Everhour garde les heures approuvées des projets Basecamp organisées afin que les mises à jour de statut puissent présenter clairement le travail, le coût et le contexte facturable.
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Un résumé du temps Basecamp sert à montrer ce qui s'est passé sur les projets Basecamp pendant une période choisie. La vue utile répond à une question précise : quel projet a consommé le plus de temps, quelles tâches ont absorbé la semaine, quel membre a saisi le travail, quel client a besoin d'une mise à jour, ou quelles dates expliquent un pic.
Le résumé doit rester compact. Utilisez les champs projet, tâche, liste, membre, client, plage de dates, temps facturable, temps non facturable, coût et statut uniquement lorsqu'ils aident le lecteur à décider de l'action suivante. Une mise à jour de statut hebdomadaire nécessite moins de colonnes qu'un contrôle des coûts par un administrateur, et un rapport justificatif destiné au client nécessite un regroupement plus clair qu'une vérification interne de la charge de travail.
Le regroupement par projet montre où l'effort total est allé. Le regroupement par tâche montre le travail réel derrière cet effort. Le regroupement par membre montre la charge de travail et les schémas de transfert. Le regroupement par client soutient la revue du compte client. Le regroupement par plage de dates sépare l'activité actuelle du travail plus ancien qui relève d'une facture précédente, d'une période de forfait ou d'un rapport mensuel.
Gardez le temps facturable et non facturable visibles dans le même contrôle lorsque l'audience a besoin à la fois du contexte de livraison et de marge. Un responsable de projet a besoin d'une vue complète du travail, tandis qu'un client a généralement besoin uniquement d'un justificatif facturable approuvé. Les informations financières sur le temps facturable et les coûts ne sont visibles que par les administrateurs Everhour ; les colonnes de coût n'ont donc leur place que dans les rapports accessibles aux administrateurs.
Les projets Basecamp organisent le travail au moyen d'outils tels que les tâches, les listes, les plannings, les messages, les fichiers et les rapports. Pour les résumés de temps construits à partir de l'intégration Everhour, la structure de reporting est centrée sur les projets Basecamp, les tâches, les listes, l'ID de tâche et le statut de tâche. Cette structure garde le relevé de temps connecté à l'élément de travail que les personnes reconnaissent.
Une erreur fréquente consiste à résumer le temps uniquement par personne. Cette vue explique qui a travaillé, mais elle ne montre pas quelle tâche Basecamp a consommé le temps ni si le travail relève de la livraison, de la révision, du support ou de la coordination interne. Utilisez les totaux par personne pour le contrôle de capacité, puis ajoutez les détails de projet et de tâche avant de facturer ou d'envoyer un rapport de statut.
Un résumé ponctuel fonctionne lorsque vous avez besoin d'un export rapide pour une réunion, une question client ou un fichier de clôture mensuelle. Cela suffit lorsque la plage de dates est étroite, que l'audience est connue et que quelqu'un peut vérifier le caractère facturable avant l'envoi du rapport.
Un processus encadré convient lorsque le travail Basecamp nécessite un contrôle récurrent. Everhour prend en charge les approbations, les périodes verrouillées, la correction du temps par un administrateur, les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les valeurs par défaut des politiques de temps à l'échelle de l'équipe, de sorte que les rapports récurrents peuvent utiliser du temps vérifié plutôt qu'une feuille de calcul reconstruite manuellement. Les exports servent ensuite aux personnes qui ont besoin du fichier, tandis que le relevé de travail reste cohérent.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le plus petit ensemble qui répond à la question de contrôle. Projet, tâche, liste, membre, plage de dates, temps facturable, temps non facturable, coût et statut de tâche couvrent la plupart des résumés internes. Ajoutez le client lorsque le rapport soutient la revue du compte client. Retirez le coût des résumés externes, car les informations financières sur le temps facturable et les coûts ne sont visibles que par les administrateurs Everhour.
Regroupez par projet lorsque l'objectif est le statut de livraison, le contrôle du budget ou la communication client. Regroupez par personne lorsque l'objectif est le contrôle de la charge de travail ou le suivi par un manager. Un rapport hebdomadaire pratique commence souvent par les totaux de projet, puis développe les détails par membre et par tâche uniquement pour les projets qui nécessitent une explication.
Affichez le temps facturable et le temps non facturable dans des colonnes séparées lorsque le rapport soutient la facturation, le contrôle de marge ou l'analyse de livraison client. Les combiner masque le travail qui ne doit pas être facturé et rend le total plus difficile à expliquer. Gardez le total combiné uniquement comme colonne d'appui lorsque l'audience a besoin de l'effort global.
Ne traitez pas chaque section Basecamp comme un élément de travail chronométré. Les champs de rapport Basecamp documentés d'Everhour sont centrés sur les projets, les tâches, les listes, l'ID de tâche et le statut de tâche. Utilisez ces objets de travail synchronisés pour le reporting du temps, puis mentionnez les plannings, les messages ou les fichiers uniquement comme contexte lorsqu'ils expliquent le travail.
Un contrôle hebdomadaire fonctionne pour les équipes de livraison actives, car les managers peuvent repérer les saisies manquantes, les totaux inhabituels et les erreurs de classement en temps non facturable avant la clôture du mois. Un contrôle mensuel convient aux rapports administratifs, liés aux forfaits et destinés aux clients. Verrouillez ou approuvez la période avant d'exporter une version finale pour la facturation ou les dossiers des parties prenantes.
Everhour Team Management ajoute un processus d'approbation, des périodes verrouillées, la correction du temps par un administrateur, des rôles, des affectations de projet, des groupes d'équipe et des valeurs par défaut de politique à l'échelle de l'équipe. Ces contrôles aident les managers à contrôler le temps Basecamp avant que les rapports ne l'utilisent, de sorte que les totaux du résumé reflètent des saisies approuvées plutôt que des relevés non vérifiés ou modifiés tardivement.
Les rapports Everhour peuvent être exportés sous forme de fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne aux clients ou à la direction un résumé partageable tandis que le rapport en direct reste lié aux projets Basecamp, aux tâches, aux listes, aux membres, au caractère facturable et aux plages de dates dans Everhour.
Suivez les heures Basecamp approuvées avec Everhour, appliquez les règles d'équipe avant le contrôle et exportez des résumés pour les clients, les administrateurs ou les responsables de projet avec un contexte de reporting cohérent.
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