Everhour garde le travail Basecamp suivi lié aux taux, aux budgets et aux rapports afin que la facturation client reste contrôlable.
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Les tâches Basecamp doivent faire l'objet d'un contrôle de facturation avant de devenir des montants facturés au client. Le travail pratique consiste à relier le travail terminé aux heures, au statut de facturation, aux taux et aux détails de contrôle sans perdre le contexte du projet d'origine. Un enregistrement utile nomme le projet Basecamp, la liste, la tâche, le statut de la tâche, la personne, la date, les notes de saisie du temps et la règle commerciale qui rend le temps facturable ou exclu.
La piste de facturation doit garder le travail non facturable visible. Le contrôle interne, les reprises, le temps administratif et l'assistance hors périmètre expliquent souvent la marge, même lorsqu'ils n'ont pas leur place sur la facture. Everhour gère cette distinction au niveau du projet, permet de marquer comme non facturables des tâches spécifiques dans des projets facturables, et prend en charge des taux de tâche personnalisés pour le travail en régie lorsqu'une tâche nécessite une tarification différente.
La configuration des taux détermine la valeur en dollars du travail sur la tâche avant que la facture n'existe. Un projet Basecamp peut être tarifé comme facturable avec un taux horaire de projet, selon le taux horaire du membre, ou comme projet au forfait. Les taux des membres conviennent aux équipes mixtes où un associé principal, un designer et un coordinateur facturent des taux différents. Les taux de projet conviennent aux accords plus simples où tout le travail approuvé utilise un seul taux présenté au client.
Les remplacements au niveau des tâches doivent être réservés à des cas précis, comme une tâche de revue spécialisée tarifée différemment du travail de production ordinaire. Une configuration propre évite les corrections de tableur après coup. Everhour distingue aussi les taux de coût internes des taux de facturation présentés au client, afin que les rapports puissent afficher le coût de la main-d'œuvre, le chiffre d'affaires et le profit sans exposer les colonnes monétaires aux membres ordinaires.
L'enregistrement de facturation devient défendable lorsque les heures approuvées, les taux et les exclusions concordent avant la facturation. Une ligne destinée au client peut regrouper le temps par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, selon le niveau de détail attendu par le client. Les entrées sources doivent tout de même comporter suffisamment de notes pour expliquer le travail si un client demande pourquoi une tâche spécifique a été incluse.
La préparation de la facture doit se concentrer sur le temps et les dépenses facturables non encore facturés. Everhour peut générer des factures à partir du temps et des dépenses non encore facturés sélectionnés, calculer les montants à partir du temps facturable, des taux de projet ou de membre et des dépenses facturables, et exclure le travail non facturable. Une fois le temps inclus sur une facture, Everhour le marque comme facturé afin que les mêmes heures ne réapparaissent pas dans le cycle de facturation suivant.
Un décompte manuel fonctionne pour une facture ponctuelle lorsque le projet comporte peu de tâches, un seul taux et aucune exclusion contestée. Il échoue lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, qu'un client a du travail au forfait et en régie, ou que les managers doivent approuver les heures avant la facturation. Le risque est de ressaisir le même contexte Basecamp dans un tableur et de perdre la raison derrière chaque ligne facturée.
Un processus piloté conserve les tâches Basecamp comme contexte de travail tandis qu'Everhour prend en charge la couche de facturation. Le temps suivi peut passer par les approbations, les rapports fondés sur les taux, les alertes budgétaires, la génération de factures et l'export comptable vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Les heures approuvées et tarifées au taux passent dans la facturation sans reconstruire la facture à partir de notes éparses.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une tâche Basecamp doit entrer dans le contrôle de facturation avec le projet, la liste, le nom de la tâche, la personne, la date, le temps passé, les notes, le statut de facturation et le taux associés. Le contrôleur vérifie ensuite si le travail correspond à l'accord client avant de l'approuver pour facturation. Un contexte de tâche manquant force le contrôleur à reconstituer le montant facturé plus tard.
Une tâche doit être marquée comme non facturable lorsque le projet est facturable mais que cette tâche spécifique doit rester en dehors des montants facturés au client. Les cas courants incluent la coordination interne, les passages en perte ou le travail exclu par l'accord client. Les heures doivent rester visibles en interne, car elles affectent tout de même le coût et la rentabilité du projet.
L'erreur courante consiste à modifier les taux après l'enregistrement des heures sans vérifier la plage de dates concernée. L'historique des taux est important, car le travail plus ancien doit conserver le taux qui s'appliquait lorsqu'il a été effectué. Une modification de taux datée préserve les calculs antérieurs et garde le nouveau travail tarifé selon l'accord mis à jour.
Le meilleur regroupement est celui que le client peut approuver sans explication supplémentaire. Une ligne de facture au niveau du projet convient au travail récurrent simple. Le regroupement par tâche, personne ou date apporte plus de détails lorsque le client examine des livrables ou des rôles spécifiques. Un excès de détail peut ralentir le contrôle lorsque l'accord exige seulement un total de projet.
Le temps facturé et non facturé doit rester séparé, car la facture suivante doit ne prendre que le travail restant non encore facturé. Les combiner crée un risque de double facturation et rend le contrôle du chiffre d'affaires plus difficile. Un rapport de facturation doit afficher le statut de facture à côté du temps facturable, du temps non facturable, du montant facturable et du coût.
Everhour Resource Planning utilise des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les périodes d'indisponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre temps prévu et temps effectivement passé. Cela aide les managers à attribuer le travail Basecamp avec une charge réaliste avant que les heures ne deviennent des enregistrements de facturation et des montants facturés au client.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion sur une facture. Ce statut exclut les heures déjà facturées des sélections ultérieures de temps non encore facturé, afin que la facture suivante commence à partir du travail approuvé restant au lieu d'exiger une vérification manuelle des doublons.
Planifiez le travail Basecamp selon la capacité réelle, puis gardez les heures approuvées liées aux taux, aux factures et aux rapports. Everhour Resource Planning donne aux équipes un chemin plus clair de l'attribution à la livraison facturable.
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