Les assistants virtuels jonglent avec le travail client entre tâches, outils et modèles de facturation. Everhour garde ce temps organisé pour examen.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un assistant virtuel accompagne généralement les clients à distance sur les e-mails, calendriers, appels, documents, recherches, planification de voyages, mises à jour CRM, aide à la comptabilité ou coordination marketing. Un relevé de temps utile nomme le client, le type de tâche, le projet ou le flux de travail, la date et le mode de facturation. Cette structure vous donne plus qu'un nombre total d'heures. Elle montre où est passé le budget d'assistance du client.
Le travail freelance d'assistant virtuel utilise souvent une facturation horaire pour l'assistance continue ou des jalons à prix fixe pour des livrables définis. Upwork indique que les coûts d'embauche d'assistants virtuels freelances vont généralement de 10 $ à 20 $ par heure, avec des périmètres mensuels courants de 20 à 60 heures pour l'administration de base et de 40 à 80 heures pour l'assistance spécialisée. Ces fourchettes rendent les catégories de temps propres pratiques, surtout lorsqu'un client combine gestion de calendrier, nettoyage CRM et assistance comptable.
Un suivi utile des assistants virtuels commence par des catégories répétables. Utilisez les noms des clients pour la facturation, les noms de projets pour le périmètre et les libellés de tâches pour le travail lui-même : gestion de boîte de réception, planification de calendrier, saisie de données, support client, mises à jour CRM, préparation de factures, suivi des paiements, recherche ou travail de présentation. Ajoutez des notes uniquement lorsqu'elles clarifient le résultat, comme « 42 contacts CRM mis à jour » ou « factures fournisseurs de mai rapprochées ».
Un relevé hebdomadaire simple peut afficher des entrées du lundi au vendredi pour le même client, réparties entre assistance administrative, administration financière et coordination de projet. Si la mission est horaire, ces entrées alimentent la facture. Si la mission utilise des jalons, les mêmes entrées montrent l'avancement par rapport au travail convenu. La meilleure structure garde les mises à jour client brèves, car les détails se trouvent déjà dans le relevé de temps.
L'erreur courante des assistants virtuels consiste à enregistrer un seul bloc comme « travail client, 5 heures ». Cette entrée masque si le temps a été consacré au tri des e-mails, à la réservation de voyages, à la maintenance CRM ou à la comptabilité. Elle crée aussi des frictions lorsqu'un client demande pourquoi un forfait d'assistance continue a utilisé plus d'heures que prévu. Divisez la journée selon les catégories que le client reconnaît.
Les tâches internes de l'entreprise nécessitent un libellé séparé de l'assistance client facturable. La rédaction de propositions, votre propre comptabilité, la formation et la configuration d'outils n'ont pas leur place dans la facture d'un client, sauf si le contrat indique qu'elles sont facturables. Une catégorie non facturable séparée protège la facture et vous donne une vision plus claire du temps consacré au travail rémunéré par rapport à la gestion de l'activité d'assistant virtuel.
Un outil gratuit ponctuel fonctionne pour un seul total hebdomadaire, un court projet ou un assistant virtuel solo qui n'a besoin que d'un chiffre propre pour une facture. C'est suffisant lorsque le client accepte un résumé simple et que le travail comporte peu de catégories de tâches. Conservez le relevé exporté avec la facture, surtout lorsque le client valide les heures avant paiement.
Un workflow géré devient utile lorsque plusieurs assistants accompagnent le même client, lorsqu'une entreprise a besoin d'un examen de la paie ou lorsque le temps alimente la facturation client chaque semaine. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis les managers peuvent approuver, refuser, approuver partiellement ou verrouiller le temps soumis avant la facturation ou l'examen de la paie. Cette étape de validation transforme le travail à distance dispersé en un relevé exploitable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une bonne entrée de temps d'assistant virtuel inclut le client, la date, le type de tâche, le projet ou le flux de travail, le temps passé, le statut de facturation et une courte note de résultat. Pour le travail horaire, l'entrée doit appuyer la ligne de facture. Pour le travail par jalon, elle doit montrer l'avancement par rapport au livrable défini sans transformer la facture en journal minute par minute.
Les assistants virtuels doivent suivre le temps à la fois par client et par tâche lorsqu'ils accompagnent plus d'un flux de travail. Le suivi par client garde la facturation propre. Le suivi par tâche explique comment le temps a été utilisé, par exemple la gestion des e-mails, la planification de calendrier, les mises à jour CRM, l'aide à la comptabilité ou la recherche. Un total unique par client est plus facile à saisir, mais il crée un appui plus faible pour la facture.
Oui. Le travail par jalon à prix fixe bénéficie tout de même des relevés de temps, car les entrées montrent l'effort, le périmètre et l'avancement. La facture peut facturer le montant de jalon convenu tandis que le relevé de temps reste interne ou appuie une mise à jour d'avancement. Évitez d'utiliser les heures suivies pour modifier un prix fixe, sauf si le contrat autorise les changements de périmètre ou les dépassements horaires.
Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La FLSA n'exige pas de système spécifique de suivi du temps, mais la méthode doit être complète et précise pour les travailleurs non exemptés couverts.
La FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement parce que le travail a lieu le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos régulier. Pour les employés non exemptés couverts, les heures supplémentaires fédérales s'appliquent aux heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal, sauf si une autre loi ou un accord ajoute davantage.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, afin qu'un manager puisse examiner le temps des assistants virtuels avant la facturation ou l'examen de la paie. Le temps soumis peut être approuvé, refusé, approuvé partiellement ou verrouillé, ce qui donne à l'assistance client à distance un parcours de validation clair.
Everhour peut suivre le temps dans les outils de projet pris en charge comme Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello, Linear et Basecamp. Un assistant virtuel peut enregistrer le temps sur la tâche où le travail a lieu, puis les heures suivies remontent dans Everhour pour le reporting et l'examen de la facturation.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures de projet hebdomadaires des assistants virtuels, examiner les soumissions, verrouiller les entrées approuvées et garder les dossiers de facturation ou de paie liés au travail approuvé.
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