Les assistants virtuels jonglent avec les tâches d'administration client, de CRM et de comptabilité, et Everhour garde chaque entrée facturable liée au bon travail.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page pour transformer le travail d'assistant virtuel en relevé lisible par un client : nom du client, type de tâche, projet, outil, temps passé et mode de facturation. Cette structure convient au travail d'assistance à distance qui passe du nettoyage d'e-mails à la planification de calendriers, à l'organisation de voyages, à la recherche, à la gestion de documents, au support client, aux mises à jour CRM, au support de comptabilité et à la coordination de projet.
Pour un assistant virtuel indépendant, le relevé doit relier le temps suivi à une facture ou à une mise à jour de jalon. Pour un assistant virtuel salarié qui est un travailleur non exempt couvert aux États-Unis, l'employeur a besoin d'heures quotidiennes travaillées exactes et du total des heures travaillées chaque semaine de travail si les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires s'appliquent. La méthode de suivi peut être tout système complet et exact.
Une entrée utile pour assistant virtuel identifie le client, le projet ou le compte, la catégorie de tâche, les heures de début et de fin ou la durée, le statut de facturation et une courte note. La note doit résumer le résultat professionnel et omettre les détails privés du client. Une ligne d'exemple peut être : Client A, nettoyage CRM, durée du minuteur, facturable, contacts en double mis à jour et nouveaux prospects tagués.
Les catégories de tâches doivent correspondre à la façon dont le client achète le travail. L'administration générale peut couvrir les e-mails, les appels, les calendriers, les voyages, la recherche, les présentations et les documents. Le support spécialisé mérite des libellés distincts, comme support client, gestion CRM, assistance à la comptabilité, facturation, support des réseaux sociaux, support marketing et coordination de projet. Des libellés séparés évitent qu'une mise à jour mensuelle d'avancement ne se transforme en liste vague d'heures.
Le travail horaire d'assistant virtuel nécessite une trace depuis l'entrée de temps jusqu'à l'approbation du client, car la quantité facturée est le temps lui-même. Les recommandations courantes de recrutement freelance situent les coûts horaires d'un assistant virtuel entre 10 $ et 20 $ de l'heure, avec des tarifs qui varient selon le type de projet, l'expérience, l'emplacement et les outils requis. Un champ de tarif doit se trouver à côté des champs client et tâche afin que les changements de facturation ne soient pas enfouis dans les notes.
Le travail par jalon bénéficie tout de même des notes de temps, car elles montrent l'effort par rapport au livrable convenu. Le support administratif de base est couramment défini entre 20 et 60 heures par mois, tandis que le support spécialisé, comme le service client, la gestion CRM et l'assistance à la comptabilité, est couramment défini entre 40 et 80 heures par mois. Suivez ces périmètres propres à chaque client au lieu de traiter toutes les heures d'assistant virtuel comme un seul ensemble.
Un outil de suivi ponctuel suffit pour un engagement court, une pièce justificative de facture hebdomadaire ou un résumé rapide avant un appel client. Il fonctionne lorsqu'une personne enregistre le temps pour un petit nombre de tâches et que le client n'a besoin que d'un export lisible ou de totaux copiés. Un workflow géré devient nécessaire dès que plusieurs clients, des périmètres mensuels récurrents, des approbations ou des transmissions de facturation entrent dans le processus.
Everhour correspond à la partie gérée en permettant au travail d'assistant virtuel d'être enregistré avec des minuteurs ou des entrées manuelles par rapport à des tâches et projets, y compris le travail dans des outils pris en charge comme Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Le temps soumis peut passer par l'approbation, les périodes verrouillées peuvent protéger les entrées revues, et les mêmes relevés peuvent alimenter les timesheets, les rapports, les factures et la revue de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Oui. Le suivi au niveau du client évite que le travail sur les e-mails, les calendriers, le CRM et la comptabilité ne devienne un total non facturable. Chaque entrée doit identifier le client, le type de tâche, le projet ou le compte, le statut de facturation et la note de périmètre. Des clients séparés protègent aussi les périmètres de support mensuels, car le travail administratif d'un client ne peut pas consommer le budget d'un autre client sans que cela se voie.
Un total hebdomadaire ne fonctionne que comme résumé de facture. La facturation horaire d'un assistant virtuel nécessite des entrées qui montrent la date, le client, la catégorie de tâche, le temps passé et le statut de facturation derrière le total de la facture. Pour un salarié non exempt couvert aux États-Unis au titre des dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Une session d'assistant virtuel peut passer du nettoyage de boîte de réception à la planification de calendriers puis aux mises à jour CRM. Utilisez une nouvelle entrée lorsque le client, le projet, le type de tâche ou le statut de facturation change. Les courtes notes doivent nommer le résultat, comme des rendez-vous planifiés ou un brouillon de présentation préparé, et laisser de côté les détails personnels sensibles dont le client n'a pas besoin dans un rapport de temps.
Oui. Un jalon à prix fixe paie un livrable défini, mais les relevés de temps montrent si le périmètre reste réaliste. Les notes de temps aident à expliquer l'avancement, les retards et les demandes de modification lors des mises à jour par e-mail, téléphone ou vidéo. Elles donnent aussi à l'assistant virtuel une base pour chiffrer le jalon suivant lorsque du travail similaire utilise les mêmes outils ou la même combinaison de tâches.
Non. Selon la base fédérale, la FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement parce que le travail a lieu le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos régulier. Les salariés non exempts couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal, sauf si la loi de l'État ou un accord ajoute davantage.
Everhour Time Tracking permet aux assistants virtuels de lancer un minuteur en direct ou d'ajouter des entrées manuelles par rapport à des tâches et projets, y compris des outils de projet pris en charge comme Asana, ClickUp, Trello, Jira, Monday, Notion et Basecamp. Ces entrées alimentent les timesheets, les rapports, les budgets, les factures et la revue de paie sans ressaisir les mêmes heures.
Suivez les tâches d'assistant virtuel dans Everhour avec des minuteurs ou des entrées manuelles, examinez les timesheets soumises et transférez les heures de projet approuvées dans la facturation pour des factures plus nettes pour chaque client.
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