Everhour intègre le suivi du temps dans Basecamp et transmet les heures soumises à la revue.
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Le travail consiste à transformer le travail dispersé dans les projets Basecamp en un relevé hebdomadaire unique pour chaque personne. Vous avez besoin des dates, des heures réellement travaillées, du projet Basecamp, de la liste ou de la tâche, et de notes suffisantes pour comprendre le travail sans rouvrir chaque discussion. Une feuille de temps utile donne au réviseur une décision claire : approuver, rejeter ou demander une correction avant que la paie, la facturation ou le reporting interne n'utilise les heures.
Pour une équipe, la feuille de temps est aussi un point de contrôle. Chacun peut suivre son temps pendant la semaine, mais le manager examine les totaux par rapport aux affectations, aux échéances, aux congés et au périmètre client avant de clôturer la période. Le relevé doit montrer qui a travaillé, où le temps a été imputé, quelles entrées ont été modifiées tardivement et quelles heures approuvées sont prêtes pour la transmission suivante.
Basecamp organise le travail autour des projets, des listes de tâches, des tâches, des affectations, des sous-tâches, des échéances, des messages, des fichiers et des plannings. Pour la revue du temps, utilisez la tâche comme unité principale de suivi lorsque le travail correspond à un livrable défini. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent inclure le projet, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche dans les rapports, afin que les réviseurs puissent comparer les heures avec la structure de travail que l'équipe utilise déjà.
Une entrée hebdomadaire propre contient une personne, une date, les heures réellement travaillées, le projet Basecamp, la tâche ou la liste, et un court commentaire pour les exceptions. Utilisez les commentaires pour le travail parti d'un message, d'un fichier ou d'un élément de planning, puis rattachez le temps à la tâche la plus proche qui représente le livrable. Séparez le travail facturable et non facturable avant l'approbation, car cette décision modifie les factures, les rapports de coûts et les totaux client.
La revue hebdomadaire ne fonctionne que si la période est clôturée. Définissez une date limite de soumission, examinez les totaux quotidiens et vérifiez les entrées qui semblent anormalement élevées, manquantes ou hors schéma. Les Timesheets d'Everhour permettent aux membres de l'équipe de soumettre des heures projet hebdomadaires ou des heures de travail, et aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Le rejet doit nommer l'entrée exacte à corriger, par exemple une mauvaise tâche, une mauvaise date ou un mauvais statut de facturabilité.
Les périodes verrouillées protègent le relevé après la revue. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard dans Everhour. Les corrections d'administrateur nécessitent tout de même un chemin contrôlé, car les équipes de paie et de facturation doivent savoir quels totaux ont changé après la revue. L'historique d'activité, les rappels, le codage couleur et la visibilité des changements ultérieurs donnent aux managers des signaux concrets avant qu'une modification tardive n'atteigne la paie ou la facturation.
Une feuille de temps ponctuelle convient à un projet court avec quelques contributeurs, sans cycle d'approbation récurrent ni changement de tarif. Les lignes exportées peuvent répondre à une question ciblée, comme le total des heures par personne pour une semaine. Le risque augmente lorsque les mêmes heures alimentent la facturation client, le coût de la main-d'œuvre, le contrôle des heures supplémentaires ou la préparation de la paie, car les modifications tardives et les règles mixtes de facturabilité changent les totaux en aval.
Un processus encadré convient aux équipes qui ont besoin que les tâches Basecamp, les heures soumises, les tarifs, les approbations, les verrouillages, les corrections, les rapports et les exports restent connectés. Everhour ajoute des contrôles de suivi basés sur navigateur dans Basecamp, puis achemine le temps approuvé vers les rapports, les budgets, les factures et les exports de feuilles de temps d'équipe. Utilisez cette structure lorsque le relevé hebdomadaire doit survivre à la revue, aux corrections et à la transmission comptable ou à la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Revoyez le temps après la clôture de la semaine, avant que les totaux n'atteignent la paie, la facturation ou le reporting projet. Le manager doit comparer les heures quotidiennes de chaque personne avec les tâches Basecamp affectées, les échéances, les commentaires, les congés et le périmètre client. Les entrées avec des notes manquantes, de mauvaises dates, des heures en double ou des livrables peu clairs doivent être renvoyées à la personne concernée pour correction avant approbation.
Les heures projet expliquent où le travail a eu lieu. Les heures de travail expliquent la présence, la capacité ou le contrôle de la paie. Les équipes qui facturent des clients ont généralement besoin d'heures projet liées aux tâches, aux listes et aux projets Basecamp. Les équipes qui examinent aussi la présence ont besoin des heures de travail dans le même cycle hebdomadaire, afin que le temps payé, les congés et le temps projet réel restent visibles avant la clôture des totaux.
Les modifications tardives de la date, de la personne, de la tâche Basecamp, des heures travaillées, du statut de facturabilité ou des notes affaiblissent le relevé, car chaque champ modifie le résultat de la revue. Les modifications les plus dommageables surviennent après l'approbation, lorsque la facturation ou la paie a déjà utilisé le total. Une période clôturée nécessite un chemin de correction visible, pas des changements informels dans une feuille de calcul séparée.
Suivez au niveau de la tâche lorsqu'un livrable défini existe, car le réviseur peut relier les heures au travail affecté. Utilisez un résumé par liste ou par projet uniquement pour le travail qui couvre plusieurs tâches, comme la coordination de projet. Les entrées générales au niveau du projet deviennent difficiles à auditer lorsque plusieurs personnes ont travaillé sur différentes parties du même projet.
Les congés appartiennent au même tableau de revue lorsque les managers comparent la capacité planifiée avec les heures réellement travaillées. Gardez-les séparés des heures de tâches projet, puis examinez les deux totaux avant approbation. Cette séparation empêche les vacances, les congés maladie ou les jours fériés de gonfler le travail client tout en donnant à la paie ou aux responsables de la dotation en personnel la vision hebdomadaire complète de chaque personne.
Everhour garde les taux de coût internes séparés des tarifs facturables appliqués au client, puis applique des valeurs par défaut par personne ou des exceptions par projet au travail Basecamp suivi. L'historique daté des tarifs préserve les anciens calculs après un changement de tarif, et le travail facturable peut être tarifé par projet, par membre ou par tarif personnalisé par tâche lorsque le contrat client l'exige.
Everhour prend en charge les Timesheets soumises, l'approbation par le manager, le rejet, l'approbation partielle et les périodes verrouillées pour le temps revu. Les heures soumises restent verrouillées sauf si elles sont retirées ou rejetées, et les heures approuvées restent verrouillées pour les membres standard, tandis que les administrateurs peuvent corriger les entrées des membres de l'équipe lorsque le contrôle de la paie ou de la facturation exige un changement contrôlé.
Suivez le travail Basecamp avec des tarifs qui correspondent au contrat, puis approuvez, verrouillez, rapportez et exportez le temps revu. Everhour garde les tarifs datés de coût et les tarifs facturables connectés à chaque relevé hebdomadaire.
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