Les assistants virtuels répartissent leur temps entre plusieurs clients et tâches. Everhour relie le travail à distance aux budgets et à la facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page pour organiser les heures de VA à distance en relevés qu'un client peut comprendre. Un journal de temps utile sépare le nettoyage de boîte de réception, la planification de calendrier, l'organisation de voyages, les mises à jour CRM, l'aide à la comptabilité, la recherche, les documents et la coordination de projet au lieu de regrouper la journée sous une seule étiquette administrative vague.
Cette structure compte, car les assistants virtuels travaillent souvent pour plusieurs clients au cours de la même semaine. Un client peut payer à l'heure pour un support continu, tandis qu'un autre utilise des jalons fixes pour un travail défini. Des relevés propres montrent où le temps est passé, soutiennent les mises à jour d'avancement et réduisent les questions sur les factures.
Une entrée de temps VA complète indique le client, le type de tâche, le projet ou le flux de travail, la date, le temps passé, le statut de facturation et de courtes notes. Une ligne comme « Acme Co., nettoyage CRM, fiches de prospects, 1,5 heure, facturable, contacts en double mis à jour » donne au client suffisamment de contexte sans exposer de détails inutiles.
Le contexte des outils doit également figurer dans le relevé lorsqu'il affecte le travail. Google Workspace, QuickBooks, Asana, les systèmes CRM, les calendriers, la VoIP, les feuilles de calcul et les outils de traitement de texte apparaissent souvent dans les périmètres VA. Enregistrer le temps par rapport à ces domaines de travail aide à séparer l'administration générale du support spécialisé comme l'aide à la comptabilité, le service client ou la gestion CRM.
Le travail VA à l'heure exige un niveau de détail constant, car le relevé de temps devient la base de la facture. Upwork indique que les coûts d'embauche d'assistants virtuels freelance vont généralement de 10 $ à 20 $ par heure, avec des tarifs qui varient selon le type de projet, l'expérience, l'emplacement et les outils requis.
Le périmètre mensuel modifie également le modèle de suivi. Le travail administratif de base comme la gestion des e-mails, la planification de calendrier et la saisie de données est couramment budgété à 20 à 60 heures par mois. Le support spécialisé comme le service client, la gestion CRM et l'aide à la comptabilité est couramment défini à 40 à 80 heures par mois. Un forfait doit montrer la consommation par client et par catégorie de tâche, pas seulement un total de fin de mois.
Un journal de facturation VA freelance et un relevé de temps salarié servent des objectifs différents. Pour les employés couverts par les dispositions du FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le FLSA autorise toute méthode complète et exacte de suivi du temps.
Les heures supplémentaires fédérales pour les employés non exemptés couverts s'appliquent au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux de rémunération normal. Le travail le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos ne crée pas à lui seul une majoration fédérale pour heures supplémentaires, sauf si la règle des heures supplémentaires hebdomadaires est déclenchée ou si une autre loi, politique ou convention s'applique.
Un journal de temps ponctuel suffit pour une courte tâche VA, une petite facture ou une mise à jour rapide au client. Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le VA traite plusieurs clients, des périmètres mensuels récurrents, des forfaits, des étapes d'approbation ou des limites budgétaires qui doivent être examinées avant la facturation.
Everhour Project Budgeting convient à ce flux de travail plus long en suivant les budgets de temps et d'argent au fur et à mesure que le travail est enregistré. Les périodes budgétaires récurrentes, les budgets au niveau du client, les alertes budgétaires et la protection budgétaire aident à maintenir le support VA aligné sur les périmètres mensuels avant la préparation de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Un assistant virtuel doit suivre la gestion des e-mails et des appels, le travail de calendrier, les préparatifs de voyage, la recherche, la préparation de documents, les mises à jour CRM, l'aide à la comptabilité, le service client, le support marketing et la coordination de projet lorsque ces tâches font partie du périmètre client. Chaque entrée doit indiquer le client et la catégorie de tâche afin que les heures facturées correspondent au travail approuvé par le client.
Le client et la tâche doivent tous deux apparaître dans le relevé. Le suivi par client montre qui paie le temps, tandis que le suivi par tâche explique le travail effectué. Un VA qui sert trois clients en une journée a besoin d'entrées séparées afin que le support administratif, le travail CRM et l'aide à la comptabilité ne se fondent pas dans un total imprécis.
Le travail par jalons à prix fixe bénéficie tout de même d'un suivi interne du temps. La facture client peut afficher le prix du jalon, mais le VA a besoin de relevés de temps pour comparer l'effort au périmètre, tarifer les travaux futurs et repérer les tâches qui dépassent le livrable convenu. Le suivi horaire est particulièrement utile lorsque le travail fixe se répète chaque mois.
Les relevés de temps peuvent contenir des informations personnelles, des noms de clients, des habitudes de travail et des détails commerciaux. Les entreprises américaines qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act, et les recommandations de la FTC indiquent que les entreprises doivent collecter uniquement ce dont elles ont besoin, le protéger et l'éliminer en toute sécurité.
Un client peut exiger un format de suivi au moyen du contrat de service, de la politique de projet ou des règles de facturation. Le VA doit suivre ce format lorsqu'il définit les catégories facturables, les notes requises, le calendrier d'approbation ou les justificatifs de facture. Le suivi du temps salarié comporte des exigences légales distinctes lorsque le travailleur est couvert par les règles relatives aux salaires et aux heures.
Everhour Project Budgeting permet aux équipes VA de suivre des budgets basés sur les heures ou sur l'argent lorsque le temps est enregistré. Les périodes budgétaires récurrentes et les budgets au niveau du client aident à comparer le support VA mensuel au périmètre convenu, tandis que les alertes par e-mail à des seuils définis signalent les forfaits avant leur dépassement.
Everhour intègre le suivi du temps dans des outils comme Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub, Linear et Basecamp. Un VA peut démarrer un minuteur ou ajouter du temps manuel sur la tâche déjà assignée, afin que le travail client reste lié au relevé de projet.
Everhour relie le temps VA aux budgets de projet, aux forfaits récurrents et aux limites au niveau du client, donnant aux équipes de support à distance un meilleur contrôle de la facturation et moins de surprises budgétaires en fin de mois.
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