Les assistants virtuels répartissent leur travail entre clients, outils et types de tâches. Everhour garde le temps suivi lié aux budgets et à la facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les assistants virtuels passent souvent, au cours d'une même semaine, de l'e-mail, la planification de calendrier, l'organisation de voyages, la recherche, le travail documentaire, le support client, les mises à jour CRM, l'aide à la comptabilité et la coordination de projet. Un outil de suivi utile sépare ces heures par client et par type de tâche afin qu'un grand bloc général de « travail administratif » ne mélange pas travail facturable et non facturable.
Pour le travail horaire, chaque entrée doit indiquer le client, le projet ou le flux de travail, la description de la tâche, la date, le temps passé, le statut de facturation et le taux en dollars américains pour les clients américains. Pour le travail à jalons à prix fixe, le suivi reste utile, car il montre si le travail prévu est resté dans l'effort promis.
Les missions de VA correspondent généralement à l'un de deux modèles de facturation : assistance continue à l'heure ou jalons à prix fixe pour des livrables définis. Upwork indique que les coûts d'embauche d'un assistant virtuel freelance se situent généralement entre 10 $ et 20 $ par heure, avec un travail administratif de base souvent cadré entre 20 et 60 heures par mois et une assistance spécialisée entre 40 et 80 heures par mois.
Un bon relevé hebdomadaire regroupe le travail là où le client s'attend à l'examiner. Un VA qui prend en charge la boîte de réception, le calendrier et les voyages d'un client peut séparer les entrées par type de tâche. Un VA qui prend en charge le nettoyage CRM et la comptabilité d'un autre client peut suivre séparément la coordination de projet, le travail sur les dossiers et l'assistance à la facturation.
L'erreur courante consiste à enregistrer le temps après coup sous forme d'un total quotidien unique sans contexte de tâche. « 3,5 heures, admin » oblige le client à demander ce qui s'est passé. « Client A, nettoyage du calendrier, 1,25 heure » et « Client A, classement des factures fournisseur, 2,25 heures » rendent le même total plus facile à approuver et à facturer.
Le travail à distance nécessite aussi un contexte de progression clair, car les clients coordonnent souvent par e-mail, téléphone, visioconférence et mises à jour écrites. Une note concise sur le résultat, comme « mise à jour de 18 contacts CRM » ou « préparation du deck de réunion hebdomadaire », donne à l'entrée de temps suffisamment de détail sans la transformer en rapport d'avancement.
Un outil de suivi simple suffit pour un client, un taux et quelques entrées hebdomadaires. Il fonctionne aussi pour un petit projet à prix fixe où vous devez seulement comparer l'effort réel au budget d'un jalon avant d'envoyer la facture.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque vous accompagnez plusieurs clients, suivez des plafonds d'heures mensuels ou avez besoin d'alertes budgétaires avant qu'un forfait ne dépasse les limites. Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les seuils d'alerte sélectionnés, la protection budgétaire et les budgets au niveau client afin que le temps des VA ne reste pas piégé dans des notes éparpillées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable d'un VA correspond au travail approuvé par le client qui relève de la mission, comme la gestion des e-mails, la planification, l'organisation de voyages, la recherche, la préparation de documents, les mises à jour CRM, le support client, l'aide à la comptabilité ou la coordination de projet. L'administration interne de votre propre activité, le travail de proposition et la correction de vos propres erreurs évitables restent généralement non facturables, sauf si le contrat dit le contraire.
Le travail à jalons à prix fixe nécessite tout de même un suivi du temps lorsque vous voulez contrôler le périmètre. Le client paie le prix de jalon convenu, mais votre temps suivi montre si le livrable est resté rentable et si les futurs jalons nécessitent un périmètre différent. Gardez les entrées liées au jalon, au type de tâche et à la date afin que le relevé explique la charge de travail.
Une entrée VA prête pour le client inclut le nom du client, le projet ou flux de travail, le type de tâche, la date, le temps passé, le statut de facturation, le taux lorsque le travail est horaire et une courte note de travail. Le contexte des outils aide aussi lorsque le client dispose de systèmes distincts, comme Google Workspace, QuickBooks, Asana, un CRM, des calendriers, des feuilles de calcul ou la VoIP.
Suivez d'abord par client, puis par projet ou flux de travail, puis par type de tâche. Cette structure facilite les factures, les revues de forfait et les mises à jour de progression sans compliquer excessivement la saisie quotidienne. Un client avec 20 heures mensuelles pour l'administration générale a besoin que le temps consacré aux e-mails, au calendrier et aux documents soit suffisamment séparé pour expliquer où sont passées les heures d'assistance.
Les relevés de facturation des VA freelances sont différents des relevés de paie des employés. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux normal.
Everhour Project Budgeting permet aux assistants virtuels de définir des budgets basés sur les heures ou sur l'argent pour le travail client, y compris des périodes récurrentes pour les forfaits. Les alertes budgétaires peuvent notifier les administrateurs sélectionnés à des seuils définis, et la protection budgétaire peut arrêter les minuteurs ou bloquer la saisie supplémentaire après le dépassement d'un budget.
Suivez les heures client par rapport aux budgets avant l'échéance des factures. Everhour relie les entrées de temps des VA aux budgets récurrents, aux alertes et aux flux de travail de facturation, donnant au travail client un chemin plus clair du temps suivi au chiffre d'affaires.
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