Les cabinets comptables ont besoin de relevés de temps prêts pour le client, liés au travail dans Basecamp. Everhour garde ces heures structurées pour la revue.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Pour un cabinet qui conserve le travail client dans Basecamp, la tâche pratique consiste à saisir les heures sur la tâche qui a produit le travail. Les demandes client, le nettoyage comptable, les étapes de préparation fiscale et les éléments de revue interne nécessitent des relevés de temps distincts lorsqu'ils relèvent de livrables ou de réviseurs différents.
Un relevé utilisable commence là où se trouve la tâche. Un préparateur peut lancer un chronomètre sur une tâche client pendant qu'il travaille, ou ajouter une entrée manuelle après avoir terminé. L'entrée doit conserver ensemble la tâche, le projet, la date, la durée et la note, afin qu'un réviseur puisse relier les heures enregistrées au travail attribué sans reconstituer la journée plus tard.
Une bonne entrée de temps comptable nomme la tâche Basecamp, la conserve dans le bon projet client, utilise la bonne date de travail et inclut une courte note lorsque le titre de la tâche seul n'explique pas le travail. « Rapprocher le flux bancaire de mars » nécessite moins d'explications que « Faire le suivi des éléments de nettoyage », qui doit nommer le compte, la période ou la demande.
Le caractère facturable doit suivre la configuration de facturation, pas une note saisie à la hâte dans l'entrée. Les projets peuvent appliquer un traitement au taux horaire, au forfait ou non facturable, et des tâches spécifiques peuvent être marquées comme non facturables ou tarifées avec des tarifs personnalisés par tâche. Cette structure garde le travail client, l'administration interne et l'analyse des montants passés en perte séparés dans les rapports.
Un chronomètre convient au travail de production concentré, comme la préparation d'un dossier de travail de déclaration ou le traitement d'une liste de rapprochement. L'entrée manuelle convient aux corrections le jour même, aux réunions, aux commentaires de revue et aux courtes tâches de conseil lorsque la personne connaît la durée exacte une fois le travail terminé.
L'erreur principale consiste à enregistrer le temps au niveau du projet avec une note qui nomme la tâche de façon vague. Cela affaiblit les totaux par tâche, surtout lorsque plusieurs membres du personnel interviennent sur un même livrable client. Gardez chaque entrée rattachée à la tâche Basecamp chaque fois que le travail a un responsable, une date d'échéance ou un circuit de revue spécifique.
Un relevé de temps ponctuel suffit lorsqu'un comptable travaillant seul a besoin d'un total rapide pour une tâche client, ou lorsqu'un associé veut un bref export pour une revue ciblée. Le relevé doit tout de même inclure le projet, la tâche, la date, la durée et la note, car ces champs conservent le contexte lorsque la mémoire s'estompe.
Un processus de travail encadré devient nécessaire dès que de nombreuses personnes enregistrent du temps sur plusieurs projets client. Everhour Resource Planning ajoute des chronologies visuelles, des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et la comparaison prévu/réalisé. Les approbations, les périodes verrouillées, les rapports et la revue de facturation reposent alors sur les entrées au lieu de dépendre de notes dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Fractionnez le travail interrompu lorsque la pause modifie la tâche ou le contexte client. Un rapprochement mis en pause peut rester sur la même tâche si la personne revient au même travail. Un appel client, une revue par un associé ou une tâche administrative interne nécessite sa propre entrée afin que le relevé final montre où le temps est réellement passé.
Les notes sont importantes lorsque le titre de la tâche n'identifie pas le problème client, la période, le compte ou le livrable. « Revoir les questions de nettoyage » nécessite une note nommant le compte ou la période examinée. « Préparer le dossier de travail de taxe sur les ventes de février » contient généralement assez de contexte si le projet client et la tâche sont corrects.
Les chronomètres fonctionnent le mieux pour le travail concentré effectué en une seule session, comme les rapprochements, la préparation de dossiers de travail ou la recherche sur une demande client. Les entrées manuelles conviennent aux corrections le jour même, aux réunions, aux commentaires de revue et au travail interrompu. La méthode d'entrée importe moins que le fait de garder le temps enregistré lié à la bonne tâche et à la bonne date.
Le traitement de facturation doit venir de la configuration du projet et des tâches. Un projet peut être au taux horaire, au forfait ou non facturable, et des tâches spécifiques peuvent être marquées comme non facturables ou se voir attribuer des tarifs personnalisés par tâche. Cette configuration garde l'administration non facturable hors des totaux facturables client tout en conservant les heures pour l'analyse.
La revue quotidienne crée des relevés plus propres que l'attente jusqu'à la préparation des factures. Les membres de l'équipe peuvent corriger la tâche, la date, la durée ou la note tant que le travail est encore frais. Les associés examinent ensuite les entrées par projet client et livrable au lieu de transformer une semaine de notes vagues en travail facturable.
Everhour Resource Planning affiche le travail client sur des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et le temps prévu par rapport au temps réellement passé. Les managers peuvent comparer les affectations prévues avec le temps suivi avant que les charges de travail ne se transforment en pression liée aux échéances.
Everhour peut suivre le temps dans Basecamp via l'extension de navigateur, puis utiliser les approbations et les périodes verrouillées avant la revue de facturation ou le contrôle de la paie. Le caractère facturable du projet, les paramètres de non-facturation au niveau des tâches, les tarifs personnalisés par tâche et les rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût gardent la revue ciblée.
Suivez les heures des tâches Basecamp, comparez le travail prévu avec le temps réellement passé et examinez la capacité avant la facturation. Everhour transforme les relevés de temps des cabinets comptables en visibilité sur la charge de travail.
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