Everhour suit le travail facturable de VA par client et par projet, afin que les factures reflètent les tarifs, le périmètre et les conditions de paiement convenus.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'assistant virtuel facture généralement des services de prestataire indépendant à distance, comme la gestion de boîte de réception, la planification, la saisie de données, l'assistance comptable, le travail sur les réseaux sociaux, le support client ou les tâches marketing. Votre objectif est une demande de paiement claire liée au travail que le client a approuvé. La facture doit indiquer qui a effectué le travail, qui reçoit la facture, la période de service, le tarif ou le prix du forfait, ainsi que les instructions de paiement exactes.
Les factures de VA horaires doivent être appuyées par des relevés de temps. Les factures par tâche ou au forfait doivent inclure une ligne de périmètre qui correspond à l'accord. Un forfait mensuel d'administration peut indiquer « Support des opérations client, du 1er au 31 mars, forfait fixe », tandis qu'une facture horaire peut lister « Gestion de calendrier, 6,5 heures à 40 $ ». Le client doit pouvoir relier chaque frais à un contrat, une approbation par e-mail, un bon de commande ou un accord de support récurrent.
Une facture de VA pratique inclut le nom de votre entreprise, le contact de facturation du client, le numéro de facture, la date de facture, les dates de service, la date d'échéance du paiement, le moyen de paiement et les lignes d'articles. Ajoutez un numéro de bon de commande lorsque le client l'exige. Pour le travail du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de formulaire de facture fédéral prescrit ni de régime national de facture de TVA ou de GST ; le contenu ordinaire d'une facture relève donc principalement de la tenue de registres et du contrat.
Le traitement de la taxe de vente dépend des règles de l'État et des règles locales, du nexus, de la taxabilité du service et du lieu où la vente a lieu. Les services administratifs ou techniques ne sont pas taxés de la même façon dans tous les États. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Si la taxe s'applique, la facture doit afficher clairement la ligne de taxe au lieu de l'enfouir dans le prix du service.
Les lignes d'articles doivent refléter la manière dont le client achète votre assistance. Les clients horaires s'attendent généralement à une plage de dates, une catégorie de service, des heures, un tarif et un montant. Une ligne utile peut être : « Gestion des e-mails et du calendrier, du 4 au 8 mars, 7,25 heures à 35 $ ». Les clients au forfait ont généralement besoin du nom du forfait, de la période de facturation et du périmètre inclus, comme « Forfait mensuel de support exécutif, jusqu'à 20 heures, mars 2026 ».
La facturation avec acompte ou paiement initial nécessite une formulation simple, car l'argent est payé avant la réalisation du travail futur. Une ligne telle que « Acompte de support VA d'avril, 15 heures prépayées » indique au client que le paiement finance un service futur. Les frais de retard dépendent du contrat, ce n'est pas une règle universelle pour les VA. Indiquez des frais de retard uniquement lorsque l'accord client le permet, et utilisez des conditions de paiement qui correspondent au contrat, comme paiement à réception, à 15 jours nets ou à 30 jours nets.
Un modèle de facture gratuit suffit lorsque vous facturez un client, un projet et un petit nombre de lignes convenues. Il fonctionne aussi pour un forfait ponctuel, un acompte ou une provision mensuelle simple. Conservez les relevés de temps correspondants, le contrat, l'approbation du tarif et les messages de paiement avec la facture afin que le document puisse appuyer les registres de revenus et les questions du client plus tard.
Un workflow géré devient utile lorsque vous servez plusieurs clients, utilisez différents tarifs facturables ou avez besoin de changements de tarif datés pour rester exact. Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, et valorise le travail facturable par projet, membre ou tâche. Cette structure aide un VA ou une équipe de VA à transformer le travail client suivi en totaux prêts à facturer sans reconstruire manuellement le détail de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de VA doit inclure les informations de votre entreprise, le contact de facturation du client, le numéro de facture, la date de facture, la période de service, les lignes d'articles, le tarif ou le prix du forfait, les conditions de paiement et le moyen de paiement. Ajoutez un numéro de bon de commande ou un contact de facturation lorsque le client l'exige. Les factures horaires doivent être reliées aux relevés de temps par projet client, tandis que les factures au forfait doivent correspondre au périmètre convenu.
Les assistants virtuels facturent couramment à l'heure, par tâche ou au forfait selon l'accord client. La facturation horaire convient bien aux tâches variables d'administration, de comptabilité ou de support client. La facturation au forfait convient au support récurrent avec un périmètre mensuel défini. La facture doit suivre la base de tarification convenue au lieu de mélanger des détails horaires dans un forfait fixe, sauf si le client demande un justificatif.
Une facture de VA doit afficher la taxe de vente uniquement lorsque les règles de l'État et les règles locales exigent sa collecte pour ce service et cette vente. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, et les règles de nexus des vendeurs à distance varient aussi selon l'État. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent devoir s'enregistrer à la taxe de vente au niveau de l'État.
Un VA peut facturer à l'avance lorsque l'accord client l'autorise. De nombreux VA utilisent le paiement initial ou la facturation sous forme de provision pour réduire le risque de retard de paiement. La facture doit indiquer que le paiement couvre un travail futur, comme une provision de support mensuel ou des heures prépayées. Conservez le périmètre, le tarif, les conditions de paiement et les règles de remboursement ou de report dans l'accord, pas seulement sur la facture.
L'absence de détails de paiement du client provoque des retards évitables. Utilisez le bon contact de facturation, incluez tout numéro de bon de commande requis, indiquez la date d'échéance et donnez un moyen de paiement clair. Une ligne vague comme « travail administratif » ralentit aussi l'approbation, car le client ne peut pas la faire correspondre au périmètre convenu. Utilisez des catégories de service, des dates, des heures ou des noms de forfait.
Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables côté client, afin qu'une équipe de VA puisse suivre séparément le coût de main-d'œuvre et les revenus facturés. Les tarifs par défaut par personne, les remplacements par projet, les changements de tarif datés, les tarifs de projet, les tarifs de membre et les tarifs de tâche personnalisés maintiennent les montants de facture alignés sur chaque accord client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps non facturé, prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes d'articles par projet, tâche, personne ou date, et générer une facture tandis que le travail non facturable reste exclu du montant facturé.
Suivez le travail de support client avec des tarifs facturables, un historique de tarifs daté et une tarification propre aux projets. Everhour transforme le temps de VA approuvé en détail de facturation prêt à facturer avec moins de nettoyage manuel.
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