Everhour ajoute des feuilles de temps approuvées et des contrôles de facturation aux to-dos Basecamp afin que les heures approuvées puissent étayer la facturation client.
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Les to-dos Basecamp deviennent un montant clair dû par un client uniquement lorsque l'enregistrement du temps relie le travail aux décisions de facturation. Le travail pratique consiste à regrouper le temps par projet, liste et to-do, puis à séparer les heures qui doivent figurer sur la facture des heures qui restent visibles uniquement pour contrôle. Traitez l'enregistrement de facturation comme une pièce justificative de facture, pas comme un simple récapitulatif du temps.
La piste doit répondre aux questions qu'un client ou un approbateur pose avant paiement : quel to-do a été traité, qui a effectué le travail, la date, les heures, la note, le statut de facturation et la source du tarif. Un enregistrement propre conserve aussi le contexte du projet Basecamp intact, de sorte que la facture corresponde à la structure de travail utilisée par l'équipe pendant la livraison. Les contrôles Basecamp d'Everhour passent par l'extension de navigateur.
Les montants facturés au client nécessitent une règle de tarif avant le démarrage du premier chronomètre. Everhour valorise un projet Basecamp connecté au moyen d'un tarif horaire de projet, d'un tarif horaire de membre ou d'un forfait. Pour les prestations en régie, les administrateurs peuvent ajouter des tarifs personnalisés au niveau des tâches pour un to-do précis qui nécessite un prix client différent. Les projets à tarifs par membre peuvent aussi utiliser un tarif de 0 pour une personne dont le temps ne doit pas augmenter le montant facturable.
Chaque ligne de facture doit pouvoir être rattachée à la règle qui l'a créée. Une ligne utile peut afficher le projet, le to-do, la liste, la personne, la date, les heures, le caractère facturable et la base tarifaire, comme le tarif du projet, le tarif du membre ou le tarif personnalisé de la tâche. Les commentaires doivent expliquer suffisamment le travail pour le contrôle. La configuration des tarifs porte la logique de prix, afin que la facture ne dépende pas d'une note pour justifier le prix.
La facturation client devient plus nette lorsque le travail exclu reste visible à côté du travail facturable. Un to-do Basecamp non facturable dans un projet facturable doit rester dans le rapport afin que la personne chargée du contrôle puisse voir l'effort total, le sous-ensemble facturable et la raison pour laquelle la facture exclut certaines heures. Masquer le travail exclu rend les heures radiées et le travail interne plus difficiles à expliquer ensuite.
L'erreur fréquente consiste à traiter le caractère facturable comme une note textuelle. Dans Everhour, le statut de facturation commence au niveau du projet, avec des contrôles du temps non facturable au niveau des tâches pour les to-dos exclus et des règles de tarif pour le travail qui nécessite une tarification différente. Cette structure permet à un rapport d'afficher Temps facturable, Temps non facturable, Montant facturable et Coût sans demander à la personne qui contrôle la facture d'interpréter manuellement les commentaires.
Une feuille de facturation ponctuelle suffit pour une petite mission client avec quelques saisies contrôlées et une simple transmission au service comptable. Elle ne suffit plus dès que plusieurs personnes saisissent des heures, que les managers doivent approuver le temps, que les tarifs varient par projet ou par personne, ou que le client attend des justificatifs reliant chaque montant à un to-do et à une date.
Everhour transforme ce décompte manuel en un flux de travail dans lequel les heures des projets Basecamp passent par l'approbation des feuilles de temps avant la facturation. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et les saisies approuvées restent verrouillées pour les membres standard. Le temps approuvé et valorisé par tarif peut ensuite alimenter la préparation des factures sans ressaisir les mêmes heures dans une feuille de facturation séparée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par l'accord client, puis rattachez chaque montant au projet, à la liste et au to-do Basecamp qui ont produit le travail. Ajoutez la personne, la date, les heures, les notes, le caractère facturable et la source du tarif avant de préparer la facture. L'enregistrement doit permettre à une personne chargée du contrôle de rattacher chaque montant à un élément précis du travail livré.
Gardez les heures hors de la facture lorsque le contrat, la politique du projet ou la décision d'approbation les exclut des montants facturés au client. Laissez ces heures visibles comme temps non facturable afin que le rapport affiche toujours l'effort total. Les saisies supprimées ou masquées affaiblissent le contrôle de l'utilisation, de la marge et du périmètre, car l'équipe perd le travail qui explique les heures radiées.
Utilisez un tarif de projet lorsque chaque heure facturée porte le même prix client. Utilisez des tarifs par membre lorsque le client attend des prix différents selon les personnes. Ajoutez des tarifs personnalisés au niveau des tâches uniquement pour le travail qui a un prix spécifiquement convenu, car trop d'exceptions ralentissent le contrôle des factures et rendent l'audit plus difficile.
Incluez le nom du projet, le to-do, la liste ou section, la personne, la date, les heures, le statut et une courte note qui identifie le travail. Ajoutez le statut d'approbation avant la facturation afin que le rapport montre qu'un manager a contrôlé le temps. La source du tarif doit aussi figurer dans les justificatifs, en particulier lorsque des tarifs de projet, de membre et de tâche apparaissent ensemble.
Le mélange de temps approuvé et non approuvé crée le plus grand problème de rapprochement. Le total de la facture peut correspondre aux heures dans un export tout en échouant au contrôle si des modifications tardives, des saisies rejetées ou des heures déjà facturées restent dans le jeu de données. Clôturez d'abord la période de contrôle, puis préparez la facture à partir des saisies approuvées et non facturées.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et les heures travaillées par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps au contrôle. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement les saisies soumises, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard avant son utilisation pour la facturation ou le reporting.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps facturable non facturé et les dépenses non facturées, de prévisualiser le détail et de générer une facture à partir du travail approuvé. Une fois le temps inclus, Everhour le marque comme facturé afin que les mêmes saisies n'apparaissent pas dans une facture future.
Soumettez les heures hebdomadaires des projets Basecamp au contrôle, approuvez, rejetez ou approuvez partiellement le temps soumis, et verrouillez les saisies approuvées avant la facturation. Everhour garde les heures Basecamp approuvées prêtes pour la facturation client.
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