Everhour apporte les soumissions hebdomadaires, les approbations des responsables et les périodes de feuilles de temps verrouillées au travail Basecamp avant le début du contrôle de la paie.
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Le contrôle de la paie nécessite un relevé hebdomadaire par personne lorsque les projets Basecamp pilotent le travail. Le résultat utile montre le travailleur, la date, les heures, les notes si nécessaire et le contexte Basecamp derrière le travail, en particulier le projet, la liste, le to-do, l'ID de tâche et le statut de la tâche. Cette structure permet à un réviseur de relier le relevé de temps à l'affectation sans reconstituer la semaine à partir de messages ou de souvenirs.
La soumission et l'approbation remplissent des fonctions différentes. Le temps soumis signifie que le travailleur a transmis ses heures de la semaine pour revue. Le temps approuvé signifie que le responsable a accepté les entrées pour le contrôle de la paie ou de la facturation. Le temps rejeté ou partiellement approuvé renvoie les corrections avant la transmission. Le temps verrouillé protège une période de revue terminée, de sorte que les membres ordinaires ne peuvent pas modifier les heures approuvées après le début du travail de paie.
Commencez par la structure Basecamp que l'équipe utilise déjà. Une entrée de paie propre relie les heures à un projet, une liste et un to-do précis, pas seulement à un nom de client général. Les to-dos Basecamp peuvent porter le titre, les notes, la personne responsable, les sous-tâches, la date d'échéance ou la plage de dates, le calendrier récurrent et le statut d'achèvement. Le relevé de temps doit utiliser ce contexte d'affectation au lieu d'obliger les réviseurs de la paie à interpréter des notes libres.
Les membres de l'équipe ont besoin d'une seule règle pour le travail qui commence hors d'un to-do, comme un message, un élément de planning ou une discussion rapide. Créez ou choisissez le to-do qui représente le livrable, puis enregistrez le temps dessus avec une courte note si le contexte compte. La ligne de rapport utile montre qui a travaillé, quelle tâche Basecamp correspond au travail, la date, les heures et si la tâche était ouverte ou terminée.
Le contrôle de la paie fonctionne mieux selon un cycle hebdomadaire fixe. Chaque personne soumet ses heures de projet, ses heures de travail ou les deux, selon la politique de suivi de l'équipe. Le réviseur vérifie les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituels, les entrées manuelles tardives et les heures placées sur la mauvaise affectation. Une semaine soumise reste en revue jusqu'à ce qu'un responsable approuve, rejette ou approuve partiellement les entrées.
Les modifications tardives nécessitent un processus plus strict qu'un simple nettoyage informel. Le temps soumis doit rester verrouillé sauf si l'employé le retire ou si le responsable le rejette pour correction. Le temps approuvé doit rester verrouillé pour les membres ordinaires, les corrections d'administrateur étant réservées au nettoyage de la paie ou de la facturation. La traçabilité des corrections compte, car une heure modifiée après approbation change le relevé opérationnel que les RH, la comptabilité ou une revue client ont déjà utilisé.
Une exportation d'une semaine suffit lorsque vous avez besoin d'un fichier justificatif ciblé, comme les heures d'une personne sur un projet Basecamp pour une période de paie. Cela fonctionne lorsque le réviseur a déjà vérifié les entrées, que personne n'a besoin d'un cycle d'approbation et que la paie n'a besoin que d'un fichier temporaire. Enregistrez l'exportation filtrée avec le relevé de la période de paie afin que la source et la date de revue restent claires.
Un processus piloté convient lorsque le contrôle de la paie ou de la facturation se répète chaque semaine pour plusieurs personnes. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, achemine les soumissions vers les responsables et protège le temps soumis ou approuvé contre les modifications par les membres ordinaires. Les administrateurs peuvent corriger les entrées si nécessaire, et les exportations de rapports ou de feuilles de temps d'équipe transmettent le relevé revu à la comptabilité, aux RH ou au travail de facturation client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le temps par tâche lorsque le justificatif de paie doit montrer quelles affectations Basecamp ont consommé la semaine. Utilisez les heures de travail lorsque la question principale est la présence ou le temps total au travail. Certaines équipes examinent les deux : le temps par tâche explique la répartition par projet, et les heures de travail aident à comparer la semaine soumise avec l'emploi du temps attendu de la personne.
Enregistrez le temps sur l'affectation qui représente le livrable faisant l'objet d'un paiement ou d'une revue. Une réunion, un fil de messages ou un changement de planning doit renvoyer au to-do lié lorsque ce to-do porte le travail. L'erreur consiste à laisser les heures attachées uniquement à une note qu'un autre réviseur ne peut pas relier au dossier du projet.
L'approbateur doit être la personne responsable de l'acceptation du relevé de travail avant que la paie ou la facturation ne l'utilise. Pour le travail de projet, il s'agit souvent du chef de projet ou du responsable d'équipe. Pour les relevés fortement centrés sur la présence, les RH ou les opérations peuvent examiner les totaux après que le responsable a confirmé le contexte du projet.
Les périodes verrouillées empêchent les membres ordinaires de modifier le temps revu après que le fichier de paie commence à circuler dans les RH ou la comptabilité. Sans verrouillage, une modification tardive peut changer les heures brutes, la répartition par projet ou un fichier justificatif de facturation client après que le réviseur a déjà approuvé la semaine.
Répartissez le temps entre les deux affectations lorsque les heures se rapportent à des livrables différents. Une seule entrée mélangée masque quel travail a consommé le temps et crée du nettoyage pendant la revue. Utilisez une courte note uniquement pour expliquer la répartition, pas pour remplacer le relevé au niveau de l'affectation.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, afin que les responsables puissent examiner le temps Basecamp avant que la paie ou la facturation ne l'utilise. Les employés soumettent le temps pour approbation, et les responsables peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou maintenir les périodes approuvées verrouillées pour les membres ordinaires.
Everhour ajoute des contrôles de suivi dans Basecamp via l'extension de navigateur, afin que les membres de l'équipe puissent démarrer un chronomètre ou ajouter du temps depuis le to-do sur lequel ils travaillent. L'intégration synchronise les projets, listes, to-dos, ID de tâche et statuts Basecamp dans les rapports Everhour pour revue.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures de projet Basecamp hebdomadaires et les heures de travail, les faire passer par l'approbation, verrouiller les périodes revues et exporter les relevés d'équipe pour une transmission plus propre à la paie.
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