Everhour enregistre les heures par tâche et par projet dans les processus Basecamp, puis garde les feuilles de temps hebdomadaires des employés prêtes pour revue.
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Vous avez besoin d'un dossier d'équipe qui montre qui a travaillé, où le travail a eu lieu et quelles heures soumises sont prêtes pour revue. Une feuille de temps des employés pratique relie chaque entrée au projet Basecamp, au contexte de la tâche à faire ou de la liste, à la date, aux heures effectivement travaillées et à toute note qui explique l'entrée. Ce dossier permet à un réviseur de comparer les heures soumises au travail attribué avant que la paie, la facturation ou les rapports de projet n'utilisent les totaux.
Basecamp fournit la structure du travail dans ce processus. Les projets, listes, tâches à faire, responsables, échéances, sous-tâches et statuts d'achèvement donnent du contexte à chaque entrée. Everhour ajoute la couche de temps des employés à cette structure au moyen de contrôles web intégrés, afin que les employés suivent le temps sur l'élément Basecamp qu'ils ont traité au lieu de classer toute une semaine sous une étiquette de projet générale.
Une grille hebdomadaire utile groupe le temps par personne et par date, puis rattache les entrées aux noms de projet, de liste et de tâche à faire Basecamp. Les champs de rapport Basecamp d'Everhour incluent le projet, la tâche à faire, la liste, l'ID de tâche et le statut de tâche. Gardez une ligne par bloc de travail significatif lorsqu'une tâche change de responsable, de statut ou d'objectif.
Pour la revue d'équipe, exigez les champs qui restent disponibles après export et lors de questions ultérieures : employé, date, heures effectivement travaillées, projet Basecamp, tâche à faire, liste ou section, ID de tâche, statut de tâche et une courte note de travail lorsque le titre seul n'est pas clair. Les entrées de chronomètre et les entrées manuelles doivent rester distinguables, car une semaine renseignée après coup nécessite une revue plus attentive qu'un travail capturé au moment où il a eu lieu.
Everhour Timesheets prend en charge le cycle de revue après la soumission d'une semaine par les employés. Le réviseur vérifie les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituels, les entrées sur la mauvaise tâche à faire Basecamp et le temps qui entre en conflit avec des absences connues. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis et prévenir l'employé lorsqu'une entrée précise doit être corrigée.
Le temps approuvé doit être verrouillé pour les membres standard afin que les équipes de paie et de facturation ne reçoivent pas des totaux mouvants. Les corrections administrateur doivent toujours laisser une trace visible : la personne concernée par la correction, l'entrée modifiée, la nouvelle valeur et la raison. Un processus de correction clair protège le dossier sans obliger chaque faute de frappe ou entrée de chronomètre omise à passer par un long fil d'e-mails.
Une feuille de temps ponctuelle convient à un prestataire indépendant, à un court projet interne ou à un simple récapitulatif hebdomadaire lorsque personne d'autre ne modifie le dossier. Le suivi du temps des employés demande davantage dès que plusieurs personnes soumettent du temps, que des managers l'approuvent, que la comptabilité l'exporte ou que des clients contestent une facture. Le passage de relais compte autant que les heures.
Everhour prend en charge le processus encadré en ajoutant des contrôles web Basecamp via l'extension de navigateur, des options de chronomètre et de saisie manuelle, des approbations de feuilles de temps, des périodes verrouillées, des rappels et des corrections administrateur. Le même temps suivi peut alimenter les rapports, les budgets, les factures et le contrôle de la paie sans reconstruire les dossiers hebdomadaires à partir de notes éparses. Cela maintient le dossier opérationnel lié au travail Basecamp d'origine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque entrée doit pointer vers le projet, la liste et la tâche à faire Basecamp qui ont reçu le travail, ainsi que vers l'employé, la date, les heures effectivement travaillées et une note utile lorsque le titre est vague. Une entrée générique au niveau du projet perd le contexte dont un réviseur a besoin lorsque la même personne a traité du travail client, du nettoyage interne et des corrections au cours d'une même semaine.
L'approbateur doit être la personne responsable de la paie, de la facturation ou de la livraison du projet, selon la raison pour laquelle les heures sont collectées. Un chef de projet peut confirmer le contexte des tâches et le périmètre client. Un réviseur des opérations ou de la comptabilité peut vérifier les totaux, les absences et le moment de l'export avant que les chiffres ne soient intégrés à la paie ou aux factures.
Les dossiers faciles à revoir incluent l'employé, la date, les heures effectivement travaillées, le projet Basecamp, la tâche à faire, la liste ou la section, l'ID de tâche, le statut de tâche et une courte note de travail pour les éléments peu clairs. Le contexte du responsable et de l'échéance aide aussi lorsque les heures soumises doivent être comparées au travail planifié, aux tâches en retard ou aux éléments terminés.
Les modifications tardives après approbation créent le plus grand problème de revue, car les équipes de paie et de facturation perdent un total stable. Évitez cela en clôturant la semaine, en verrouillant les périodes approuvées pour les membres standard et en utilisant les corrections administrateur pour les rectifications légitimes. Les corrections doivent identifier l'entrée modifiée et la raison, plutôt que de remplacer silencieusement le dossier d'origine.
Les absences ont leur place dans la même vue hebdomadaire lorsque les managers ont besoin de la disponibilité totale, du contrôle de la paie ou de la planification de capacité. Gardez-les séparées des heures effectivement travaillées sur les tâches à faire Basecamp. Cette distinction empêche le temps payé non travaillé de gonfler le travail client, l'effort projet, les totaux facturables ou les conclusions concernant l’assiduité.
Everhour Time Tracking permet aux employés de démarrer des chronomètres ou d'ajouter des entrées manuelles sur les tâches à faire Basecamp via l'extension de navigateur dans l'application web Basecamp ; les contrôles intégrés ne sont pas disponibles dans les applications natives Basecamp. Les heures par tâche et par projet capturées alimentent les feuilles de temps, les rapports, la budgétisation, la facturation et le contrôle de la paie.
Everhour Timesheets prend en charge la soumission, l'approbation, le rejet et l'approbation partielle avant que le temps ne passe dans la paie, la facturation ou les rapports. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard, et les administrateurs peuvent corriger les entrées lorsqu'un dossier contrôlé nécessite un changement encadré.
Suivez les heures des tâches à faire Basecamp avec Everhour Time Tracking, passez en revue les feuilles de temps des employés avant la paie ou la facturation, et gardez les rapports, budgets, factures et exports liés au travail approuvé.
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