Everhour ajoute des chronomètres via extension navigateur et des saisies manuelles dans Basecamp, afin de garder le temps des to-dos prêt pour une revue basée sur les taux.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce flux de travail lorsque Basecamp contient l'affectation et que vous devez rattacher les heures à l'élément de travail qui les a produites. Un relevé utile part du to-do, puis conserve ensemble le projet, la liste, la date, la durée, la personne et la note. Cette structure permet à un responsable de revoir la saisie sans devoir deviner si le temps correspond à de la recherche, de la mise en œuvre, de l'assurance qualité ou de la communication client.
Une bonne saisie répond à quatre questions pratiques : sur quel to-do le travail a été effectué, à quel projet il appartient, qui a fait le travail et pourquoi la durée est raisonnable. La note doit nommer le livrable ou le point de décision au lieu de répéter le titre du to-do. Par exemple, « Rédaction de la checklist d'intégration et résolution des commentaires de texte » donne plus de contexte à la personne chargée de la revue que « travail sur la checklist ».
Un chronomètre convient au travail en direct, car l'action de démarrage et d'arrêt capture le temps écoulé pendant que le to-do est ouvert dans Basecamp. Everhour place ces contrôles dans Basecamp via son extension navigateur ; l'utilisation du navigateur fait donc partie du flux de travail, et l'intégration ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp. Utilisez les chronomètres pour les sessions de conception, les blocs de codage, les investigations de support et les autres travaux où la personne peut commencer le suivi au moment où le travail démarre.
La saisie manuelle convient au nettoyage après coup : une réunion s'est déroulée sans chronomètre, une visite sur le terrain a eu lieu loin du navigateur, ou une personne doit enregistrer un bloc terminé. La saisie a toujours besoin des mêmes champs essentiels : to-do, projet, date, durée, personne et note. L'arrondi doit suivre la politique de facturation ou de paie de l'équipe, et la note doit expliquer les totaux inhabituels.
Les totaux par to-do ne restent utiles que si chaque saisie arrive sur la tâche qui a déclenché le travail. Les saisies générales au niveau du projet obligent les personnes chargées de la revue à lire les notes et à reconstituer l'histoire plus tard. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent séparer le temps par projet, to-do, liste, ID de tâche et statut de tâche, afin qu'un export final puisse montrer où les heures se sont accumulées sans réécrire manuellement l'historique du projet.
Le caractère facturable doit être défini avant que les personnes commencent à saisir du travail client. Dans Everhour, les administrateurs configurent la facturation des projets Basecamp en taux horaire, forfait fixe ou non facturable ; dans un projet facturable, une tâche peut être marquée comme non facturable ou tarifée avec un taux de tâche personnalisé. Cette configuration évite que 2 heures de revue interne soient facturées avec 2 heures sur un to-do de mise en œuvre.
Utilisez un journal simple pour un travail ponctuel lorsqu'un freelance a besoin d'un relevé personnel, qu'un responsable veut un aperçu rapide du projet, ou qu'une équipe saisit rétrospectivement quelques entrées avant revue. Le journal suffit lorsque personne n'a besoin d'approbations, de périodes verrouillées, d'alertes de budget, de statut de facture ou de colonnes financières limitées par rôle après l'enregistrement des heures.
Un flux de travail piloté convient aux projets Basecamp récurrents avec plusieurs personnes, des taux client et des transmissions vers la paie ou la facturation. Everhour peut faire passer le temps hebdomadaire par l'approbation des Timesheets, verrouiller les saisies soumises ou approuvées, exporter des rapports et relier le temps facturable aux taux par projet, par membre ou aux taux personnalisés par tâche. Cela donne aux heures une piste de revue durable et évite que les écarts de tableur atteignent la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Rattachez la saisie au to-do qui a produit le travail, puis conservez avec elle le contexte du projet et de la liste. Une saisie uniquement au niveau du projet masque la vraie source des heures et affaiblit la revue ultérieure par statut de tâche ou section. Utilisez la note pour le livrable, la décision, le blocage ou le transfert qui explique la durée.
Utilisez un chronomètre pour le travail en direct qui commence depuis un to-do Basecamp, comme la mise en œuvre, la revue, les tests ou l'investigation de support. Utilisez la saisie manuelle pour le travail terminé qui a eu lieu loin du navigateur ou avant le début du suivi. Les saisies manuelles ont besoin des mêmes champs de revue que les saisies au chronomètre : date, personne, durée, contexte de tâche et note claire.
Un relevé défendable inclut le to-do, le projet, la date, la personne, la durée et une note qui nomme le travail terminé. La durée doit correspondre à la politique d'arrondi de l'équipe, et la note doit expliquer les totaux inhabituels, les interruptions ou le travail fractionné. Des libellés courts comme « divers » créent des questions évitables pendant la revue de facture ou de paie.
Définissez le traitement de facturation avant que les saisies ne s'accumulent. Un projet client peut utiliser un taux horaire ou un forfait fixe, tandis que le travail interne peut rester non facturable. Les tâches spécifiques au sein d'un projet facturable nécessitent un traitement séparé lorsque le client ne doit pas être facturé pour celles-ci. Les décisions de taux et de facturation relèvent de la configuration, car un nettoyage tardif modifie les totaux de facture.
Utilisez un to-do comme élément de travail suivi lorsque le travail commence depuis une autre surface Basecamp. La note peut faire référence à la carte, au message ou à la réunion planifiée qui a déclenché le travail, tandis que la saisie reste rattachée au to-do et au projet. Cette approche garde les rapports organisés selon la structure de tâches que les personnes chargées de la revue peuvent inspecter.
Everhour distingue les taux de coût internes des taux facturables présentés au client, puis applique les valeurs par défaut par personne ou les réglages spécifiques par projet lorsque le temps Basecamp devient des données de facturation. Pour le travail en régie, les administrateurs peuvent tarifer un projet par taux de projet, taux de membre ou taux de tâche personnalisé, et les changements de taux datés préservent les anciens calculs.
Les Timesheets d'Everhour permettent aux utilisateurs de soumettre les heures de projet hebdomadaires ou les heures travaillées pour approbation, puis les responsables peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Les saisies soumises et approuvées sont verrouillées pour les membres ordinaires, sauf si le temps est retiré ou rejeté, ce qui empêche les résultats de la revue de facturation et de paie de changer après approbation.
Everhour relie le temps des to-dos Basecamp aux taux de coût, aux taux facturables, aux réglages spécifiques par projet et aux taux de tâche personnalisés, donnant aux heures approuvées un chemin plus propre vers une facturation client exacte.
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