Les factures de conseil nécessitent du temps projet approuvé, des tarifs et des exclusions non facturables. Everhour garde ces détails liés aux to-dos Basecamp.
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Utilisez cette page lorsqu'un projet de conseil dans Basecamp nécessite un relevé de facturation prêt pour le client. Le résultat pratique est un ensemble clair d'heures par personne, date, projet, to-do et statut de facturabilité, avec le travail non facturable conservé visible pour la revue interne. Ce relevé permet au responsable de la facturation d'expliquer la facture sans rouvrir chaque fil de discussion.
La facturation du conseil a besoin à la fois du temps de prestation facturable et du contexte non facturable. Un associé ou un chef de projet doit voir la recherche, l'administratif, les reprises et la prestation destinée au client dans une même revue, puis décider quelles heures doivent figurer sur la facture. Gardez le to-do Basecamp comme unité de travail, car il porte le titre, les notes, la personne affectée, les sous-tâches, la date d'échéance et le statut d'achèvement qui expliquent l'entrée.
Commencez par le projet, puis rattachez chaque entrée de temps à la liste Basecamp et au to-do qui ont produit le travail. Un relevé défendable montre la date, la personne, les heures travaillées, une courte note, le projet, le nom du to-do, le nom de la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche. Ces champs permettent à la personne chargée de la revue de retracer les heures facturées jusqu'à la mission que le consultant a terminée ou jusqu'à la tâche ouverte encore en cours.
Définissez le statut de facturabilité avant la revue. Utilisez un projet facturable lorsque le client doit être facturé à partir du travail suivi, un projet à forfait lorsque les heures servent à la revue de marge et de périmètre, et un projet non facturable lorsque le travail doit rester hors des montants facturés au client. Dans un projet facturable, marquez certains to-dos comme non facturables lorsqu'un client doit voir le contexte du travail mais ne doit pas payer cette tâche.
Choisissez la structure tarifaire qui correspond à l'accord de conseil. Un tarif de projet convient au travail facturé à un même prix horaire dans toute l'équipe. Les tarifs par membre conviennent aux équipes mixtes où les associés, managers et analystes sont facturés différemment. Les tarifs de tâche personnalisés conviennent aux exceptions cadrées, par exemple un to-do dont le prix diffère du reste du projet. Gardez les taux de coût internes séparés des tarifs facturables appliqués au client afin que les rapports de revenus et de marge restent lisibles.
Enregistrez les changements de tarif avec une date d'effet au lieu d'écraser le passé. Une hausse de tarif au milieu d'une mission s'applique aux entrées futures, tandis que les heures plus anciennes conservent le prix utilisé lorsque le travail a été effectué. C'est important lors de la revue de facture, car 6 heures saisies avant la date d'effet et 6 heures saisies après celle-ci portent des tarifs appliqués au client différents.
Un décompte ponctuel fonctionne lorsqu'un consultant doit totaliser un petit ensemble d'heures revues pour une seule facture. Utilisez-le lorsque le travail est terminé, que le tarif n'a pas changé, que le temps non facturable est déjà séparé et que le client n'a pas besoin de justificatifs récurrents. Enregistrez le relevé exporté avec la facture afin que le montant facturé ait la même source si une question arrive plus tard.
Un processus encadré est plus solide lorsque plusieurs consultants saisissent du temps sur des to-dos Basecamp pendant une mission active. Everhour peut collecter les Timesheets approuvées, verrouiller les périodes soumises ou approuvées, permettre aux admins de corriger les entrées et garder le statut de facturabilité et les tarifs disponibles pour les rapports avant la facturation. Les heures approuvées et tarifées passent ensuite à la préparation de la facture sans ressaisir les mêmes détails de personne, de tâche et de projet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Définissez d'abord le statut de facturabilité au niveau du projet, car cette décision détermine si le travail suivi doit entrer dans les montants facturés au client. Dans un projet facturable, marquez certains to-dos comme non facturables lorsque le travail soutient la prestation mais doit rester hors de la facture. Conservez ces heures non facturables dans le relevé afin que le chef de projet voie l'effort réel, la pression sur la marge et la demande interne récurrente.
Utilisez un seul tarif de projet lorsque chaque consultant est facturé au même prix horaire. Utilisez les tarifs par membre lorsque la séniorité ou le rôle modifie le prix client par personne. Utilisez des tarifs de tâche personnalisés pour les exceptions cadrées au sein d'un projet en régie. Séparez les taux de coût internes des tarifs facturables appliqués au client afin que le même rapport puisse montrer le coût de main-d'œuvre, les revenus et le profit.
Un relevé de facturation utile montre la date, la personne, les heures travaillées, le projet, le to-do, la liste ou section, l'ID de tâche, le statut de la tâche et une courte note. La note doit décrire le travail terminé en langage clair. Les champs projet et to-do relient les heures à la mission, et le statut aide la personne chargée de la revue à repérer le travail ouvert avant qu'il ne figure sur une facture.
Passez en revue le temps non facturable à côté du temps facturable avant la création de la facture. L'exclure du total client protège le montant facturé, tandis que le garder visible protège l'analyse de marge. Une revue propre conserve le même contexte de projet et de to-do pour les deux catégories, afin que le responsable de la facturation voie l'effort de prestation que le client paie et l'effort absorbé par le cabinet.
Le transfert vers la facturation commence après l'approbation de la période revue et la confirmation des règles tarifaires. Sélectionnez le temps facturable non facturé, regroupez le détail de la facture selon la structure attendue par le client et gardez les to-dos non facturables hors du montant dû. Les regroupements pratiques incluent le projet, la tâche, la personne ou la date, selon le contrat et le mode de revue du client.
Everhour Team Management donne aux managers un processus d'approbation pour le temps soumis, ainsi que des règles de verrouillage qui protègent les périodes approuvées contre les modifications par des membres standard. Les admins peuvent aussi corriger les entrées pour les membres de l'équipe, afin que les corrections de facturation se fassent dans le relevé de temps avant que les rapports ou les factures n'utilisent les heures.
Everhour Billing & Invoicing vous permet de sélectionner le temps facturable non facturé et les dépenses facturables non facturées, de prévisualiser la ventilation de la facture et de calculer les montants à partir des tarifs de projet, de membre ou de tâche tout en excluant le travail non facturable. Les factures générées peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons.
Utilisez Everhour Team Management pour approuver le temps de conseil Basecamp, verrouiller les périodes revues et corriger les entrées avant le début de la facturation client, afin de donner à chaque facture une piste d'approbation plus claire.
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