Everhour applique des tarifs facturables au temps suivi sur les to-dos Basecamp, avec validations et rapports prêts pour la facturation client.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
La facturation client commence avec la structure de travail Basecamp que votre équipe utilise déjà : projets, listes, to-dos, responsables, dates d'échéance, notes et statut d'achèvement. Le dossier de facturation doit contenir suffisamment de détails pour relier chaque montant à un travail reconnaissable. Les colonnes des rapports Basecamp d'Everhour incluent le projet, le to-do, la liste, l'identifiant de tâche et le statut de la tâche, ce qui maintient le contrôle de la facture lié à la structure du projet.
La distinction entre travail facturable et non facturable compte parce que les factures client doivent inclure le travail facturable sans masquer l'effort interne. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable en définissant le caractère facturable au niveau du projet, en marquant certaines tâches comme non facturables dans des projets facturables et en appliquant des tarifs de tâche personnalisés pour le travail en régie. Cette structure maintient les totaux présentés au client séparés de la planification interne, du contrôle et de l'analyse de rentabilité.
La configuration des tarifs doit correspondre à l'accord commercial avant que les heures n'atteignent le rapport de facturation. Un projet peut être tarifé par tarif horaire de projet, tarif horaire de membre ou forfait fixe dans Everhour. La facturation au tarif de projet fonctionne lorsque chaque heure a le même prix client. La facturation au tarif de membre fonctionne lorsque les rôles ou les personnes appliquent des prix différents. Les tarifs de tâche personnalisés conviennent au travail en régie lorsqu'une tâche spécifique nécessite son propre tarif de facturation.
Le coût interne et le tarif facturable présenté au client doivent rester séparés. Le taux de coût représente la dépense de main-d'œuvre derrière le travail ; le tarif facturable représente ce qui est facturé au client. Everhour peut appliquer des tarifs par personne par défaut, des exceptions par projet et des changements de tarif datés, afin que les anciens rapports conservent le tarif qui s'appliquait lorsque le travail a été effectué. Cela empêche une mise à jour du tarif actuel de réécrire la base de la facture du mois dernier.
Un dossier de facturation client défendable fait plus que totaliser les heures. Il affiche le projet Basecamp, le to-do, la liste, l'identifiant de tâche, le statut de la tâche, le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et les commentaires lorsque le client a besoin de contexte. Les commentaires doivent décrire le travail réalisé, et non répéter le titre de la tâche. Les saisies vagues créent des litiges évitables lorsque la facture arrive chez un validateur qui n'était pas chaque jour dans le projet.
La transmission à la facturation doit aussi protéger contre la double facturation. Everhour permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser la répartition et de générer une facture tout en excluant le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Une fois que le temps apparaît sur une facture, Everhour le marque comme facturé afin qu'il ne revienne pas dans le cycle de facturation suivant.
Un décompte de facturation ponctuel suffit lorsqu'une personne termine un petit projet, confirme chaque to-do à la main et envoie une facture simple à partir d'une courte plage de dates. Cette approche se fragilise lorsque plusieurs personnes suivent du temps, que les tarifs varient selon la personne ou la tâche, que le travail non facturable doit tout de même rester visible ou qu'un manager doit valider les heures avant que le service financier facture le client.
Everhour crée le processus maîtrisé : les to-dos Basecamp restent là où l'équipe travaille, les contrôles de suivi intégrés capturent le temps via l'extension de navigateur, et les heures validées alimentent les rapports, les budgets et la génération de factures sans ressaisie. Everhour Resource Planning ajoute des chronologies visuelles, des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre planifié et réalisé afin que les revues de dotation en personnel restent ancrées avant le début de la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Organisez la facturation autour du projet Basecamp, puis contrôlez les to-dos, les listes, le statut des tâches, le temps suivi, le caractère facturable et les commentaires qui appuient la facture. Le client doit voir suffisamment de détails pour comprendre le montant sans recevoir le bruit de la planification interne. Conservez le travail non facturable dans le rapport interne afin que les revues de marge et de charge de travail restent exactes.
Le caractère facturable doit commencer au niveau du projet dans Everhour. Un projet peut utiliser une facturation au tarif horaire de projet, au tarif horaire de membre ou au forfait fixe. Dans un projet facturable, un to-do spécifique peut être marqué non facturable lorsque le travail doit rester hors de la facture. Pour les projets au tarif de membre, définir le tarif de projet d'un membre à 0 rend le temps de ce membre non facturable.
Les changements de tarif nécessitent une date d'effet. Everhour peut appliquer un nouveau tarif à partir d'une date choisie, ce qui préserve les anciens calculs pour les rapports et les factures liés à un travail antérieur. Sans historique de tarifs daté, une équipe risque de retarifer un travail terminé après la modification du tarif commercial. Contrôlez les tarifs de projet, de membre et de tâche personnalisés avant de valider une période de facturation.
Utilisez le nom du projet Basecamp, le nom du to-do, la liste, l'identifiant de tâche et le statut de la tâche pour relier le travail facturé au dossier du projet. Les rapports Everhour peuvent aussi utiliser des colonnes telles que les commentaires, le temps facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, le chiffre d'affaires et le profit. Le rapport de facturation le plus solide sépare les montants présentés au client du travail interne non facturable.
Les totaux de facturation dérivent lorsque les équipes facturent un total de feuille de calcul qui n'a pas été rapproché des to-dos non facturables, des exceptions de tarif et du temps déjà facturé. Contrôlez la période de facturation avant la génération de la facture, confirmez les bons tarifs de projet ou de membre et excluez les tâches internes. Une revue visible du temps non facturé empêche les mêmes heures d'apparaître dans deux cycles de facturation.
Everhour Resource Planning fournit aux managers des chronologies visuelles, des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre planifié et réalisé. Ce contexte de planification aide les équipes à comparer la charge de travail attendue avec le temps contrôlé ensuite pour la facturation, en particulier lorsque plusieurs personnes contribuent au même compte client.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable non facturé et les dépenses facturables non facturées en factures. Les utilisateurs peuvent prévisualiser la répartition, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne ou date, et exporter les brouillons de factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Planifiez la capacité, suivez les heures Basecamp validées et envoyez des dossiers de facturation prêts pour facture via Everhour pour une facturation client plus nette.
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