Les assistants virtuels répartissent leur travail entre clients, outils et types de tâches. Everhour garde les feuilles de temps hebdomadaires organisées pour la revue et la facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les assistants virtuels travaillent généralement à distance sur des tâches administratives et opérationnelles ; une feuille de temps hebdomadaire doit donc contenir plus qu'un seul total. Enregistrez le client, le projet, le type de tâche, la date, l'heure de début et de fin ou la durée, le statut de facturation et les notes. Une ligne comme « Acme Co., nettoyage du calendrier, Google Calendar, 1,25 heures, facturable » donne à un client assez de détails pour examiner le travail sans lire un journal de tâches privé.
Le travail client mélange souvent e-mails, appels, gestion de calendrier, réservation de voyages, recherche, présentations, documents, mises à jour CRM, assistance comptable et coordination de projet. Séparez ces catégories lorsqu'elles affectent la facturation, le périmètre ou le reporting. Un VA qui accompagne trois clients la même semaine doit éviter un bloc combiné « assistance administrative », car il masque l'utilisation du forfait, l'avancement des jalons et le travail non facturé.
Les missions de VA freelance utilisent couramment une facturation horaire pour l'assistance continue ou des jalons à prix fixe pour des livrables définis. Le travail horaire nécessite des entrées de temps complètes liées au client et à la tâche. Le travail par jalon bénéficie tout de même du suivi du temps, car il montre si le périmètre devisé correspond à l'effort réel, en particulier pour les tâches récurrentes comme le nettoyage de boîte de réception, l'assistance client ou l'aide à la comptabilité.
Un périmètre administratif de base peut couvrir 20 à 60 heures par mois pour la gestion des e-mails, la planification et la saisie de données. Une assistance spécialisée, comme le service client, la gestion CRM ou l'aide à la comptabilité, représente souvent 40 à 80 heures par mois. Ces plages servent à la planification, ce ne sont pas des règles de paie. Votre feuille de temps doit montrer les heures réelles utilisées par rapport au périmètre convenu.
Le travail de VA se déroule dans Google Workspace, QuickBooks, Asana, des systèmes CRM, des calendriers en ligne, la VoIP, des feuilles de calcul et des outils de traitement de texte. Une bonne feuille de temps enregistre le contexte du travail sans transformer chaque entrée en journal de surveillance. Utilisez des noms de tâches, des libellés de projet et de courtes notes qui expliquent le livrable, comme « contacts CRM mis à jour depuis la liste du webinaire » ou « brouillon de facture préparé pour les fournisseurs de mars ».
Le reporting d'avancement est important, car les clients coordonnent souvent le travail avec les VA par e-mail, téléphone ou visioconférence. Les notes de feuille de temps doivent soutenir ce rythme. Enregistrez le travail terminé, les tâches bloquées, les approbations client nécessaires et les éléments de suivi. Évitez les entrées vagues comme « divers administratif » ou « travail client », car elles rendent les factures plus difficiles à approuver et vous donnent moins de preuves lorsque le périmètre change.
Un total hebdomadaire gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un résumé rapide pour un client, un taux et une facture simple. Il commence à montrer ses limites lorsque vous accompagnez plusieurs clients, mélangez travail horaire et jalons, ou avez besoin d'une piste d'approbation répétable. Les employeurs couverts doivent également disposer d'enregistrements précis pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Un workflow géré regroupe les entrées de temps, la soumission hebdomadaire, la revue et le transfert vers la facturation dans une même routine. Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis avant la revue de facturation ou de paie. Cette structure convient aux équipes de VA qui ont besoin d'enregistrements prêts pour les clients sans reconstruire la semaine à partir de messages et de feuilles de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps de VA doit inclure la date, le client, le projet, le type de tâche, le temps travaillé, le statut de facturation, le taux ou la méthode de facturation, et une courte note de travail. Les catégories de tâches utiles incluent les e-mails, les appels, les calendriers, les voyages, la recherche, les documents, le travail CRM, l'assistance comptable et la coordination de projet. L'entrée doit identifier le livrable sans exposer d'informations client privées inutiles.
Les assistants virtuels doivent suivre les deux lorsqu'ils accompagnent plus d'un client ou effectuent différents types de travail dans le cadre d'un même accord. Le champ client soutient la facturation et la revue du périmètre. Le champ tâche explique le travail, comme la planification de calendrier, le nettoyage CRM, la préparation de factures ou l'assistance client. Un champ sans l'autre laisse des lacunes dans la facturation et le reporting d'avancement.
Oui. La facturation par jalon organise la facture autour d'un livrable défini, mais les enregistrements de temps montrent tout de même si le travail est resté dans le périmètre attendu. Un VA peut suivre les heures par rapport à un jalon comme « nettoyage d'import CRM » ou « préparation comptable mensuelle » et utiliser l'enregistrement pour chiffrer la prochaine série avec plus de précision.
Le FLSA exige des employeurs couverts qu'ils conservent des enregistrements précis pour les travailleurs non exemptés, mais il n'exige pas un formulaire ou un système spécifique de suivi du temps. Pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les enregistrements doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les contrats freelance peuvent définir des exigences distinctes en matière de documentation de facturation.
Le FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, des jours fériés ou des jours de repos réguliers. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal, sauf si une exemption s'applique. La loi d'un État ou un contrat peut ajouter des règles plus strictes.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail afin qu'un VA, un manager ou un relecteur client puisse vérifier le temps avant la facturation ou la paie. Le temps soumis peut être approuvé, rejeté, approuvé partiellement et verrouillé, ce qui garde les entrées corrigées séparées des enregistrements approuvés.
Everhour relie le temps suivi à la facturation afin que les entrées VA facturables puissent passer des enregistrements client et projet à la préparation des factures. Cela aide à séparer l'assistance horaire, la coordination non facturable et le travail à prix fixe avant que le client reçoive une facture.
Soumettez les heures VA hebdomadaires avec le détail du client, du projet et de la tâche. Everhour Timesheets donne aux relecteurs un workflow d'approbation qui soutient une facturation plus propre et la revue de paie.
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