Everhour ajoute des chronomètres intégrés, des taux et des rapports budgétaires aux to-dos Basecamp lorsque les notes d'heures ad hoc ne suffisent plus.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Votre objectif pratique est de saisir le temps sur les to-dos Basecamp sans transformer chaque mise à jour, note ou commentaire de statut en source de feuille de temps distincte. Une entrée utile reste liée au to-do, au projet, à la liste, à la date, à la durée et à la note qui expliquent le travail. Cette structure permet à un manager d'examiner la semaine par tâche au lieu de rechercher des commentaires dispersés.
Une solution de contournement devient nécessaire lorsque l'équipe utilise les projets Basecamp pour les affectations, mais a besoin d'un enregistrement durable des heures pour la facturation, les budgets ou le contrôle de la paie. La voie la plus nette garde Basecamp comme lieu d'organisation du travail et utilise une couche de temps connectée pour rattacher les chronomètres et les saisies manuelles aux to-dos que les personnes ouvrent déjà.
Un chronomètre convient au travail actif sur un to-do précis. La personne le lance depuis le to-do, l'arrête lorsque le travail change et laisse un enregistrement lié à cet élément. Cela fonctionne bien pour les tâches de support, le travail de mise en œuvre, les revues de conception et le travail de développement lorsque la tâche est claire avant le début du travail.
La saisie manuelle convient au nettoyage, au temps de réunion et au travail enregistré après coup. L'entrée bénéficie toujours des mêmes détails de revue : to-do le cas échéant, projet Basecamp, date, durée et une courte note lorsque la raison n'est pas évidente d'après le titre de la tâche. Le temps manuel sans contexte de tâche produit des rapports plus faibles, car la personne chargée de la revue perd le lien entre l'affectation et les heures.
Une solution de contournement faible stocke les heures dans des commentaires, des fils de messages ou des notes de fin de semaine. Ces enregistrements obligent quelqu'un à reconstruire les totaux à la main, et ils cessent d'être fiables lorsqu'un to-do est renommé ou que le travail passe d'une liste à une autre. Une meilleure configuration garde l'entrée rattachée au to-do et permet aux rapports de regrouper le temps par projet Basecamp, to-do, liste, ID de tâche et statut de tâche.
Le caractère facturable doit aussi être configuré clairement. Dans Everhour, le statut de facturation est configuré au niveau du projet, avec un taux horaire, un forfait fixe ou un statut non facturable disponible pour les projets Basecamp. Dans les projets facturables, des tâches précises peuvent être marquées comme non facturables ou tarifées avec des taux personnalisés, de sorte que la vue de facture ne repose pas sur le souvenir qu'a chaque personne du traitement de facturation au moment d'enregistrer le temps.
Une solution de contournement en format libre suffit pour un court projet interne lorsqu'une seule personne a besoin d'un total approximatif des heures. Elle cesse de suffire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que des managers examinent les semaines soumises, que des clients reçoivent des factures ou que les budgets doivent déclencher des alertes avant les dépassements. À ce stade, l'enregistrement a besoin d'approbation, de périodes verrouillées, de rapports et d'un transfert vers la facturation ou la paie.
Everhour donne à ce processus une couche encadrée au-dessus des projets Basecamp. Les équipes peuvent suivre le temps depuis Basecamp via l'extension de navigateur, examiner le temps au moyen d'approbations, verrouiller les périodes terminées et produire des rapports d'heures par projet, tâche, membre, temps facturable, temps non facturable, coût et montant facturable. Des e-mails de budget peuvent aussi être déclenchés à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Séparez l'entrée lorsque la personne change de tâche, change de projet ou passe d'un travail client facturable à un travail interne. Regrouper du travail sans lien dans un seul bloc fait gagner une minute pendant l'enregistrement et crée du nettoyage plus tard. La personne chargée de la revue a besoin que le temps soit séparé au point où le travail serait facturé, approuvé ou analysé différemment.
Les chronomètres conviennent au travail concentré qui part d'un to-do connu. Les saisies manuelles conviennent au temps ajouté une fois le travail terminé, comme les réunions, le nettoyage ou le travail saisi en dehors du navigateur. Une équipe peut utiliser les deux, mais les entrées liées au to-do pertinent produisent des rapports plus propres que des heures déposées dans des commentaires ou des notes hebdomadaires vagues.
La configuration de la facturation doit se trouver dans la couche de facturation, pas dans des notes de temps dispersées. Everhour définit le statut de facturation au niveau du projet, puis permet de marquer comme non facturables des tâches précises à l'intérieur d'un projet facturable. Pour les projets avec taux par membre, un taux de membre peut aussi être défini à 0 lorsque le temps de cet employé sur le projet doit rester hors des totaux facturables.
Le plus gros problème de nettoyage vient de l'enregistrement d'heures à des endroits qui ne sont pas liés au to-do Basecamp, comme des commentaires, des messages ou une ligne de feuille de calcul séparée avec un nom de tâche vague. Cela impose un rapprochement manuel plus tard. Une personne chargée de la revue doit alors relier la personne, la date, la durée et l'élément de travail avant que la facturation, le contrôle de la paie ou les rapports budgétaires puissent avancer.
Oui, un processus de revue doit séparer la personne qui a enregistré le temps, la date à laquelle le travail a été effectué, la durée et le contexte du projet ou du to-do. Cette structure permet aux managers de comparer les totaux individuels et les totaux par tâche avant d'approuver la semaine. Un processus encadré ajoute des approbations, des périodes verrouillées et des colonnes de rapport pour la revue de la facturation et des coûts.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables appliqués au client, avec des valeurs par défaut par personne et des ajustements par projet. Pour les projets Basecamp, le travail facturable peut être tarifé par projet, par membre ou par taux de tâche personnalisé, et les changements de taux datés préservent les anciens calculs lorsque les taux changent en cours de route.
Everhour enregistre le temps Basecamp via des contrôles intégrés de l'extension de navigateur et garde les entrées disponibles pour les feuilles de temps, les approbations et les rapports. Les admins peuvent verrouiller les périodes terminées, approuver le temps soumis et exporter des rapports ou des feuilles de temps d'équipe lorsque la paie, la facturation ou la revue client a besoin d'un enregistrement stable.
Suivez les heures approuvées depuis les to-dos Basecamp, appliquez des taux de coût et des taux facturables dans Everhour, et gardez l'enregistrement prêt pour les factures, les budgets et le contrôle de la paie.
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