Le travail client exige des heures contrôlées liées aux tâches ; Everhour convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures.
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Utilisez ce flux de travail lorsque plusieurs personnes travaillent sur plusieurs projets Basecamp et qu'une personne a besoin d'un enregistrement hebdomadaire contrôlé pour chaque client. La feuille de temps utile relie les heures au projet, à la liste de tâches, à la tâche, à la personne, à la date et aux notes qui expliquent le travail. Le résultat final est une semaine qu'un manager peut approuver, qu'un comptable peut facturer et qu'un dirigeant peut comparer au périmètre client.
Les projets clients nécessitent plus que le total des heures par personne. Un designer, un développeur et un chef de projet peuvent tous intervenir sur la même tâche au cours d'une semaine ; l'enregistrement doit donc montrer la responsabilité, le statut de la tâche et pourquoi le temps relevait du client. Basecamp contient les titres, notes, personnes responsables, sous-tâches, échéances, plages de dates, planifications récurrentes et statuts d'achèvement ; gardez donc chaque saisie de temps ancrée dans ce contexte de travail.
Une grille hebdomadaire contrôlable sépare les heures projet des heures travaillées et garde chaque saisie liée à un projet client précis. Le manager doit voir la personne, la date, le projet, la liste, la tâche, les heures, la note de saisie et le statut actuel de la tâche sans chercher des captures d'écran. Les notes courtes fonctionnent le mieux lorsqu'elles nomment le livrable, le blocage, la réunion ou le transfert à l'origine du temps saisi.
Utilisez des lignes cohérentes pour le travail répété. Une bonne saisie inclut le projet client, la liste de tâches, le titre de la tâche, la personne, la date, les heures travaillées et une note liée au résultat de la tâche. Une saisie faible indique seulement du travail client et un total. La première version prend en charge les questions client, la revue de facturation et l'approbation hebdomadaire, car le réviseur peut relier le temps à un travail visible.
Les feuilles de temps de projets clients deviennent difficiles à utiliser lorsque les décisions de facturation interviennent après la clôture de la semaine. Décidez si le projet utilise un taux horaire, un forfait fixe ou un statut non facturable avant que les personnes ne soumettent leur temps. Pour le travail en régie, indiquez si une tâche est facturable, non facturable ou tarifée avec un taux personnalisé par tâche. Le réviseur contrôle alors les exceptions pendant l'approbation au lieu de reconstruire plus tard les conditions commerciales.
Traitez le nettoyage interne comme une exception visible. Les ajustements cachés rendent les questions client difficiles à traiter. Si une tâche doit rester dans l'historique client mais ne doit pas affecter la facture, gardez le temps rattaché à la tâche et marquez le statut de facturabilité selon l'accord client. Un enregistrement propre montre le travail effectué tout en excluant le travail non facturable des totaux facturables.
Une feuille ponctuelle fonctionne pour une petite revue client lorsqu'une seule personne saisit le temps, que la semaine comporte peu de tâches et que la facture n'a pas besoin d'exceptions de taux. Elle cesse de fonctionner dès que plusieurs contributeurs soumettent des heures, qu'un manager a besoin d'approbations ou que la paie et la facturation utilisent la même semaine. Les modifications tardives après validation nécessitent aussi un chemin de correction visible.
Everhour prend en charge cet enregistrement opérationnel pour le travail Basecamp : les utilisateurs suivent le temps depuis l'extension de navigateur dans Basecamp, les managers approuvent ou rejettent les feuilles de temps hebdomadaires, le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard et les administrateurs peuvent corriger les saisies. Séparément, Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, exclut les tâches non facturables et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Regroupez les heures par projet client, liste de tâches, tâche, personne et date. Cette structure donne au réviseur un chemin clair depuis les totaux hebdomadaires jusqu'à l'élément de travail derrière chaque ligne. Les totaux par personne uniquement masquent les tâches partagées, tandis que les totaux par tâche uniquement rendent le contrôle de la paie plus difficile, car le réviseur a encore besoin du temps soumis par chaque contributeur.
Chaque ligne doit conserver le titre de la tâche, la liste ou section, la personne responsable, la date, les heures travaillées et une courte note expliquant le travail. Les échéances, sous-tâches et statuts d'achèvement comptent lorsque le réviseur vérifie si le temps correspond au périmètre client actuel. Les notes doivent clarifier le travail effectué, pas répéter le titre de la tâche.
Les projets à forfait fixe ont tout de même besoin de feuilles de temps détaillées, car l'équipe doit comparer le périmètre prévu, le travail réellement effectué et la charge de dotation en personnel. Le montant de la facture peut ne pas provenir des heures, mais l'enregistrement hebdomadaire prend tout de même en charge la revue de marge, les questions client et les estimations futures. Utilisez la même rigueur au niveau des tâches même lorsque le modèle commercial est à forfait fixe.
Enregistrez les exceptions de facturation avant approbation, pendant que le réviseur dispose encore du contexte. Une tâche peut être traitée comme non facturable, tarifée avec un taux personnalisé par tâche ou conservée sous la méthode de facturation du projet selon l'accord client. L'erreur consiste à approuver d'abord des saisies de temps vagues, puis à décider plus tard quelles saisies appartiennent à la facture.
La plus grande erreur consiste à clôturer une semaine avec des heures séparées de la tâche client. Un total par personne oblige le réviseur de la facture à reconstruire le travail à partir de messages, de souvenirs ou de mises à jour de statut. Gardez la saisie liée au projet, à la liste, à la tâche, à la personne et à la date afin que les lignes de facture puissent être vérifiées sans rouvrir toute la semaine.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client en utilisant les données de taux, de temps et de dépenses facturables tout en excluant les tâches non facturables. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture visibles dans Everhour.
Everhour Timesheets permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps hebdomadaire soumis avant que la paie, la facturation ou le reporting ne l'utilisent. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard, tandis que les administrateurs peuvent corriger les saisies lorsque l'enregistrement nécessite un nettoyage.
Suivez les heures client sur les tâches Basecamp, approuvez la semaine et laissez Everhour convertir le temps facturable et les dépenses en factures, avec le travail non facturable exclu et les exports comptables prêts.
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