Everhour intègre les entrées d'absence dans les feuilles de temps d'équipe pour le travail Basecamp, en gardant les heures approuvées prêtes pour le contrôle de la paie.
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Les managers ont besoin d'une vue hebdomadaire qui explique la disponibilité de l'équipe sur les projets Basecamp. Basecamp contient les projets, les listes de tâches, les tâches, les personnes assignées, les dates d'échéance, les fichiers, les plannings et les discussions de projet. Les congés appartiennent au même cycle de contrôle que le temps de travail suivi, car le contrôle de la paie et de la dotation en personnel doit séparer les heures de projet, les heures travaillées et les heures d'absence.
Un dossier utile montre la personne, la semaine, le contexte du projet, le travail suivi et les congés approuvés. Cela donne à la personne chargée du contrôle un total complet sans forcer l'absence dans une tâche de projet. Pour le contrôle de la paie, le dossier hebdomadaire doit montrer qui a soumis du temps, quelles entrées ont été approuvées et si une correction tardive a modifié les totaux après contrôle.
Un cycle hebdomadaire fiable commence lorsque les membres de l'équipe saisissent les heures de projet sur les tâches Basecamp et enregistrent les congés dans la même période de feuille de temps. Les managers contrôlent les totaux par personne, comparent la capacité attendue avec le temps soumis et renvoient les entrées qui doivent être corrigées avant que la paie ou le reporting client ne les utilise.
L'étape d'approbation est importante, car le temps soumis et approuvé ne doit plus bouger. Les membres standard ne doivent pas continuer à modifier les entrées après qu'un manager a approuvé la semaine. Si une période approuvée nécessite une correction, un administrateur doit effectuer la modification avec une trace d'audit claire, puis relancer le rapport ou l'export concerné avant que quiconque utilise le dossier pour la paie, la facturation ou les décisions de dotation en personnel.
Les heures d'absence expliquent la capacité, mais elles ne doivent pas gonfler un projet client, une tâche Basecamp ou une estimation de tâche. Une semaine avec 32 heures de projet et 8 heures de congés payés raconte une autre histoire que 40 heures imputées à un seul projet.
Utilisez le temps de projet pour le travail effectif sur les tâches Basecamp. Utilisez les congés pour les vacances, les arrêts maladie, les jours fériés ou toute autre absence hors projet. Si votre équipe contrôle les heures travaillées et les heures de projet, gardez les deux visibles afin que le manager puisse voir la semaine complète tout en préservant des totaux de projet exacts.
Un dossier ponctuel suffit lorsque vous devez seulement noter une absence pour une petite équipe ou exporter une seule vue hebdomadaire. Un processus de travail encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les managers l'approuvent, que les périodes sont verrouillées après contrôle et que la paie ou la facturation dépend de la stabilité des mêmes chiffres.
Everhour prend en charge ce processus de travail encadré avec les approbations de feuilles de temps, les périodes verrouillées, la correction du temps par les administrateurs, les exports de feuilles de temps d'équipe et les congés inclus dans les totaux bruts des feuilles de temps selon la capacité de travail de chaque membre. Everhour Expenses suit les coûts de projet avec reçus, catégories basées sur des unités, contrôles d'inclusion budgétaire, intégration de factures et rapports de dépenses pour le remboursement et l'analyse de rentabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les congés doivent être contrôlés avant que le manager n'approuve le total hebdomadaire. L'absence explique pourquoi une personne a moins d'heures de projet, et les heures de projet montrent quelles tâches Basecamp ont reçu du travail effectif. Contrôler les deux ensemble garde la capacité, le contexte de paie et le reporting client cohérents avant la clôture de la période.
Les jours fériés payés doivent apparaître dans la même période de contrôle hebdomadaire que les heures de projet associées lorsque l'équipe utilise les totaux bruts des feuilles de temps pour le contrôle de la paie. Gardez l'entrée de jour férié séparée des tâches Basecamp afin que le total hebdomadaire reflète le temps payé tandis que les rapports de projet affichent toujours uniquement le travail effectivement réalisé.
Le dossier doit montrer la personne, la date, la catégorie de congé, les heures et la semaine soumise. Les managers ont aussi besoin des heures de projet dans la même période de contrôle afin de pouvoir comparer l'absence avec la capacité attendue. Les notes manquantes comptent moins que les dates incorrectes, car les erreurs de date déplacent les heures dans la mauvaise semaine de paie.
Une absence sur une partie de la semaine doit figurer à côté des heures de projet de la personne pour la même semaine. Par exemple, 24 heures de projet et 16 heures de congés approuvés doivent rester dans deux catégories. Cette structure aide le manager à confirmer la disponibilité totale de la personne sans affecter l'absence à une tâche Basecamp.
Les modifications tardives changent les totaux après que quelqu'un a déjà utilisé la feuille de temps pour la paie, la facturation ou le contrôle de la dotation en personnel. Les périodes approuvées doivent rester verrouillées pour les membres standard. Si une absence a été oubliée ou saisie à la mauvaise date, un administrateur doit la corriger délibérément et actualiser tout rapport ou export concerné.
Everhour Expenses suit les coûts de projet aux côtés des heures facturables, en utilisant des reçus, des catégories basées sur des unités, des paramètres d'inclusion budgétaire, l'intégration de factures et des rapports de dépenses. Cela donne aux managers un processus de coûts séparé pour le remboursement et l'analyse de rentabilité sans transformer les dépenses en entrées de feuille de temps.
Everhour Timesheets permet aux membres de l'équipe de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures travaillées pour contrôle, puis les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est verrouillé pour les membres standard, tandis que les administrateurs peuvent corriger les entrées lorsqu'un dossier de paie ou de facturation nécessite une correction.
Suivez les absences, le temps de projet et les dépenses de projet au moyen de processus contrôlés. Everhour relie le travail Basecamp aux approbations, aux périodes verrouillées, aux exports et aux rapports de dépenses pour un contrôle plus propre de la paie et de la rentabilité.
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