Everhour suit le temps facturable et non facturable dans Basecamp, afin que la revue hebdomadaire parte des tâches à faire sur lesquelles votre équipe a travaillé.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Vous devez convertir l'activité de l'équipe dans Basecamp en un relevé hebdomadaire pouvant servir à la facturation client. Un résultat utile donne aux personnes chargées de la revue plus qu'une note vague à côté d'une tâche à faire. Il indique qui a travaillé, la date, les heures, le projet ou la tâche à faire associés, ainsi que la règle de facturation appliquée au projet.
Les managers, comptables, propriétaires d'agence et responsables de projet ont besoin des heures de nombreuses personnes au même endroit. Basecamp reste l'endroit où le travail de projet est organisé au moyen de projets, listes, tâches à faire, personnes assignées, notes, sous-tâches et dates d'échéance. La couche de feuille de temps transforme cette structure de travail en relevés que votre équipe peut contrôler avant la facturation ou la transmission à la paie.
Une entrée hebdomadaire défendable nécessite la personne, la date, les heures travaillées, le projet Basecamp, la tâche à faire et une courte note lorsque le temps nécessite un contexte. Les rapports deviennent plus faciles à auditer lorsqu'ils conservent la liste ou la section Basecamp, l'ID de tâche et le statut de la tâche avec les heures. Ces détails permettent à un réviseur de rattacher une ligne facturée au relevé de travail au lieu de demander à l'employé de reconstruire sa semaine.
Les entrées de l'équipe ont aussi besoin d'une source cohérente. Pour le suivi intégré, utilisez Basecamp dans le navigateur avec l'extension Everhour afin que le chronomètre démarre depuis la tâche à faire sur laquelle la personne travaille. Les entrées manuelles couvrent une saisie légitime après coup, mais les réviseurs ont besoin de commentaires pour les blocs saisis tardivement ou arrondis. Un relevé hebdomadaire clair sépare les heures de projet, les heures de travail et les congés afin que le contrôle de la paie et la facturation client ne s'appuient pas sur des totaux contradictoires.
La revue du temps facturable commence par la règle de facturation du projet. Un projet en régie a besoin du bon taux de projet, du bon taux de membre ou du bon taux personnalisé de tâche avant que les heures soient approuvées. Le travail à forfait et non facturable nécessite toujours des relevés de temps, car les managers utilisent ces heures pour comprendre le coût et la capacité. La feuille de temps doit afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût comme des champs de revue distincts.
L'erreur courante consiste à traiter chaque heure associée à une relation client comme facturable. Définissez d'abord le caractère facturable du projet, puis utilisez des contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches lorsque certains travaux doivent rester en dehors des totaux facturables. Une exception au taux de membre compte également lorsque le travail d'un contributeur sur un projet ne doit pas créer de montant facturable.
Un outil de feuille de temps ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un petit export, d'un court justificatif de facturation ou d'un résumé hebdomadaire rapide à partir d'heures déjà contrôlées. Il ne tient plus lorsque la même équipe soumet du temps chaque semaine, que les managers approuvent différentes parties de la semaine et que des modifications tardives changent les totaux après le début de la revue de facturation ou du contrôle de la paie.
Everhour transforme les heures Basecamp collectées en un relevé opérationnel contrôlé. Les membres de l'équipe soumettent des heures de projet ou des heures de travail hebdomadaires, les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement les entrées, et les périodes approuvées restent verrouillées pour les membres standard. Les corrections effectuées par un administrateur peuvent nettoyer les relevés, tandis que les exports de rapports, de feuilles de temps d'équipe ou de journaux complets de l'équipe transfèrent les données approuvées vers la facturation, le contrôle de la paie ou le travail d'archivage.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez la tâche à faire Basecamp comme référence de travail et enregistrez la personne, la date et les heures travaillées pour chaque entrée. Définissez le caractère facturable au niveau du projet, puis appliquez des contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches ou des taux personnalisés de tâche lorsque l'accord de facturation l'exige. Gardez la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche disponibles pour revue.
Le caractère facturable du projet, le traitement de facturabilité au niveau de la tâche, les taux de projet ou de membre, ainsi que tout taux personnalisé de tâche doivent être définis avant l'approbation. Une revue hebdomadaire doit afficher le temps facturable séparément du temps non facturable, puis montrer le montant facturable et le coût comme des champs distincts. Les décisions sur les taux ou le caractère facturable prises après approbation créent des corrections évitables.
Une tâche à faire peut regrouper plusieurs entrées de temps provenant d'une ou plusieurs personnes. La configuration la plus sûre garde le traitement de facturabilité clair avant l'approbation. Marquez la tâche comme non facturable lorsque tout le temps consacré à cette tâche doit rester hors de la facture, ou utilisez une tâche distincte lorsque le travail nécessite un traitement de facturabilité différent.
L'approbateur doit être la personne responsable du relevé de facturation, généralement un chef de projet, un propriétaire d'agence, un responsable de compte ou un réviseur du service financier. Cette personne vérifie les jours manquants, les totaux journaliers inhabituels, les congés, le traitement de facturabilité et la configuration des taux avant la clôture de la période. L'approbation partielle fonctionne lorsque les entrées correctes sont prêtes et que certaines lignes précises nécessitent une correction.
Les modifications tardives changent les totaux facturables après que le réviseur a déjà approuvé la semaine ou commencé la préparation de la facture. Un processus solide verrouille les périodes approuvées pour les membres standard et fait passer les corrections par un administrateur ou un responsable. Le fil d'activité doit montrer l'entrée corrigée, la personne concernée et la raison du changement.
Everhour permet aux administrateurs de définir le caractère facturable au niveau du projet, de marquer certaines tâches comme non facturables, d'appliquer des taux personnalisés de tâche et de gérer les exceptions au taux de membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche pour le travail Basecamp.
Everhour prend en charge la soumission hebdomadaire et l'approbation par un manager, y compris les décisions d'approbation, de rejet et d'approbation partielle. Le temps soumis se verrouille sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard afin que le contrôle de la paie et les rapports de facturation utilisent le relevé contrôlé.
Suivez le travail Basecamp avec des règles de facturation dès le départ. Everhour sépare les heures facturables et non facturables par projet, tâche et membre, puis transforme le temps approuvé en rapports de facturation prêts pour le client.
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