Everhour ajoute des tarifs, des dépenses et des rapports prêts pour la facturation autour des tâches Basecamp pour la facturation client.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce processus lorsqu'un client demande une facturation liée à des tâches Basecamp individuelles au lieu d'un seul total mensuel. L'objectif est un enregistrement propre qui indique le projet, la liste, la tâche, la personne, la date, les heures, la base tarifaire et toute note destinée au client. Cet enregistrement vous permet d'expliquer des frais sans ouvrir une feuille de calcul remplie de noms de tâches copiés.
Basecamp reste l'enregistrement du travail : les projets contiennent l'engagement client, les listes regroupent les travaux liés, et les tâches portent le titre, les notes, la personne responsable, les sous-tâches, l'échéance ou la plage de dates, le calendrier récurrent et le statut d'achèvement. L'enregistrement de facturation doit suivre cette structure. Traitez la tâche comme la plus petite unité de facturation uniquement lorsque l'accord client prend en charge ce niveau de détail.
Commencez par définir la méthode de facturation du projet avant l'enregistrement du temps. Un projet client peut utiliser un tarif horaire de projet, un tarif horaire par membre, un forfait fixe ou un statut non facturable. Pour la facturation par tâche, ce choix au niveau du projet contrôle le traitement par défaut. Un projet facturable peut tout de même contenir du travail exclu, car des tâches spécifiques peuvent être marquées comme non facturables et conservées dans les rapports.
Utilisez les dérogations tarifaires au niveau des tâches pour le travail en régie uniquement lorsque le contrat valorise une tâche différemment du tarif du projet ou de la personne. Les tarifs des membres conviennent au travail tarifé selon la personne qui l'effectue. Les tarifs de projet conviennent au travail tarifé à un même montant horaire partagé. Une tâche premium approuvée séparément, une catégorie de support ou un élément de travail spécialisé doit figurer dans une dérogation de tâche avant le début du contrôle de la facture.
La facturation par tâche échoue lorsque la ligne de facture indique que la tâche était facturable, mais que le travail sous-jacent inclut de la coordination interne, de la découverte hors du périmètre approuvé ou du nettoyage que le client n'a pas accepté de payer. Gardez le temps non facturable visible au lieu de le supprimer. L'enregistrement montre alors l'effort total, les abandons de facturation et la portion exacte reprise dans les frais facturés au client.
Le détail par ligne crée aussi de l'encombrement si chaque minuscule tâche devient une ligne de facture séparée. Regroupez les tâches par projet, personne, date ou autre ventilation approuvée par le client lorsque la facture a besoin d'un résumé lisible. Gardez les justificatifs assez détaillés pour montrer le nom de la tâche, l'ID de tâche, le statut de la tâche, les heures et la piste de notes derrière chaque ligne facturée.
Un comptage ponctuel suffit pour un petit client, un projet court ou une seule facture où vous pouvez examiner chaque tâche manuellement. Il cesse de fonctionner lorsque plusieurs personnes mettent Basecamp à jour, que les tarifs changent par projet ou par membre, que les tâches nécessitent des exclusions non facturables, ou que les dépenses nécessitent des reçus et des catégories visibles par le client. À ce stade, l'enregistrement de facturation a besoin d'approbations et d'un suivi de statut répétable.
Everhour connecte la structure des tâches Basecamp aux heures approuvées, aux rapports facturables et non facturables, aux tarifs, aux dépenses et à la génération de factures. Les équipes peuvent contrôler le temps soumis, empêcher le temps facturé de revenir dans de futures factures, joindre des dépenses facturables et exporter des brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Le processus encadré remplace un comptage construit à la main par une piste de facturation qui résiste aux factures répétées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez une ligne de facture par tâche uniquement lorsque le client veut un détail par élément de travail et que le volume de facturation reste lisible. Pour les projets plus importants, regroupez les frais par projet, personne, date ou autre ventilation convenue, puis gardez des justificatifs détaillés par tâche. La facture doit correspondre au contrat, tandis que les justificatifs expliquent le travail.
Oui. Définissez le projet client selon sa méthode de facturation, puis excluez les tâches spécifiques que le client ne doit pas payer. Garder ces tâches dans l'enregistrement protège l'analyse de la rentabilité du projet, car l'effort interne, les heures passées en perte et le travail facturé au client restent visibles au lieu de disparaître de l'historique.
La configuration du projet contrôle le tarif normal : un tarif de projet partagé, des tarifs par membre ou un forfait fixe. Un tarif de tâche personnalisé doit figurer sur une tâche uniquement lorsque l'accord valorise cet élément de travail différemment. Documentez la règle tarifaire avant le début du travail, car les modifications tardives de tarif créent des litiges de facture et des rapports de marge désordonnés.
Incluez le projet Basecamp, la liste ou section, le titre de la tâche, l'ID de tâche, le statut de la tâche, la personne, la date, les heures et toute note qui explique le travail. Le résumé destiné au client peut être plus court, mais les justificatifs doivent montrer assez de contexte pour qu'un réviseur relie chaque montant facturé à un élément de travail spécifique.
Les dépenses facturables doivent figurer à côté de l'enregistrement du temps comme écritures de coût séparées. Gardez la catégorie, la description, la quantité, le montant, le reçu et le statut facturable liés au même contexte client ou projet que la tâche associée. Les dépenses incluses dans la facture doivent suivre les règles de remboursement du contrat et rester séparées des heures de travail dans les justificatifs.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet avec des images de reçus ou des PDF, des catégories basées sur des unités, un statut facturable et des rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates ou statut facturable. Les dépenses facturables peuvent être transférées sur les factures à côté du temps, afin que les coûts remboursables restent visibles pendant le contrôle de la facturation client Basecamp.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture. Une fois le temps inclus, Everhour le marque comme facturé afin qu'il n'apparaisse pas comme travail non facturé sur une facture ultérieure pour le même projet client.
Suivez le temps approuvé des tâches Basecamp avec les dépenses, les reçus, le statut facturable et les rapports prêts pour la facturation dans Everhour, puis transformez le travail client en frais avec moins de ressaisie et des justificatifs de remboursement plus clairs.
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