Everhour prend en charge le suivi de l'utilisation avec des paramètres de capacité hebdomadaire, mais le dénominateur nécessite tout de même une politique d'entreprise claire.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
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Un taux d'utilisation de 100 % signifie que les heures facturables sont égales au dénominateur utilisé pour les heures disponibles. Le résultat ne signifie pas toujours qu'une personne a facturé chaque heure d'une semaine de 40 heures. Il signifie que le numérateur et le dénominateur correspondent selon la définition choisie par l'entreprise. Une personne avec 35 heures facturables peut afficher une utilisation de 100 % si le dénominateur est de 35 heures nettes disponibles.
Le piège consiste à traiter 100 % comme un objectif automatique. Le travail de services professionnels nécessite tout de même du temps pour la formation, les réunions internes, les propositions, la gestion, la revue qualité et la récupération après des périodes de livraison intenses. Un objectif durable de 100 % ne laisse généralement aucune marge pour les obligations non facturables ni pour la planification normale des absences.
Utilisez cette formule : taux d'utilisation = heures facturables ÷ heures disponibles × 100. Les heures disponibles peuvent désigner la capacité brute, les heures nettes disponibles après les congés payés et les jours fériés, ou le total des heures enregistrées, mais chaque dénominateur répond à une question de gestion différente. Nommez le dénominateur sur chaque chiffre d'utilisation.
Par exemple, un consultant dispose de 40 heures de capacité brute sur une semaine et de 5 heures de congés payés approuvées, ce qui laisse 35 heures nettes disponibles. Si le consultant enregistre 35 heures facturables, l'utilisation nette est de 100 %. La même semaine est à 87,5 % par rapport à la capacité brute. À un tarif de facturation de 160 $, ces 35 heures facturables représentent une valeur facturable de 5 600 $.
Un chiffre de 100 % peut être exact tout en restant trompeur. La capacité brute utilise l'ensemble du planning de travail avant de soustraire les périodes d'absence. Les heures nettes disponibles soustraient les congés payés approuvés, les jours fériés, les congés sans solde et les autres absences définies par la politique. Le total des heures enregistrées utilise le temps enregistré comme dénominateur et peut masquer le temps manquant, car les heures non suivies disparaissent du calcul.
Aux États-Unis, la FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein ; la capacité à temps plein relève donc d'une politique de l'employeur plutôt que d'un seuil légal fédéral. De nombreuses entreprises utilisent 40 heures hebdomadaires comme capacité brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Cette base de 40 heures équivaut à 2 080 heures brutes annuelles avant que les politiques de congés de l'entreprise ne réduisent la disponibilité.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous devez vérifier une personne, une semaine ou un projet avec des heures facturables et disponibles connues. Il suffit aussi lorsque vous voulez comparer l'utilisation brute avec l'utilisation nette avant de choisir une politique de reporting.
Un workflow géré est nécessaire lorsque l'utilisation influe sur la dotation en personnel, les approbations, les budgets ou les discussions de performance. Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir la capacité hebdomadaire par membre, d'approuver les feuilles de temps, de verrouiller les périodes terminées, de corriger les saisies de temps et de regrouper les équipes pour le reporting, afin que l'utilisation suive la même politique entre les personnes et les périodes.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Uniquement si le dénominateur est la capacité brute planifiée. Une personne avec 40 heures facturables par rapport à 40 heures de capacité brute a une utilisation brute de 100 %. Une personne avec 35 heures facturables par rapport à 35 heures nettes disponibles a également une utilisation nette de 100 %, même lorsque le planning hebdomadaire initial était de 40 heures.
Un objectif durable de 100 % ne laisse aucune marge planifiée pour le travail non facturable, les congés payés, les jours fériés, la formation, la gestion, le soutien aux ventes ou la récupération du planning. Les rôles de livraison nécessitent souvent une utilisation plus élevée que les rôles de gestion ou de développement commercial, mais l'objectif reste un choix de référence d'entreprise ou de secteur, et non une exigence légale américaine.
Le dénominateur a changé. Dans l'exemple ci-dessus, 35 heures facturables divisées par 35 heures nettes disponibles égalent 100 %. Les mêmes 35 heures facturables divisées par 40 heures de capacité brute égalent 87,5 %. Les deux chiffres sont mathématiquement corrects, mais ils répondent à des questions différentes.
Les congés payés et les jours fériés doivent réduire les heures disponibles lorsque le rapport utilise un dénominateur d'heures nettes de travail. La FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés fédéraux ou autres ; les congés payés dans le secteur privé relèvent donc généralement d'une politique, d'un contrat ou d'une loi distincte. Appliquez la même politique dans toute l'équipe.
Le total des heures enregistrées peut être utilisé pour un rapport de part facturable, mais il est moins robuste pour la planification de capacité. Si une personne oublie d'enregistrer 4 heures non facturables, le dénominateur diminue et l'utilisation augmente artificiellement. Les dénominateurs fondés sur la capacité gardent le temps manquant visible, car ils comparent le travail facturable à la disponibilité attendue.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir la capacité hebdomadaire par membre, d'approuver les feuilles de temps, de verrouiller les périodes après approbation et de corriger les saisies avant que les rapports n'utilisent les données. Ces contrôles maintiennent les heures facturables et les heures disponibles alignées sur la même politique d'équipe.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec colonnes, regroupements, filtres et plages de dates. Les équipes peuvent regrouper les données liées à l'utilisation par membre, projet, client ou groupe d'équipe, et exporter les rapports pour examen.
Définissez la capacité hebdomadaire, approuvez les feuilles de temps et verrouillez les périodes terminées avant que l'utilisation n'influe sur les décisions de dotation en personnel. Everhour donne aux équipes un workflow de gestion cohérent pour le suivi de l'utilisation.
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