Everhour ajoute des contrôles de facturation aux projets Basecamp afin que le temps suivi puisse passer du travail approuvé aux factures client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
La facturation Basecamp commence par un objectif simple : transformer le travail de projet en somme due sans perdre le lien entre la tâche, la personne, la date et l'accord client. Le dossier utile indique à quel projet Basecamp le travail appartient, quel to-do a été traité, qui l'a fait, combien de temps a été enregistré et si ce temps doit être facturé.
Pour la facturation client, la distinction entre facturable et non facturable compte autant que le total des heures. La découverte, la production, la revue, les réunions et les révisions peuvent suivre des règles commerciales différentes. Gardez le temps non facturable visible pour la rentabilité et la revue du périmètre, mais excluez-le du montant de la facture sauf si le contrat indique que le client le paie.
Everhour associe le caractère facturable au projet. Un projet Basecamp peut être tarifé avec un taux horaire de projet, des taux horaires par membre ou un forfait. Dans un projet facturable, un to-do précis peut être marqué comme non facturable, ce qui conserve son temps dans les rapports tout en l'excluant des totaux facturables.
Les taux doivent avoir une source claire avant la préparation de la facture. Utilisez un taux de projet lorsque le client paie un prix horaire mixte unique. Utilisez des taux par membre lorsque l'ancienneté ou le rôle modifie le montant facturé. Utilisez un taux personnalisé pour une tâche pour un travail en régie lorsqu'un to-do précis a son propre prix convenu.
Une facture destinée au client doit rendre le montant facile à vérifier. De bons postes de facture relient le montant facturable au projet, à la tâche, à la personne, à la date, au temps, au taux et au caractère facturable. Les commentaires sont utiles lorsqu'ils décrivent le livrable ou la décision, par exemple « révisions du tableau de tarification » ou « passage QA sur le flux d'intégration ».
L'erreur courante consiste à confondre regroupement de la facture et approbation. Regrouper par projet, tâche, personne ou date change la façon dont le client lit la facture. Cela ne prouve pas que le temps a été revu. Approuvez d'abord les heures, puis regroupez les lignes de facture dans le format attendu par le client.
Un outil de facturation ponctuel fonctionne lorsque vous avez un projet court, quelques saisies de temps et un seul taux. Il atteint ses limites lorsque les projets Basecamp durent des semaines, que différentes personnes facturent à différents taux ou que des to-dos non facturables doivent rester dans l'historique du projet sans être facturés.
Un processus encadré garde le transfert plus propre. Everhour peut suivre le temps dans Basecamp grâce à l'extension de navigateur, faire passer les Timesheets par l'approbation, verrouiller les périodes revues, appliquer les taux de projet ou de membre, et transférer le temps facturable dans les factures sans reconstruire les mêmes entrées à la main.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Traitez chaque to-do Basecamp comme la référence du travail, puis associez le temps, la personne, le taux et le caractère facturable dans la couche de facturation. Une fois les heures revues, incluez uniquement le travail facturable approuvé dans la facture. Conservez le temps non facturable dans les rapports afin que la marge du projet et les décisions de périmètre reflètent toujours toute la charge de travail.
Choisissez le regroupement qui correspond au processus d'approbation du client. Le regroupement par projet est plus propre pour les petits forfaits récurrents. Le regroupement par tâche explique les livrables. Le regroupement par personne prend en charge les taux basés sur les rôles. Le regroupement par date aide les clients à revoir l'activité par période de facturation. Le regroupement doit rendre la facture plus facile à approuver, et non masquer le travail derrière un total vague.
Marquez le to-do précis comme non facturable lorsque le projet est facturable mais que le travail ne doit pas être facturé. Cela garde les heures visibles pour les rapports tout en les excluant des totaux facturables. Évitez de supprimer ou d'omettre ces heures, car le travail non facturable masqué rend la rentabilité et la revue du périmètre moins exactes.
Utilisez la structure de taux issue de l'accord client. Un taux de projet tarifie toutes les heures facturables à un même montant horaire. Les taux par membre tarifient le travail par personne. Les taux personnalisés pour une tâche conviennent au travail en régie lorsqu'un to-do précis a un prix convenu séparé. Gardez les taux de coût séparés des taux facturables lors de la revue du bénéfice.
La plus grande erreur consiste à facturer le temps avant de vérifier le caractère facturable et les taux. Un projet facturable peut tout de même contenir des to-dos non facturables, et un projet en régie peut inclure des exceptions de taux au niveau des tâches. Revoyez ces paramètres avant de générer la facture afin que le client voie le montant correspondant à l'accord.
Everhour Team Management prend en charge les processus d'approbation et les périodes de temps verrouillées, afin que les responsables puissent revoir les heures soumises avant qu'elles ne soient utilisées pour la facturation. Les administrateurs peuvent également corriger les saisies de temps pour les membres de l'équipe, ce qui garde le dossier de facture propre sans allers-retours répétés.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps facturable non encore facturé et les dépenses facturables non encore facturées, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture. Les postes de facture peuvent être regroupés par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible afin que la sortie corresponde au format de revue du client.
Approuvez le temps Basecamp, verrouillez les périodes revues et envoyez le travail facturable dans les factures avec Everhour, en gardant la facturation client liée à un système d'enregistrement revu.
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