Everhour relie les to-dos Basecamp au caractère facturable, aux taux, aux budgets et aux rapports de contrat d'honoraires prêts pour la facturation.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Une période de contrat d'honoraires a besoin d'une limite claire avant que quiconque n'enregistre du temps. Définissez le client, le projet Basecamp, la méthode de facturation, les dates couvertes et le budget ou les honoraires qui s'appliquent à cette période. Les to-dos restent dans Basecamp, tandis que les totaux d'heures, le caractère facturable, les taux et la vue du budget ont besoin d'un emplacement cohérent pour le contrôle.
L'objectif pratique est d'obtenir une réponse claire en fin de mois : quel travail Basecamp a consommé le contrat d'honoraires, quel travail est resté non facturable, quelles heures restent non facturées et quels totaux justifient la facture client. Les notes aident, mais le relevé le plus solide est un relevé de temps structuré lié à un projet, une liste, un to-do, une personne, une date et un état précis.
Le caractère facturable doit correspondre à l'accord client, et non à la personne qui effectue le travail. Dans Everhour, les administrateurs définissent le caractère facturable au niveau du projet, en choisissant un taux horaire de projet, un taux horaire par membre ou un forfait fixe. Dans un projet facturable, un to-do précis peut être marqué comme non facturable afin que la coordination interne, les reprises ou l'administration du compte restent visibles sans augmenter le montant facturé au client.
Le travail sous contrat d'honoraires comprend souvent à la fois la livraison et les frais généraux. Gardez les deux dans le rapport lorsque l'équipe a besoin d'examiner la marge, l'utilisation ou le périmètre, mais excluez les to-dos non facturables du montant facturé. Les projets à taux par membre peuvent aussi rendre le temps de projet d'une personne non facturable en définissant le taux de projet de ce membre à 0, ce qui est utile pour l'observation ou les rôles de revue interne.
La configuration des taux doit suivre la condition commerciale signée par le client. Un contrat d'honoraires unique à taux mixte correspond à un taux de projet. Un accord fondé sur le niveau d'ancienneté correspond à des taux par membre. Un contrat d'honoraires en régie avec des types de travail particuliers correspond à des taux personnalisés par tâche, qui permettent aux administrateurs de fixer un prix différent pour certains to-dos lorsque le titre de la tâche porte une règle de facturation distincte.
L'erreur courante avec les contrats d'honoraires consiste à modifier le taux sans conserver la période à laquelle il s'applique. Everhour prend en charge les changements de taux datés, afin que les anciens rapports conservent le calcul d'origine et que le nouveau travail utilise le nouveau taux à partir de la date choisie. C'est important lorsqu'un contrat d'honoraires est renouvelé en milieu d'année, lorsqu'un taux de rôle change ou lorsqu'un client approuve un nouveau taux après une date précise.
Un décompte manuel de contrat d'honoraires suffit lorsqu'une seule personne enregistre quelques heures, que le client n'a besoin que d'un total et que personne ne doit séparer la livraison facturable du travail interne. Dès que plusieurs personnes, taux, passages en perte ou budgets récurrents entrent dans le processus, le relevé a besoin d'une validation, de périodes verrouillées et d'un rapport qui affiche le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Everhour transforme le temps des to-dos Basecamp en processus de facturation encadré. Les équipes suivent le temps depuis les contrôles Basecamp intégrés via l'extension de navigateur, contrôlent le temps soumis, appliquent des taux de projet, de membre ou personnalisés par tâche, et génèrent des factures à partir du temps facturable non facturé et des dépenses non facturées. Le temps facturé est marqué comme facturé, ce qui empêche les mêmes heures validées d'apparaître sur une facture ultérieure.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez le contrat d'honoraires par période de facturation, client, projet, to-do, personne, date et notes. Le rapport doit afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et les totaux non facturés. Un contrat d'honoraires mensuel a aussi besoin d'un point de réinitialisation, afin que l'équipe puisse séparer le travail de la période en cours des heures précédemment validées.
L'administration interne, la gestion client hors du périmètre couvert, les reprises que l'équipe choisit de ne pas facturer et le temps de formation doivent rester non facturables lorsque l'accord client les exclut. Garder ces heures dans les rapports reste important, car elles montrent la pression sur la marge et expliquent pourquoi le contrat d'honoraires est consommé plus vite que prévu.
Le report dépend de l'accord client. Le relevé de suivi doit d'abord garder chaque période de facturation séparée, puis montrer si les heures non utilisées ont été reportées, passées en perte ou laissées non utilisées. Mélanger les périodes dans un seul total rend plus difficile de prouver quelles heures appartenaient au contrat d'honoraires en cours.
Les taux spéciaux doivent être rattachés à l'endroit défini par l'accord. Utilisez un taux de projet pour un taux unique de contrat d'honoraires mixte, des taux par membre pour une tarification fondée sur les rôles et des taux personnalisés par tâche pour des types de travail précis. Appliquer manuellement un taux spécial au moment de la facture crée des problèmes de rapprochement lorsque le client demande un justificatif au niveau de la tâche.
Un relevé défendable relie chaque montant facturé au projet Basecamp, à la liste, au to-do, à l'état de la tâche, à la personne, à la date, aux heures travaillées, au caractère facturable et à la logique de taux. Le justificatif destiné au client doit aussi séparer le temps facturable et le temps non facturable. Cette structure permet au client de vérifier le périmètre sans examiner chaque note interne.
Sur les contrats d'honoraires Basecamp, Everhour reporte les règles de facturation depuis la configuration du projet dans le rapport : les administrateurs choisissent une facturation par projet, par membre ou à forfait fixe, excluent les to-dos sélectionnés, appliquent des taux personnalisés par tâche ou définissent le taux de projet d'un membre à 0. Les rapports peuvent ensuite afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps facturable non facturé et les dépenses non facturées, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture à partir de ces relevés. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez les to-dos Basecamp, séparez les heures facturables des heures non facturables et contrôlez le travail valorisé par taux avant la facturation. Everhour donne aux équipes un parcours plus clair des heures de contrat d'honoraires validées à la facturation.
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