Google Sheets gère les calculs de capacité, tandis qu'Everhour Reporting transforme le temps approuvé en rapports groupés et en exports.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
Moyenne du secteur pour les agences : 75 à 85 %
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Un tracker de capacité Google Sheets répond à une question pratique : quelle part de la capacité de travail disponible a été consacrée au travail facturable pour une personne, un rôle, une équipe, un projet ou une période. La feuille commence généralement par une table source plate contenant la date, la personne, le rôle, l'équipe, le projet, les heures, l'indicateur facturable, le PTO et le statut de jour férié. Les tableaux croisés dynamiques ou les agrégations QUERY résument ensuite les lignes en vues de capacité exploitables.
Le dénominateur américain est un choix de politique défini par l'entreprise, et non une règle fédérale sur le temps plein. Le FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein ou à temps partiel. De nombreuses entreprises utilisent 40 heures hebdomadaires comme capacité brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Une base de 40 heures équivaut à 2 080 heures annuelles brutes avant PTO, jours fériés, congés sans solde et autres temps non travaillés.
Google Sheets peut calculer les heures facturables avec SUMIFS en additionnant une colonne d'heures uniquement lorsque les lignes correspondent au statut facturable, à la personne, au projet, au rôle, à l'équipe ou à la plage de dates. Il peut construire la capacité de travail avec une structure telle que `NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays) * daily_capacity_hours - PTO_hours`. Le week-end par défaut de NETWORKDAYS est le samedi et le dimanche ; les entreprises ayant des week-ends différents ont donc besoin de NETWORKDAYS.INTL.
La feuille a également besoin de libellés contrôlés. Les listes déroulantes ou la validation des données empêchent les valeurs facturable, non facturable, PTO, jour férié, projet et rôle de répartir les totaux entre des textes incohérents. Si les saisies de temps, les PTO, les jours fériés ou les tables de capacité se trouvent dans des fichiers séparés, IMPORTRANGE peut importer les plages une fois l'accès accordé. Les tableaux de bord importés ne sont pas en temps réel, car IMPORTRANGE vérifie les mises à jour toutes les heures lorsque le document de destination est ouvert et peut accumuler du retard avec des imports chaînés.
La formule principale est les heures facturables divisées par les heures disponibles. Supposons qu'un consultant ait 20 jours ouvrés dans un mois, 8 heures de capacité quotidienne, 16 heures de PTO et 8 heures de jour férié. La capacité disponible est de 20 * 8 = 160 heures brutes, puis 160 - 24 = 136 heures disponibles après les congés et les jours fériés. Avec 102 heures facturables, l'utilisation est de 102 / 136 = 0,75, soit 75 %.
Une formule Google Sheets doit se protéger contre un dénominateur nul, car DIVIDE ne peut pas utiliser 0 comme diviseur. Les périodes sans heures disponibles doivent renvoyer une cellule vide, être exclues ou afficher un libellé de statut clair plutôt qu'un faux pourcentage d'utilisation. Les congés payés et les jours fériés payés ne sont pas exigés par le FLSA pour les employeurs privés ; la feuille doit donc suivre la politique de l'entreprise, les conditions contractuelles ou une autre règle applicable lorsqu'elle soustrait les congés de la capacité.
Un calcul ponctuel dans Google Sheets suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide de l'utilisation mensuelle, d'un postmortem de projet ou d'une synthèse pour une petite équipe avec des lignes sources propres. La feuille s'arrête là où commencent la revue et le contrôle. Les modifications manuelles, les imports retardés, les libellés incohérents et les approbations manquantes changent le résultat même lorsque la formule elle-même est correcte.
Un workflow géré convient aux équipes qui utilisent l'utilisation pour la facturation, la planification des effectifs, la revue de paie ou les rapports de rentabilité. Everhour Reporting peut grouper le temps enregistré par projet, client, membre, temps facturable, coûts de main-d'œuvre, métriques de budget et champs d'intégration, puis exporter des rapports CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne à l'utilisateur de la feuille de calcul une source plus propre pour l'analyse sans transformer la feuille en système de référence.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une table source pratique nécessite un en-tête par colonne, avec des champs tels que la date, la personne, le rôle, l'équipe, le projet, les heures, l'indicateur facturable, le PTO et le statut de jour férié. Les agrégations par tableau croisé dynamique nécessitent des en-têtes, et des en-têtes propres rendent également les instructions QUERY plus faciles à maintenir. Des champs supplémentaires comme le client, le service ou le statut d'approbation aident lorsque le même tracker prend en charge la facturation, la planification des effectifs et les rapports de gestion.
Google Sheets calcule l'utilisation facturable en divisant les heures facturables additionnées par les heures disponibles sélectionnées. SUMIFS peut filtrer la table des heures par statut facturable, personne, projet, rôle, équipe et plage de dates. Les heures disponibles peuvent provenir de la capacité planifiée, des jours ouvrés nets ou d'une table de politique définie par l'entreprise. Le pourcentage change dès que l'un des deux côtés de cette fraction change.
Une personne en congé complet, hors de la plage de dates ou sans capacité attribuée peut avoir zéro heure disponible pour une période. Diviser par zéro produit une erreur, pas un taux d'utilisation significatif. Une bonne feuille renvoie une cellule vide, exclut le résultat ou affiche un statut tel que aucune capacité disponible, afin que le tableau de bord ne traite pas un résultat invalide comme une sous-utilisation.
NETWORKDAYS peut compter les jours ouvrés entre une date de début et une date de fin tout en excluant une plage de jours fériés, puis la feuille peut multiplier ces jours par les heures de capacité quotidienne. Le week-end par défaut est le samedi et le dimanche. Les équipes ayant des modèles de week-end différents doivent utiliser NETWORKDAYS.INTL afin que le dénominateur reflète le calendrier de travail réel.
Les données importées peuvent prendre du retard. IMPORTRANGE vérifie les mises à jour toutes les heures lorsque le document de destination est ouvert, et les imports chaînés peuvent ajouter des délais. Un tracker alimenté par des saisies de temps, des PTO, des jours fériés ou des lignes de capacité importés doit afficher une date d'actualisation ou une étape de revue avant que quiconque utilise le résultat d'utilisation pour la facturation, la planification des effectifs ou la revue de paie.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables avec 45+ colonnes. Vous pouvez grouper et filtrer par projet, client, membre, temps facturable, coûts de main-d'œuvre, métriques de budget et champs personnalisés d'intégration, puis exporter des fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF pour l'analyse dans une feuille de calcul.
Everhour peut envoyer des rapports enregistrés par e-mail une fois ou selon un calendrier récurrent avec les destinataires, l'objet, le texte du message et le moment de livraison sélectionnés. Ce workflow prend en charge les revues régulières de capacité lorsque les managers ont besoin des mêmes entrées d'utilisation par semaine, mois, équipe ou projet sans reconstruire le rapport à chaque période.
Transformez le temps suivi en rapports d'utilisation groupés, puis exportez les chiffres pour revue dans une feuille de calcul. Everhour Reporting donne aux équipes des données de capacité récurrentes plus propres pour les décisions de facturation, de planification des effectifs et de rentabilité.
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