Les équipes opérationnelles ont besoin d'heures liées aux tâches, aux taux et aux validations ; Everhour maintient ce flux de travail dans les projets Basecamp.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Le travail opérationnel commence généralement par une tâche Basecamp, avec un titre, des notes, un responsable, une date d'échéance, des sous-tâches et une place dans une liste. Le résultat utile relie le relevé de temps à cette tâche précise et empêche les totaux au niveau du projet d'absorber le contexte opérationnel. Gardez la saisie proche de la demande afin que la revue ultérieure montre quel travail a consommé les heures.
Everhour place des contrôles de chronomètre et de saisie manuelle dans Basecamp via son extension de navigateur, afin que la personne qui effectue le travail puisse enregistrer le temps depuis l'espace de travail basé sur navigateur. Les champs de rapport Basecamp dans Everhour incluent le projet, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche. Cette structure donne aux responsables des opérations des totaux par tâche sans demander aux personnes de reconstruire le contexte à la fin de la semaine.
Utilisez un chronomètre pour un travail ciblé avec un début et une fin clairs, comme la mise à jour d'une liste de contrôle d'intégration, le nettoyage de données importées ou la réalisation d'un suivi fournisseur. Le chronomètre en cours capture la durée réelle pendant que la personne reste sur la tâche. Arrêtez-le lorsque la tâche s'arrête. Le travail interrompu doit faire l'objet d'une nouvelle saisie ou d'une durée corrigée, afin que le relevé corresponde au temps effectivement passé sur cet élément opérationnel.
Utilisez la saisie manuelle après des réunions, du travail par lots, des blocs de déplacement ou des interruptions de support lorsqu'un chronomètre fragmenterait la journée en bruit inutile. La saisie doit toujours comporter la bonne tâche Basecamp, le projet, la date, la durée et un commentaire lorsqu'un contexte supplémentaire est nécessaire. Les équipes opérationnelles devraient réserver les commentaires vagues comme `admin` ou `suivi` aux rappels personnels ; les relevés prêts pour revue nomment le processus, le client, l'expédition, le fournisseur ou la demande interne qui a généré le travail.
Le travail opérationnel mélange souvent service destiné aux clients, coordination interne, reprises et remise en ordre de gestion dans le même projet Basecamp. Un flux de travail utilisable définit le traitement de facturation normal au niveau du projet, puis gère les exceptions au niveau de la tâche lorsque certains travaux doivent rester non facturables. Cela évite que les rapports reposent sur des notes libres pour décider si le temps doit figurer dans une facture client, un contrôle des coûts internes ou un rapport de marge.
Les taux exigent la même rigueur. Le coût interne de main-d'œuvre et les taux facturables appliqués aux clients répondent à des questions différentes, les rapports opérationnels doivent donc les garder séparés. Les valeurs par défaut par personne conviennent aux coûts standard de dotation en personnel, et les dérogations par projet conviennent aux contrats clients, aux initiatives internes ou à la tarification propre à un projet. Les changements de taux datés empêchent les rapports antérieurs d'être recalculés selon le nouveau taux, ce qui compte lorsqu'une équipe opérationnelle compare le travail actuel avec des périodes plus anciennes.
Un journal de temps ponctuel suffit pour un court nettoyage interne, un projet opérationnel solo ou une estimation rapide lorsque personne n'a besoin d'historique de validation. Il atteint ses limites dès que plusieurs personnes enregistrent du temps sur le même travail Basecamp, que les règles de facturation diffèrent selon le projet ou que les responsables doivent comparer le temps suivi avec les budgets, les coûts et le statut de facturation. À ce stade, le relevé de temps a besoin d'un parcours de revue encadré.
Everhour transforme le temps des tâches Basecamp en relevé opérationnel durable en faisant passer les saisies par les validations, les périodes verrouillées, les rapports et la revue de facturation ou de paie. Les responsables peuvent examiner le temps soumis, rejeter ou approuver partiellement les saisies qui doivent être corrigées, et protéger les périodes approuvées contre les modifications ultérieures. Le transfert devient plus clair, car les heures, le contexte du projet et la configuration des taux circulent ensemble dans les flux de rapports et de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Rattachez la saisie à la tâche la plus précise qui a produit le travail. Un total au niveau du projet masque si le temps a été consacré à la configuration, à la coordination, aux reprises, à la gestion des fournisseurs ou au service client. Conservez ensemble le projet Basecamp, la liste, la tâche, la date, la durée et un court commentaire afin qu'un responsable puisse examiner les totaux par demande opérationnelle.
Les saisies manuelles conviennent au travail terminé qui a déjà eu lieu : réunions, déplacements, mises à jour par lots, interruptions de support et nettoyage de fin de journée. La personne doit saisir la date et la durée réelles, puis ajouter un commentaire suffisamment précis pour la revue. Les saisies basées sur chronomètre et les saisies manuelles devraient suivre la même norme de nommage afin que les rapports hebdomadaires restent comparables.
Utilisez la tâche que l'élément de planning ou le message soutient. Une réunion à propos d'un déploiement avec un fournisseur appartient à la tâche de déploiement, et le suivi d'un message appartient à l'action qu'il a créée. Si aucune tâche n'existe, créez-en une avant d'enregistrer le travail afin que le temps conserve le contexte du projet, de la liste et de la tâche.
Les rapports défendables exigent un contexte de tâche cohérent et des détails de saisie propres. Le relevé minimal est le projet, la liste, la tâche, la personne, la date, la durée et un commentaire utile lorsque le titre a besoin de contexte. Le traitement de facturation devrait provenir de la configuration du projet et de la tâche, afin que les réviseurs n'aient pas à lire chaque commentaire pour séparer le travail facturable du coût des opérations internes.
La plupart des erreurs commencent avant l'enregistrement du temps. Les équipes laissent un projet sous le mauvais traitement de facturation, utilisent un seul taux pour tous les rôles ou laissent les exceptions de tâche dans les commentaires. Définissez d'abord le statut de facturation du projet, les taux des membres ou du projet, et les exceptions au niveau des tâches ; ensuite, la feuille de temps porte un contexte financier utilisable sans nettoyage manuel.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables appliqués aux clients, avec des valeurs par défaut par personne et des ajustements par projet. Les responsables des opérations peuvent tarifer le travail Basecamp par projet, membre ou tâche, et les changements de taux datés préservent les calculs des rapports plus anciens lorsqu'un contrat, un rôle ou un coût de dotation en personnel change en cours de route.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre les heures hebdomadaires de projet ou les heures de travail, puis aux responsables d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement les saisies. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires, ce qui protège le relevé avant que les rapports, factures ou contrôles de paie ne l'utilisent.
Connectez le travail Basecamp à Everhour, définissez les taux de coût et les taux facturables, et examinez les heures approuvées par projet, membre ou tâche avant que les rapports, factures et contrôles de paie n'utilisent les données de temps d'Everhour tenant compte des coûts.
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