Everhour ajoute le suivi du temps facturable aux tâches Basecamp afin que les heures d'agence restent liées au travail client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les agences qui organisent la livraison dans Basecamp ont besoin de relevés de temps au niveau des tâches client, car des totaux hebdomadaires isolés compliquent la revue de facturation. Le travail pratique est simple : saisir les heures sur la bonne tâche Basecamp, conserver le contexte du projet attaché et rendre le relevé utilisable pour revue avant la facturation, la paie ou les rapports de rentabilité.
Une entrée solide indique le projet Basecamp, la tâche, la date, la durée et une courte note lorsque le temps nécessite du contexte. Pour le travail d'agence, la note doit expliquer l'action facturable, comme une révision de design, une revue QA, une modification de contenu ou une modification demandée par le client. Des libellés généraux comme « administratif » ou « travail de projet » entraînent des corrections ultérieures.
Basecamp organise le travail au moyen de projets, de listes de tâches, de tâches, de personnes affectées, d'échéances et du contexte projet associé. Everhour intègre les contrôles de temps via l'extension de navigateur, afin qu'un membre de l'équipe d'agence puisse démarrer un chronomètre ou ajouter du temps manuel tout en travaillant depuis la tâche Basecamp qui porte le travail.
Un bon flux de travail garde une action de livraison liée à une entrée suivie. Un designer peut démarrer un chronomètre sur une tâche de maquette de page d'atterrissage, l'arrêter après revue et laisser la durée attachée à cette tâche. Un stratège qui termine des notes après un appel peut ajouter du temps manuel avec le même contexte de projet et de tâche au lieu de créer une ligne de feuille de temps détachée.
Le suivi en agence échoue lorsque la production facturable, la revue interne et la gestion client se retrouvent dans le même ensemble indifférencié. Everhour gère le caractère facturable via la configuration de facturation du projet, le marquage des tâches comme non facturables, les tarifs personnalisés pour certaines tâches et les exceptions de tarif par membre, afin que la règle se trouve dans la structure de facturation au lieu de devenir une estimation sur chaque entrée.
Définissez la méthode de facturation du projet client avant que l'équipe commence à enregistrer du temps. Marquez les tâches internes comme non facturables lorsqu'elles doivent rester dans les rapports opérationnels sans arriver sur la facture client. Utilisez des tarifs personnalisés pour certaines tâches lorsqu'un projet en régie facture certains travaux différemment du tarif par défaut du projet ou du membre. Cette structure concentre la revue sur les exceptions, pas sur chaque ligne.
Un relevé ponctuel fonctionne pour une petite demande client, un seul prestataire ou un rapprochement rapide avant l'envoi d'une mise à jour de statut. Le flux de travail nécessite un système piloté dès que plusieurs personnes enregistrent du temps sur des tâches Basecamp, que le temps influe sur les factures ou que les managers ont besoin d'une piste d'approbation cohérente avant la revue de facturation et de paie.
Everhour transforme ces entrées en un relevé d'agence durable. Les administrateurs peuvent approuver les feuilles de temps, verrouiller les périodes terminées, examiner le temps facturable et non facturable, et créer des rapports avec des colonnes de montant facturable et de coût. Les projets et tâches Basecamp restent le contexte du travail, tandis qu'Everhour porte la couche de suivi du temps, de facturation, d'approbation et de reporting.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Créez une tâche spécifique lorsque la demande change le périmètre, produit un livrable ou nécessite des justificatifs pour la facturation client. Les très petits suivis peuvent rester sous une tâche existante lorsque la note nomme clairement l'action. Le facteur décisif est la valeur pour la revue : un responsable financier ou de compte doit comprendre pourquoi le temps existe sans lire tout l'historique du projet.
Utilisez un chronomètre pour les sessions de travail ciblées lorsque les heures de début et de fin reflètent la fenêtre de production effective. Utilisez une saisie manuelle pour les appels, le travail hors ligne, les déplacements ou le travail de mise au propre ajouté après achèvement. Les grandes entrées manuelles nécessitent des notes plus solides, car les réviseurs ne peuvent pas déduire le modèle de travail à partir d'un chronomètre en cours.
Le projet, la liste, la tâche, la date, la personne, la durée, le statut de la tâche et une note utile portent le contexte de revue. La tâche est l'ancre, car elle relie les heures à un livrable client nommé ou à une demande client nommée. Les éléments de planning, les messages et les suivis de discussion doivent renvoyer à la tâche qui porte le travail chaque fois que la revue de facturation nécessite une preuve au niveau de la tâche.
Traitez la revue interne comme sa propre catégorie de tâches avant le début du travail. Un projet peut contenir à la fois des tâches de livraison facturables et des tâches internes non facturables, mais la distinction doit être visible au niveau des tâches. Cette approche garde le coaching, les reprises, la gestion de compte ou les contrôles qualité internes disponibles pour l'analyse de rentabilité sans qu'ils deviennent automatiquement des frais présentés au client.
Regrouper plusieurs livrables dans une seule longue entrée demande le plus de mise au propre. Un bloc de 4 heures qui couvre des modifications de design, un e-mail client, une QA interne et une revue de transfert oblige quelqu'un à scinder le relevé plus tard. Séparez les entrées par livrable ou par traitement de facturation lorsque le travail couvre des projets, des tâches, des tarifs ou des statuts de facturation différents.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation d'un projet Basecamp, de marquer des tâches individuelles comme non facturables, d'utiliser des tarifs personnalisés pour certaines tâches et d'appliquer des exceptions de tarif par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que la revue d'agence sépare les frais client de l'effort interne.
Everhour prend en charge les approbations de feuilles de temps et les périodes verrouillées, afin que les managers puissent examiner le temps soumis avant que les flux de facturation ou de paie l'utilisent. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications ordinaires, ce qui donne aux équipes d'agence une piste d'audit plus propre après la clôture de la période.
Suivez le temps Basecamp approuvé avec Everhour, gardez les règles facturables attachées aux projets et aux tâches, et transformez les relevés d'agence en revue de facturation plus propre.
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