Les tâches Basecamp contiennent le contexte du travail ; Everhour ajoute les feuilles de temps d'équipe, les approbations, les verrouillages et le reporting autour des heures.
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Vous avez besoin d'un seul enregistrement de temps contrôlé pour le travail Basecamp lorsque vous gérez les heures d'autres personnes. Les membres de l'équipe enregistrent les heures sur les tâches Basecamp sur lesquelles ils ont travaillé, afin que chaque saisie conserve le projet, la liste, le nom de la tâche, l'ID de tâche et le statut de la tâche disponibles pour le reporting. Cette structure compte lorsque plusieurs personnes interviennent sur le même projet pendant la même semaine.
Un enregistrement utile montre qui a travaillé, sur quelle tâche Basecamp le temps a été enregistré, la date, le total des heures et toute note nécessaire au contrôle. Pour le suivi d'équipe, l'objectif n'est pas seulement de collecter des saisies. L'objectif est une vue hebdomadaire qu'un manager peut vérifier avant la paie, la facturation, le contrôle des coûts de projet ou le reporting client.
Une feuille de temps d'équipe fonctionne mieux comme une boucle de contrôle hebdomadaire. Chaque personne soumet les heures de projet, les heures travaillées, ou les deux, selon la politique de l'équipe. Le manager contrôle les totaux quotidiens, le temps manquant, les modifications tardives et les saisies qui ne correspondent pas au contexte attendu de la tâche Basecamp. Le temps approuvé devient ensuite l'enregistrement opérationnel de cette semaine.
Le moment de soumission compte. Une échéance le vendredi donne aux managers le temps de rejeter ou d'approuver partiellement les saisies avant que les données de paie ou de facturation ne passent aux étapes suivantes. Les membres standards ne doivent pas continuer à modifier les périodes approuvées, car les modifications tardives cassent les totaux que la comptabilité, les RH ou les responsables de projet ont déjà utilisés. Les périodes verrouillées gardent le temps contrôlé stable tout en permettant encore une correction par un administrateur lorsque l'enregistrement doit être nettoyé.
Des données de temps d'équipe fiables utilisent des règles de saisie cohérentes. Une tâche Basecamp doit être suffisamment précise pour qu'un réviseur puisse comprendre le travail sans rechercher dans un fil de messages. Une note doit expliquer les exceptions, comme un travail réparti entre plusieurs tâches, une correction manuelle ou des heures saisies après que le travail a été effectué.
L'erreur fréquente consiste à laisser chaque personne inventer son propre niveau de détail de suivi. Un employé enregistre tout le travail sur le projet, un autre l'enregistre sur une liste large, et un troisième utilise des tâches précises. Les rapports regroupent alors les heures de manière inégale. Définissez la même règle pour tout le monde : choisir la tâche Basecamp la plus proche, ajouter une note pour le contexte de contrôle et soumettre la semaine complète dans les délais.
Un processus de saisie du temps ponctuel suffit lorsqu'une petite équipe n'a besoin que d'un simple total hebdomadaire. Il cesse de suffire lorsque la paie, la facturation, les budgets ou les décisions de dotation en personnel dépendent des mêmes heures. À ce stade, le processus de travail a besoin de soumission, d'approbation, de rejet, d'approbation partielle, de règles de verrouillage, de droits de correction et d'exports.
Everhour transforme les saisies liées à Basecamp en feuilles de temps contrôlées. Les managers peuvent approuver le temps soumis, rejeter les saisies qui doivent être corrigées, approuver partiellement une semaine et verrouiller le temps approuvé pour les membres standards. Les administrateurs peuvent corriger les saisies de temps d'équipe si nécessaire, et les rapports, les feuilles de temps d'équipe et les journaux complets de l'équipe peuvent être exportés pour l'étape de contrôle suivante.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les tâches Basecamp comme cible de suivi lorsque le travail a un responsable clairement identifié et un résultat pouvant être examiné. Gardez les titres de tâches suffisamment précis pour expliquer le travail plus tard, et utilisez les notes pour le périmètre ou les exceptions. Les tâches fourre-tout trop larges créent des rapports faibles, car un manager ne peut pas savoir quelle tâche, quelle liste ou quel statut a produit les heures.
Utilisez les heures de projet lorsque le contrôle de la paie ou de la facturation a besoin d'un temps lié au travail Basecamp. Utilisez les heures travaillées lorsque l'équipe a aussi besoin d'une vue de la semaine sous l'angle de la présence. Les équipes qui ont besoin à la fois du calcul des coûts de projet et du contrôle de la paie doivent collecter les deux, puis comparer les totaux soumis avant approbation.
Vérifiez les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituels, les saisies sans notes utiles, les saisies manuelles ajoutées tardivement et les heures enregistrées sur la mauvaise tâche Basecamp. Le réviseur doit aussi comparer le temps soumis avec le contexte de projet attendu. L'approbation doit signifier que la semaine est prête pour la paie, la facturation ou le reporting, pas seulement que chaque ligne contient un nombre.
Les corrections tardives doivent passer par un processus administrateur ou manager, puis apparaître comme une modification claire dans l'enregistrement du temps. Les membres standards ne doivent pas continuer à modifier les périodes approuvées, car les totaux de paie et de facturation dépendent d'enregistrements stables. Une correction est plus propre que la réouverture de toute la semaine sans contrôle.
Everhour intègre les contrôles de suivi Basecamp via son extension de navigateur. L'intégration Basecamp documentée ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp ; les équipes qui veulent des chronomètres et des saisies de temps dans la page doivent donc utiliser des flux de travail via un navigateur pris en charge pour le travail de projet Basecamp qu'elles suivent.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures travaillées par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre leurs heures à l'examen du manager. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement les saisies, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standards avant que la paie, la facturation ou le reporting n'utilise l'enregistrement.
Everhour synchronise les champs de projet, liste, tâche, ID de tâche et statut de tâche Basecamp dans les rapports. Cela permet aux managers de regrouper le temps d'équipe selon la même structure de travail Basecamp que les personnes ont utilisée lors du suivi, puis d'exporter les rapports ou les feuilles de temps d'équipe pour contrôle hors d'Everhour.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures liées à Basecamp, approuver ou rejeter les semaines soumises, verrouiller les périodes contrôlées et exporter un temps d'équipe propre pour la paie, la facturation et le reporting.
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