Les cabinets comptables ont besoin de relevés de temps prêts pour les clients, et Everhour relie les heures suivies aux budgets, à la facturation et aux rapports.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les cabinets comptables utilisent le suivi du temps pour transformer le travail quotidien en relevés qui soutiennent la facturation, la revue de la paie et la planification interne. Une entrée utile nomme le client, le projet ou la mission, la tâche, la personne, la date, le temps passé et le statut de facturation. Par exemple, une entrée de préparation fiscale doit séparer la communication avec le client de la préparation de la déclaration lorsque le cabinet tarifie ou examine ces activités différemment.
Pour les relevés de paie aux États-Unis, les employeurs couverts doivent conserver des relevés précis pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, y compris les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le FLSA n'impose pas un formulaire ou un système de suivi du temps spécifique. Une feuille de calcul, un minuteur, une application ou une carte de pointage peut convenir si le relevé est complet et précis.
Les cabinets comptables ont besoin d'une séparation nette entre le travail facturable au client et le travail interne. Les entrées facturables sont généralement rattachées à une mission client, comme la tenue de livres, le conseil, le support d'audit, le traitement de la paie ou la préparation fiscale. Les entrées internes couvrent la formation, l'administration, le recrutement, les réunions qui ne peuvent pas être facturées et les opérations du cabinet. Cette séparation rend les factures plus claires et les rapports d'utilisation plus faciles à lire.
Un bon relevé hebdomadaire préserve également la vue de paie. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins une fois et demie le taux de rémunération normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires du FLSA. Le travail le week-end ou les jours fériés ne déclenche pas à lui seul une majoration fédérale.
Les relevés de temps destinés aux clients doivent contenir assez de détails pour expliquer le travail sans exposer de notes internes inutiles. Utilisez des libellés de tâches qui correspondent au périmètre de la mission, appliquez des taux de facturation en USD pour les clients américains et gardez des descriptions factuelles. Une ligne comme « Clôture mensuelle, rapprochement du compte d'exploitation et revue des éléments d'exception » se lit mieux que « travail administratif » et donne au client une raison d'approuver le frais.
Les cabinets comptables ont aussi besoin de rigueur en matière de conservation. Les employeurs doivent conserver les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles indiquant l'heure quotidienne de début et de fin, pendant au moins deux ans. Les relevés de temps contiennent souvent des informations personnelles des employés, les entreprises américaines doivent donc collecter uniquement les informations nécessaires, les garder sécurisées et les supprimer de manière sécurisée conformément aux directives de confidentialité et de sécurité des données de la FTC.
Un total hebdomadaire ponctuel suffit pour un freelance qui rapproche une petite facture client ou pour un associé qui vérifie une seule mission. Il cesse de suffire lorsque le cabinet a besoin de contrôle budgétaire, d'un historique d'approbation, de limites récurrentes par client ou d'un transfert fiable vers la facturation et la paie. À ce stade, les entrées de temps doivent vivre dans un workflow géré.
Everhour Project Budgeting prend en charge ce workflow avec des budgets basés sur les heures et sur l'argent, des périodes budgétaires récurrentes, des alertes par e-mail à seuil et une protection budgétaire qui peut arrêter les minuteurs ou empêcher une saisie supplémentaire après le dépassement d'un budget. Les cabinets comptables peuvent utiliser des budgets au niveau du client sur plusieurs projets, ce qui convient aux contrats d'honoraires et aux relations de conseil continues où la dépense totale du client compte plus que le total d'une seule tâche.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque entrée doit identifier le client, le projet ou la mission, la tâche, la personne, la date, le temps passé et si le travail est facturable. La revue de la paie a également besoin des heures travaillées chaque jour et du total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires. Les notes doivent expliquer le service effectué sans ajouter de données privées ou inutiles sur les employés.
La saisie manuelle du temps fonctionne lorsque le personnel met à jour les relevés quotidiennement et que les managers les examinent avant les factures ou la paie. La reconstitution en fin de semaine crée des relevés plus faibles, car les personnes oublient les courts appels clients, les revues internes et les changements de tâche. Les minuteurs réduisent les trous de mémoire, mais le cabinet a toujours besoin de noms de tâches clairs, de règles de facturation et d'étapes d'approbation.
Le suivi du temps enregistre le temps de travail par rapport aux clients, aux projets, aux tâches et aux périodes de paie. La surveillance des employés désigne généralement l'observation de l'activité des employés au-delà du relevé de temps. Les obligations américaines en matière de confidentialité sont sectorielles et dépendent des États, et les droits à la confidentialité en Californie s'étendent aux entreprises couvertes qui traitent les données des employés et des candidats à l'emploi dans le cadre du CCPA après l'expiration des exemptions relatives aux données d'emploi le 31 décembre 2022.
Pour les employés non exemptés couverts par le FLSA, les relevés de l'employeur doivent indiquer les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal. Les règles des États sur les salaires et les heures supplémentaires peuvent ajouter des exigences.
La plus grande erreur de facturation consiste à mélanger le travail client facturable avec le travail interne du cabinet sous des noms de tâches vagues. Cela crée des factures que les clients remettent en question et des rapports que les associés ne peuvent pas utiliser. Séparez les missions client, l'administration non facturable et les heures de travail pertinentes pour la paie au niveau de l'entrée, puis examinez la semaine avant que les données de facturation ne passent dans une facture.
Everhour Project Budgeting permet aux cabinets comptables de suivre les budgets basés sur les heures ou sur l'argent au fur et à mesure que le temps est saisi. Les équipes peuvent définir des périodes budgétaires récurrentes pour le travail continu, utiliser des alertes par e-mail à seuil et gérer des budgets au niveau du client sur plusieurs projets pour les contrats d'honoraires ou les relations de conseil.
Everhour fonctionne de manière autonome ou dans des outils de projet comme Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Le personnel peut utiliser des minuteurs en direct ou des entrées manuelles sur les tâches, puis le temps suivi alimente les rapports, les timesheets, les budgets, la facturation et les workflows de facture.
Suivez les heures approuvées par rapport aux budgets client, examinez le temps avant les factures et gardez les missions récurrentes sous contrôle avec Everhour Project Budgeting.
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