Everhour prend en charge les politiques de temps d'équipe avec des contrôles de suivi, tandis que les règles américaines exigent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés couverts.
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| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Une politique de suivi du temps donne aux employés une manière cohérente d'enregistrer le temps de travail avant que la paie, la facturation ou les rapports de projet n'utilisent ces registres. Pour les employeurs américains, la base fédérale provient des obligations de tenue de registres sur les salaires et les heures de la FLSA. Les employeurs couverts doivent conserver des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, mais la loi fédérale n'exige pas d'horloge, d'application, de feuille papier ou d'outil d'approbation spécifique.
La politique doit nommer la méthode de suivi, la semaine de travail, les délais de soumission, les étapes d'approbation et le processus de correction. Elle doit aussi indiquer aux employés s'ils enregistrent le temps par projet, client, tâche ou heures de travail générales. Des règles claires réduisent les feuilles de temps reconstituées, les pauses manquantes, les saisies en double et les litiges sur l'approbation d'une modification tardive.
Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les registres doivent indiquer les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Une semaine de travail est une période fixe et régulièrement récurrente de sept périodes consécutives de 24 heures, soit 168 heures au total. Les heures supplémentaires FLSA pour les employés non exemptés couverts sont basées sur cette semaine de travail, et les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus.
La politique doit distinguer le temps normal, l'examen des heures supplémentaires, le temps facturable, le temps non facturable, le temps payé non travaillé et les corrections. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération normal. La FLSA n'exige pas de rémunération majorée uniquement pour le travail le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos habituel, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires ou une autre loi ou convention s'applique.
Les données de temps des employés sont des informations personnelles, une politique doit donc expliquer ce que l'employeur collecte, qui peut les voir et combien de temps les registres restent disponibles. Les obligations américaines en matière de confidentialité sont sectorielles et dépendent des États. Au niveau fédéral, les entreprises doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses en vertu de la Section 5 du FTC Act, et les recommandations de la FTC indiquent aux entreprises de collecter uniquement ce dont elles ont besoin, de le protéger et de l'éliminer de façon sécurisée.
La Californie ajoute un exemple concret de données d'employés. Les droits californiens à la confidentialité s'étendent aux résidents de Californie qui sont employés ou candidats à un emploi, et les exemptions relatives aux données d'emploi du CCPA ont expiré le 31 décembre 2022. Les entreprises couvertes doivent traiter les données de suivi du temps des employés comme des informations pouvant relever des obligations californiennes en matière de confidentialité. Une politique doit également indiquer qui peut modifier le temps soumis et si les périodes approuvées sont verrouillées.
Un simple outil de suivi hebdomadaire convient à un total ponctuel, à une facture de freelance ou à une petite équipe qui n'a besoin que d'un résumé clair des heures. Il suffit lorsqu'une seule personne enregistre le temps, que le circuit d'approbation est informel et que le résultat n'a pas besoin d'alimenter chaque semaine la paie, la facturation, les budgets ou les rapports clients.
Un flux de travail géré convient aux équipes qui ont besoin d'un suivi continu entre projets, clients et employés. Everhour Team Management prend en charge les règles de verrouillage, la correction du temps par les administrateurs, les limites personnelles de suivi, la capacité hebdomadaire, le flux d'approbation, les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les paramètres par défaut des politiques de temps à l'échelle de l'équipe. Ces contrôles transforment une politique écrite en processus répétable plutôt qu'en simple document de rappel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La loi fédérale n'exige pas de formulaire ou de système spécifique de tenue du temps. La FLSA exige que les employeurs couverts conservent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés. Une feuille de temps papier, une feuille de calcul, une pointeuse ou un logiciel peut satisfaire à la base fédérale lorsque les registres sont complets et exacts.
Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Une politique doit rendre ces deux champs obligatoires pour les travailleurs non exemptés couverts, même lorsque l'équipe suit aussi les projets, les clients, les tâches ou le statut facturable.
Le travail le week-end n'exige pas automatiquement une rémunération fédérale majorée des heures supplémentaires en vertu de la FLSA. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires après les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail, sauf si une exemption s'applique. Un contrat, une politique d'employeur, une loi d'État ou une règle locale peut créer des exigences supplémentaires de rémunération majorée.
Les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant au moins trois ans. Les registres de base du temps et des gains, comme les fiches ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, doivent être conservés pendant au moins deux ans. Une politique doit nommer la période de conservation et empêcher la suppression systématique avant la fin de ces périodes fédérales de tenue de registres.
Une politique doit indiquer l'objectif professionnel de la collecte des données de temps des employés, les catégories de personnes qui peuvent y accéder et le processus de conservation et d'élimination sécurisées. Les employeurs doivent éviter de collecter des informations inutiles. Les entreprises californiennes couvertes doivent également tenir compte des obligations du CCPA lorsque les données de suivi du temps concernent des employés ou des candidats à un emploi en Californie.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des paramètres par défaut de politique de temps à l'échelle de l'équipe, de verrouiller les modifications après une période ou une approbation, de corriger le temps des membres de l'équipe, de définir des limites personnelles de suivi et d'acheminer les feuilles de temps via l'approbation. Ces contrôles aident les managers à appliquer les mêmes règles de temps entre les rôles, les projets et les groupes d'équipe.
Définissez des règles de temps claires, puis utilisez Everhour Team Management pour appliquer les limites, les approbations, les périodes de verrouillage et les corrections aux feuilles de temps des employés.
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