Everhour enregistre les heures sur les tâches Basecamp, puis fournit aux managers des relevés à examiner avant la paie ou la facturation.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page pour structurer le relevé hebdomadaire dont votre équipe a besoin avant le contrôle de la paie, la facturation client ou les rapports de projet. Le résultat pratique est une vue claire des heures des employés rattachées aux projets et tâches Basecamp, avec assez de contexte pour qu'un manager approuve le temps sans rechercher des captures d'écran ou des fils de messages. Chaque entrée doit identifier la personne qui a effectué le travail, la date de travail, les heures enregistrées et une note qui explique la tâche.
Basecamp contient le projet, la liste de tâches, la tâche, la personne responsable, l'échéance, les notes et les fichiers qui expliquent le travail. Pour le contrôle du temps des employés, le point d'ancrage le plus solide est la tâche, car elle porte le titre du travail, les notes, l'affectation, les sous-tâches et le statut d'achèvement. Le temps relié à ce niveau reste plus facile à filtrer ensuite par projet, personne et tâche, surtout lorsque le contrôle de la paie ou des factures intervient après la clôture de la semaine.
Une entrée d'employé nécessite plus qu'un total. Commencez par le projet Basecamp, la liste ou section concernée, le nom de la tâche, la personne, la date de travail et les heures réellement passées. Ajoutez une courte note lorsque le titre de la tâche n'explique pas l'activité, comme « Rédaction de la checklist d'accueil client » ou « Examen des constats QA ». Utilisez les notes pour le travail effectué plutôt que pour l'humeur, un blocage ou un statut copié depuis un fil.
Une grille hebdomadaire utile applique la même structure à tous les jours de travail planifiés afin que la personne chargée du contrôle voie les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituellement élevés et le travail enregistré sur le mauvais projet. Séparez les heures de projet des heures de travail générales lorsque l'équipe a besoin des deux vues, car la personne qui contrôle la paie s'intéresse au temps rémunéré et celle qui contrôle la facturation client s'intéresse au travail facturable. Cette séparation empêche le temps d'administration interne, la livraison de projet et le contexte des congés de se fondre dans un total vague.
Le cycle de contrôle nécessite un ordre clair. Les employés terminent les entrées de la semaine, soumettent le relevé et arrêtent de le modifier pendant que le manager contrôle les totaux. Les managers comparent les heures de projet avec les tâches Basecamp attribuées, vérifient les notes qui semblent trop maigres et renvoient uniquement les entrées qui nécessitent une correction. Le temps approuvé doit être verrouillé pour les membres standard afin qu'une modification tardive ne change pas le contrôle de la paie ou les totaux de facture après validation.
Les corrections effectuées par un administrateur nécessitent une raison visible, surtout pour les chronomètres oubliés, les entrées en double, les mauvaises dates ou les heures placées sur la mauvaise tâche. Un relevé d'employé pérenne montre le contexte de travail d'origine, le total approuvé et l'historique des corrections au même endroit. Cette trace compte lorsque la comptabilité demande pourquoi une heure facturée a changé, que les RH vérifient les heures de travail hebdomadaires ou qu'un manager doit expliquer une approbation partielle sans rouvrir toute la semaine.
Une feuille de temps ponctuelle suffit pour une petite correction, une semaine d'un employé ou un relevé de secours rapide pour un chef de projet. Elle fonctionne lorsque la même personne enregistre les heures, les contrôle et envoie le résultat à l'étape suivante. Les limites apparaissent avec plusieurs employés, des modifications tardives, un mélange de travail facturable et non facturable, ou un contrôle de la paie qui nécessite la même règle d'approbation chaque semaine.
Everhour convient à la version encadrée de ce processus. Les employés suivent le temps des tâches Basecamp grâce à des contrôles intégrés dans l'extension de navigateur, soumettent des heures de projet ou des heures de travail hebdomadaires, et les managers approuvent, rejettent, approuvent partiellement ou verrouillent les entrées avant leur utilisation dans les rapports, la facturation ou le contrôle de la paie. Les exports fournissent ensuite à la comptabilité ou aux opérations un relevé contrôlé, avec moins de reconstructions de feuilles de calcul en fin de mois à partir de notes dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Organisez-la par semaine, personne, date, projet Basecamp, tâche, heures réellement passées et note. Le projet et la tâche créent le point d'ancrage du travail, tandis que la personne et la date créent le point d'ancrage du contrôle. Ajoutez le statut d'approbation après la soumission afin que le manager voie la différence entre les entrées de temps en brouillon, corrigées et finales.
Le temps prêt à être approuvé comporte des journées dont les entrées sont complètes, des points d'ancrage au niveau de la tâche, des notes claires et des totaux qui correspondent au rythme de travail attendu de l'employé. La personne chargée du contrôle doit voir immédiatement les exceptions : jours manquants, entrées en double, mauvais choix de projet ou total élevé sur une tâche avec peu d'explications. L'approbation doit attendre que ces problèmes soient corrigés.
Une correction tardive doit cibler l'entrée ou la journée concernée. Le manager doit garder visibles le total approuvé, le total modifié, la raison et la personne qui a effectué le changement pour contrôle. Ce processus protège le transfert vers la paie ou la facturation contre les modifications silencieuses après validation.
Les congés appartiennent à la même vue hebdomadaire lorsque le contrôle de la paie utilise le temps de travail brut, la présence ou les totaux de capacité. Gardez-les séparés des heures de réalisation de projet afin qu'une absence rémunérée ne ressemble pas à un travail effectué sur une tâche Basecamp. Le relevé hebdomadaire doit montrer à la fois l'absence et les heures de projet utilisées pour la facturation ou les rapports.
Créez ou choisissez une tâche Basecamp qui représente le travail avant que l'employé enregistre du temps. Un fil de messages, une note de fichier ou une discussion de planning peut expliquer la demande. Le relevé de temps approuvé a toujours besoin d'un point d'ancrage stable de projet et de tâche pour le filtrage, le contrôle et la correction ultérieure.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux employés de soumettre le temps pour approbation. Les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et maintenir le temps soumis ou approuvé verrouillé afin que les contrôles de la paie et de la facturation utilisent un relevé hebdomadaire maîtrisé.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans Basecamp via son extension de navigateur et fait remonter dans les rapports les champs de projet, liste, tâche, ID de tâche et statut de tâche Basecamp. Les managers peuvent contrôler les heures des employés dans la même structure de projet que celle utilisée par l'équipe pour les affectations et les échéances dans les projets connectés.
Transformez le travail Basecamp hebdomadaire en temps soumis, approuvé et verrouillé. Everhour Timesheets donne aux managers un relevé contrôlé, avec les corrections traitées avant la facturation ou le contrôle de la paie.
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