent ensuite séparer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Suivez les heures approuvées des tâches Basecamp avec des chronomètres, des saisies manuelles, des rappels, des approbations et des périodes verrouillées. Everhour transfère ce relevé vers les feuilles de temps, les rapports, les factures, les budgets et le contrôle de la paie.
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