Les RH doivent examiner les heures par personne, projet et tâche ; Everhour garde le travail Basecamp lié à des relevés de temps approuvables.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les RH n'ont pas besoin d'une autre note d'activité isolée. Vous avez besoin d'un relevé de temps qui relie les heures de chaque personne à l'élément de travail Basecamp qui les a générées. Un relevé utile répond rapidement à quatre questions : qui a effectué le travail, quel projet et quelle tâche l'ont produit, quand le temps a été passé, et si les heures doivent faire l'objet d'un contrôle de la paie, des coûts ou de la facturation client.
Pour les RH, le relevé Basecamp le plus propre commence généralement au niveau de la tâche. La tâche contient déjà le contexte du projet, l'attribution, les notes, les sous-tâches, l'échéance ou la plage de dates, et le statut d'achèvement que les réviseurs utilisent pour comprendre le travail. Si l'heure provient d'un message, d'un élément de planning ou d'une discussion de tableau de cartes, rattachez-la à la tâche qui représente l'action réelle.
Une entrée utile contient la personne, la date, la durée, le projet Basecamp, la tâche et une note concise. La note doit expliquer l'action RH en termes concrets, comme une correction de paie, un examen de liste de contrôle d'intégration, un suivi des avantages sociaux ou une mise à jour de politique. Ce niveau de détail donne à un manager assez de contexte pour approuver le temps sans reconstituer la journée de l'employé de mémoire.
Utilisez une configuration de facturation structurée pour le caractère facturable. Pour le travail destiné au client, définissez le projet comme facturable selon un tarif horaire de projet, un tarif horaire de membre ou un forfait fixe. Pour les éléments internes au sein d'un projet facturable, marquez la tâche spécifique comme non facturable ou appliquez l'exception de tarif qui correspond à la politique de facturation de l'équipe. Les notes peuvent décrire la décision ; elles ne doivent jamais être le seul signal de facturation.
Le contrôle RH se dégrade lorsque les employés enregistrent de grands blocs comme travail administratif ou support de projet. Chaque bloc oblige un réviseur à demander à quelle tâche le temps enregistré se rapporte et si l'entrée relève du contrôle de la paie, de la facturation client, de l'analyse de dotation en personnel ou d'un rapport de coûts interne. Des entrées plus petites liées à de vraies tâches donnent aux RH un contrôle hebdomadaire plus propre et facilitent la correction des entrées rejetées.
Les chronomètres fonctionnent le mieux pour le travail ciblé effectué maintenant, surtout les tâches courtes que les employés oublient de consigner ensuite. Les entrées manuelles conviennent aux corrections rétroactives approuvées, aux blocs de réunion et au travail capturé après qu'une discussion Basecamp devient une action attribuée. Une politique cohérente compte plus que la méthode de saisie : exigez les mêmes champs, notes et parcours de contrôle pour les entrées au chronomètre et le temps manuel.
Un journal ponctuel suffit pour une correction unique, un court projet interne ou un export rapide qu'un manager examine. Les RH ont besoin d'un flux de travail encadré dès que plusieurs employés suivent du temps sur les mêmes projets Basecamp, car les modifications tardives, les notes manquantes et les statuts facturables mixtes transforment le contrôle hebdomadaire en travail de rapprochement.
Everhour transforme ce flux de travail en relevé durable en ajoutant des chronomètres et des entrées manuelles dans Basecamp via l'extension de navigateur, puis en alimentant Timesheets, les approbations, les périodes verrouillées, les rapports et le contrôle de la facturation. Le temps suivi reste attaché aux projets, listes et tâches Basecamp, tandis que les RH et le service financier examinent les mêmes heures avant que la paie, les factures ou les rapports de coûts ne les utilisent.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Rattachez les heures à la tâche qui représente le travail examiné. L'entrée doit rester liée au projet Basecamp, à la liste, au titre de la tâche, à la date, à la durée, à la personne et à la note. Si le travail commence dans un message, un élément de planning ou une discussion de tableau de cartes, créez ou choisissez la tâche associée avant d'enregistrer le temps afin que les rapports conservent un relevé de tâche stable.
Exigez la personne, la date, la durée, le projet Basecamp, la tâche et une note spécifique. La note doit nommer l'action RH plutôt que répéter le titre de la tâche. Un réviseur doit pouvoir savoir si l'entrée soutient le contrôle de la paie, l'analyse de dotation en personnel, la facturation client ou le contrôle des coûts internes sans demander une seconde explication.
Utilisez les chronomètres pour le travail en cours, surtout les éléments courts qui perdent en précision lorsque les employés les reconstruisent plus tard. Utilisez les entrées manuelles pour les corrections rétroactives approuvées, les réunions et le travail capturé après qu'une discussion devient une action attribuée. Appliquez les mêmes exigences de note et d'approbation aux deux types d'entrées afin que les RH examinent un relevé cohérent.
Définissez le traitement facturable avant le début de la production de rapports. Le travail destiné au client doit suivre la méthode de facturation du projet, comme le tarif de projet, le tarif de membre ou le forfait fixe. Le travail interne dans ce projet nécessite une tâche structurée non facturable ou une exception de tarif. Les notes peuvent expliquer la raison. Le rapport doit utiliser des champs de facturation structurés pour calculer les totaux facturables.
Utilisez la tâche associée comme élément suivi lorsque le travail nécessite un contrôle RH. Traitez les fils de messages comme un contexte de discussion, les éléments de planning comme un contexte temporel, et les éléments de tableau de cartes comme un contexte de statut. Pour un rapport plus propre, rattachez le relevé de temps à la tâche qui porte le contexte de tâche utilisable dans les rapports.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés au client, afin que les heures examinées par les RH puissent soutenir à la fois le contrôle des coûts de main-d'œuvre et la facturation client. Les administrateurs peuvent définir des valeurs par défaut par personne, remplacer les taux par projet, dater les changements de taux et tarifer le travail Basecamp facturable par tarif de projet, tarif de membre ou taux de tâche personnalisé.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires ou les heures travaillées par personne, puis les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis se verrouille sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standards, ce qui donne aux RH un relevé plus propre avant le contrôle de la paie ou de la facturation.
Everhour relie le travail Basecamp aux taux de coût et aux taux facturables, à l'historique des taux daté, et à la tarification par projet ou membre, afin que les heures examinées par les RH portent le contexte de taux dont le service financier a besoin.
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