Les coachs ont besoin de dossiers au niveau de chaque séance pour la facturation, les accréditations et la confidentialité. Everhour garde les entrées de temps liées au travail client.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Cette page s'adresse aux coachs qui ont besoin d'un dossier clair des séances client, de la préparation, du suivi et des services associés. Un dossier utile commence au niveau de la mission, puis ventile le temps par client, date de séance, durée, mode de prestation, statut rémunéré ou pro bono, et type de service. Cette structure soutient la facturation, les demandes d'accréditation, le reporting interne et une vision plus claire de la destination du temps de coaching.
Le travail de coaching entre rarement dans une seule catégorie. Une semaine peut inclure une séance individuelle de 60 minutes par technologie en direct, un appel de suivi de 30 minutes, une séance de groupe et du coaching interne réalisé dans le cadre d'un poste. Suivez chaque élément séparément afin que le travail client direct, le coaching tiers organisationnel, le temps pro bono et les services tels que la formation, le conseil, la facilitation ou le mentorat restent visibles.
Pour les clients individuels, enregistrez le nom du client, ses coordonnées, les dates de début et de fin de la relation de coaching, les dates des séances, ainsi que les heures rémunérées et pro bono. L'ICF considère une heure complète d'expérience de coaching client comme une séance en temps réel de 60 minutes avec un client qui a engagé le coach ; une séance de 30 minutes compte pour 0,5 heure. Les séances peuvent avoir lieu en face à face, par téléphone ou via une technologie en direct, le mode de prestation doit donc figurer dans le dossier.
Le coaching de groupe et d'équipe nécessite son propre journal, séparé du coaching individuel. Incluez le nom et l'e-mail d'un participant, les dates de mission, les heures rémunérées et pro bono, ainsi que le nombre de personnes dans le groupe ou l'équipe. Une séance d'une heure avec 15 participants compte comme une heure de coaching, et les groupes de plus de 15 ne comptent que lorsqu'un co-coach est présent et que le temps est réparti entre les coachs.
Les dossiers d'accréditation nécessitent le statut des heures rémunérées, car les seuils de l'ICF incluent des minimums rémunérés : l'ACC exige 100 heures dont 75 rémunérées, la PCC exige 500 heures dont 450 rémunérées, et la MCC exige 2 500 heures dont 2 250 rémunérées. Les heures rémunérées peuvent provenir d'un paiement direct ou d'un troc, d'un coaching réalisé dans le cadre de responsabilités professionnelles, ou d'un coaching fourni dans le cadre d'un accord tiers organisationnel.
La confidentialité modifie la manière dont vous stockez les noms et les coordonnées. L'ICF indique que les coachs doivent obtenir le consentement documenté du client avant d'ajouter des informations client à un journal de coaching. Pour les clients internes ou tiers couverts par des politiques de confidentialité, une lettre de référence organisationnelle peut vérifier le travail à la place. Gardez les notes publiques, les factures et les dossiers d'accréditation alignés avec les objectifs, la durée, la fréquence, les conditions financières, la politique d'annulation, les conditions de confidentialité et les responsabilités de l'accord de coaching.
Un outil de suivi gratuit et ponctuel suffit pour un coach indépendant qui a besoin d'une liste hebdomadaire de séances, d'une simple sauvegarde de facture ou d'un récapitulatif d'heures d'accréditation pour un petit nombre de clients. Il fonctionne lorsque les entrées restent gérables, les tarifs restent simples et le coach peut examiner le consentement, le statut rémunéré, le statut pro bono et l'effectif du groupe avant d'utiliser le dossier.
Un flux de travail géré a du sens dès que le temps de coaching alimente des factures récurrentes, une prestation d'équipe, des missions tierces, des budgets, des validations ou une revue de paie. Everhour Time Tracking capture les heures de tâches et de projets au moyen de minuteurs ou d'entrées manuelles, puis envoie ces entrées vers les feuilles de temps, le reporting, les budgets, les factures et la revue de paie. Les contrôles d'administration tels que les validations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur aident à garder les dossiers stables après examen.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par la mission, puis consignez chaque séance ou bloc de travail avec le client, la date, la durée, le mode de prestation, le statut rémunéré ou pro bono, et le type de service. Ajoutez des catégories séparées pour la préparation, le suivi, la formation, le conseil, la facilitation et le mentorat afin que les heures de coaching, le travail opérationnel et les services adjacents ne se mélangent pas.
L'ICF définit une heure d'expérience de coaching client comme une séance en temps réel de 60 minutes avec un client qui a engagé le coach. Les séances en temps réel plus courtes comptent comme des heures partielles, donc une séance de 30 minutes équivaut à 0,5 heure. Gardez une durée précise au lieu d'arrondir chaque séance à une heure.
Consignez le coaching de groupe et d'équipe séparément du coaching individuel. Incluez le nom et l'e-mail d'un participant, les dates de mission, les heures rémunérées et pro bono, ainsi que la taille du groupe. L'ICF compte une séance d'une heure avec 15 participants comme une heure de coaching. Les groupes de plus de 15 ne comptent que si un co-coach est présent et que le temps est réparti entre les coachs.
Les noms et coordonnées des clients exigent de la prudence, car les dossiers de coaching peuvent exposer des relations confidentielles. L'ICF indique que les coachs doivent obtenir le consentement documenté du client avant d'ajouter des informations client à un journal de coaching. Pour les clients internes ou tiers couverts par des politiques de confidentialité, une lettre de référence organisationnelle peut vérifier le travail au lieu de lister directement le client.
Les employeurs couverts n'ont pas besoin d'un formulaire de suivi du temps spécifique en vertu de la FLSA, mais les dossiers des travailleurs non exemptés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés de coaching non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal.
Everhour Time Tracking permet aux coachs de lancer un minuteur pendant une séance ou d'ajouter du temps manuellement une fois le travail terminé, puis d'associer l'entrée à une tâche ou à un projet. Ces entrées alimentent les feuilles de temps, les rapports, les budgets, les factures et la revue de paie, avec des validations, des périodes verrouillées, des rappels et des règles de minuteur pour le contrôle administratif.
Everhour Reporting peut regrouper et filtrer le temps enregistré par projet, client, membre, tâche, temps facturable, commentaires et autres colonnes. Une pratique de coaching peut utiliser cette couche de reporting pour examiner les heures rémunérées, le travail pro bono, le coaching interne et les services tels que la formation ou le conseil sans reconstruire le journal manuellement.
Suivez chaque séance de coaching par rapport au bon client, à la bonne mission et à la bonne tâche. Everhour Time Tracking capture les entrées au minuteur et manuelles qui alimentent les feuilles de temps approuvées, les rapports, les factures, les budgets et la revue de paie.
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