Everhour affiche la capacité et le temps planifié par rapport au temps effectif pendant que les heures hebdomadaires des tâches Basecamp passent par la revue des heures supplémentaires.
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Basecamp contient le contexte de travail : projets, listes de tâches, tâches, responsables, dates d'échéance et statut d'achèvement. La revue des heures supplémentaires commence par rattacher les heures de chaque personne à cette structure, puis par vérifier la semaine dans son ensemble. Un manager a besoin de la date de travail, de la personne, de la tâche et des heures travaillées avant de décider si une saisie relève du temps normal, des heures supplémentaires ou d'une file de corrections.
Pour les projets Basecamp, le dossier d'heures supplémentaires le plus clair utilise la tâche comme point d'ancrage. Le temps rattaché seulement à un message, une note de calendrier ou une discussion séparée devient plus difficile à relier à l'affectation en cours de revue. Si le travail a commencé en dehors d'une tâche, créez ou mettez d'abord à jour la tâche associée, puis enregistrez le temps sur le même projet et la même liste que ceux que le manager examine déjà.
Une feuille de temps d'équipe utile montre plus qu'un total hebdomadaire. Chaque ligne doit contenir la personne, la date, les heures, le projet Basecamp, la liste, la tâche, l'ID de tâche, le statut de tâche et toute note nécessaire pour expliquer le travail. Les rapports Basecamp d'Everhour utilisent les champs projet, tâche, liste, ID de tâche et statut, afin que le dossier de revue puisse suivre la même structure de travail que celle utilisée par les personnes pendant la semaine.
Les saisies au chronomètre, les saisies manuelles et les saisies à date passée méritent une revue séparée, car elles portent des signaux de fiabilité différents. Un chronomètre en cours rattaché à la tâche actuelle donne généralement la piste la plus claire. Une saisie manuelle reste valable lorsqu'une personne a oublié de démarrer un chronomètre, mais elle nécessite la date de travail exacte et une note simple, surtout lorsqu'elle fait basculer la semaine en heures supplémentaires.
Le suivi des heures supplémentaires échoue lorsque le seuil est décidé après la clôture de la semaine. Définissez d'abord la règle quotidienne ou hebdomadaire, en utilisant la catégorie de travailleur, la juridiction, la politique, le contrat et la période de paie qui régissent le dossier. Everhour peut identifier le temps normal, les heures supplémentaires à 1,5x et les heures supplémentaires doubles à 2x lorsque les administrateurs configurent les limites applicables. La revue vérifie ensuite les saisies selon la même norme au lieu de renégocier chaque semaine traitée tardivement.
Séparez les heures de projet, les heures de travail et les congés avant le contrôle de la paie. Everhour permet aux administrateurs de choisir si les heures supplémentaires sont mesurées par rapport aux heures de projet suivies ou aux heures pointées au travail, et les congés peuvent apparaître dans les totaux bruts des feuilles de temps selon la capacité de travail de chaque membre. Cette distinction compte lorsqu'un responsable du contrôle de la paie sépare le temps payé non travaillé des heures réellement travaillées.
Une feuille de calcul d'une semaine suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide pour une personne, un projet et aucune modification tardive. Un processus encadré prend le relais lorsque plusieurs contributeurs soumettent du temps, que les managers approuvent ou rejettent des saisies, et que la comptabilité ou la paie a besoin de la version finale. Le temps soumis ne doit plus être modifié pendant que le manager l'examine ; le temps approuvé doit rester verrouillé pour les membres non administrateurs.
Everhour transforme les heures Basecamp en dossier opérationnel revu grâce à la soumission des feuilles de temps, à l'approbation, aux corrections rejetées ou partiellement approuvées, aux périodes verrouillées et aux modifications d'administrateur lorsqu'un nettoyage est nécessaire. Les rapports, les feuilles de temps d'équipe et les journaux complets de l'équipe peuvent être exportés pour le passage de relais suivant. Les contrôles Basecamp intégrés fonctionnent via l'extension de navigateur Everhour ; l'intégration ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Passez en revue les heures supplémentaires depuis la feuille de temps hebdomadaire, puis revenez au projet, à la liste et à la tâche Basecamp associés à chaque journée au total élevé. L'approbateur doit confirmer la personne, la date de travail, les heures travaillées, le statut de la tâche et toute note expliquant le temps supplémentaire. Un total sans piste liée à une tâche est insuffisant pour le contrôle de la paie et de la facturation.
Utilisez le projet, la liste de tâches, le titre de la tâche, le responsable, la date d'échéance ou la plage de dates, le statut d'achèvement, la date de travail et les heures travaillées. Les notes doivent expliquer la raison du travail tardif, de la résolution d'un blocage, d'une demande client ou d'un passage de relais si ce détail affecte l'approbation. Gardez le même schéma de nommage chaque semaine afin que le manager puisse filtrer le dossier par personne ou par projet.
L'approbateur doit être la personne disposant d'assez de contexte pour juger à la fois le travail et le passage de relais vers la paie. Pour un projet client, il s'agit généralement du chef de projet ou du responsable de département, la comptabilité utilisant ensuite le dossier approuvé. Le responsable de la revue doit décider si une saisie est acceptée, rejetée pour correction ou approuvée seulement en partie.
Verrouillez les heures supplémentaires approuvées après la fermeture de la fenêtre de revue et avant que la paie, la facturation ou les rapports client n'utilisent les totaux. Les modifications tardives après export créent deux dossiers pour la même semaine : la version envoyée en aval et la version désormais visible dans la feuille de temps. Une correction doit rouvrir le chemin de revue au lieu de modifier silencieusement le chiffre final.
L'erreur la plus facile à commettre consiste à approuver un total hebdomadaire sans vérifier les dates et affectations sous-jacentes. Une personne peut atteindre les heures supplémentaires parce qu'une journée a dépassé le temps prévu, que plusieurs journées ont légèrement dépassé le temps prévu, ou qu'une saisie manuelle a été placée à la mauvaise date. Le dossier doit montrer les heures réellement travaillées, le temps payé non travaillé et l'élément de travail Basecamp rattaché à chaque saisie.
Everhour Resource Planning montre la charge de travail sur des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre planifié et effectif. Un manager peut repérer les semaines surallouées avant l'arrivée des feuilles de temps, puis ajuster les affectations sur les projets Basecamp avant que les heures supplémentaires ne deviennent le plan de secours par défaut.
Everhour prend en charge la soumission des feuilles de temps, l'approbation par le manager, le rejet, l'approbation partielle et les périodes verrouillées pour les semaines terminées. Le temps soumis reste verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres non administrateurs, afin que les corrections d'administrateur puissent passer par un processus de nettoyage contrôlé avant l'export des rapports de paie ou de facturation.
Planifiez les charges de travail Basecamp avec Everhour Resource Planning, comparez la capacité planifiée au temps suivi et gardez les heures supplémentaires visibles avant que les heures approuvées ne deviennent des dossiers de paie ou de facturation.
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