La trésorerie encaissée diffère souvent de la valeur facturée. Everhour relie le temps facturable suivi aux factures et aux dossiers de facturation.
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Le taux de recouvrement répond à une question pratique : sur le montant facturé à un client, quel pourcentage a été payé ? C'est un indicateur de conversion en trésorerie, pas un indicateur de productivité. Un cabinet peut enregistrer des heures facturables exactes et émettre des factures correctes tout en affichant un faible taux de recouvrement, parce que le client a payé en retard, payé partiellement, contesté une ligne, ou bénéficié d'un abandon de créance.
Le résultat compte lorsque vous examinez les comptes clients, le comportement de paiement des clients et la qualité des factures. Un taux élevé signifie que la majeure partie de la valeur facturée s'est transformée en trésorerie. Un taux faible indique des retards de recouvrement, des litiges de facturation, des conditions de paiement souples, ou des factures qui incluent des montants peu susceptibles d'être payés. Gardez le calcul lié au montant de la facture que vous vous attendez à recouvrer, et non aux heures brutes travaillées.
La formule de base est le montant encaissé divisé par le montant facturé, multiplié par 100. Si une facture de projet comprend 31 heures de conseil approuvées à 145 $ de l'heure et 17 heures de coordination approuvées à 110 $ de l'heure, le montant facturé est de 6 365 $. Si le client a payé 5 728,50 $, le taux de recouvrement est de 90%.
Ne confondez pas taux de recouvrement et taux de réalisation. La réalisation compare la valeur facturée avec la valeur du temps facturable avant remises ou dépréciations. Le recouvrement compare la trésorerie reçue avec le montant facturé. Si la facture est réduite avant envoi, le montant réduit de la facture entre dans le dénominateur du recouvrement. Si la facture est envoyée puis abandonnée ultérieurement, l'abandon influence la manière d'interpréter le résultat du recouvrement.
Pour les factures d'heures facturables aux États-Unis, le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des autorités locales. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes, donc une facture de services professionnels n'a besoin d'un champ fiscal propre à la juridiction que lorsque ce service est taxable. Hawaï, le Nouveau-Mexique et le Texas appliquent des règles et des taux différents pour l'activité commerciale taxable ou les services taxables.
Le taux de recouvrement doit comparer des éléments comparables. Si le montant facturé inclut des frais de service taxables et une ligne de taxe séparée, le montant encaissé doit utiliser le même périmètre. Si vous voulez mesurer uniquement le recouvrement des frais de service, excluez la taxe des deux côtés. Ne traitez pas une TVA/GST fédérale inexistante comme une ligne à 0% ; elle est absente du système fédéral.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous vérifiez une facture, un paiement client ou un chiffre de comptes clients en fin de période. Saisissez le montant facturé, saisissez la trésorerie reçue, puis comparez le pourcentage avec le statut de paiement. Cela vous donne une réponse nette pour une question unique de recouvrement sans reconstruire tout le dossier de facturation.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les saisies de temps, les indicateurs facturables, le statut des factures, les paiements partiels et les exports comptables doivent rester connectés. Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, exclut le travail non facturable, prend en charge les paramètres par défaut des clients, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Divisez le montant encaissé par le montant facturé, puis multipliez par 100. Si une facture a été envoyée pour 6 365 $ et que le client a payé 5 728,50 $, le calcul est 5 728,50 $ ÷ 6 365 $ × 100 = 90%. Utilisez le même périmètre de facture des deux côtés de la formule.
Encaissé signifie une trésorerie reçue ou un paiement confirmé appliqué à la facture. Une facture envoyée, approuvée ou marquée comme payable n'est pas encaissée tant que le paiement n'est pas enregistré. Les paiements partiels ne comptent que pour le montant reçu, donc un paiement de 2 000 $ sur une facture de 5 000 $ compte comme 2 000 $ encaissés.
Les paiements en retard ne changent le taux que jusqu'à l'arrivée du paiement. Une facture impayée a 0 dollar encaissé à la date de ce calcul, tandis qu'un paiement ultérieur augmente le montant encaissé. Pour les factures fournisseurs des agences fédérales, les règles de Prompt Payment utilisent généralement une échéance de 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte, sauf si une autre condition listée s'applique.
Conservez les lignes contestées dans le montant facturé si la facture a été envoyée et que le montant reste recouvrable. Retirez-les uniquement lorsque la facture est officiellement révisée, créditée ou passée en abandon. Cela empêche l'indicateur de masquer les litiges de facturation en supprimant la valeur impayée avant l'examen du calcul de recouvrement.
Utilisez le même périmètre fiscal dans le montant facturé et dans le montant encaissé. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes ; le traitement fiscal relève des États et des autorités locales. Si des frais de service taxables figurent sur la facture, incluez ou excluez la ligne de taxe de manière cohérente au lieu de mélanger une valeur facturée hors taxe avec des paiements taxe comprise.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures clients, calcule les montants à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, et prend en charge les paramètres par défaut des clients. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec les détails de statut synchronisés vers Everhour.
Everhour Reporting peut afficher les montants facturables, non facturables, facturés et non facturés avec les détails de projet et de client. Les administrateurs peuvent exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF, ce qui donne aux équipes financières un fichier structuré pour rapprocher la valeur facturée avec les paiements enregistrés ailleurs.
Dépassez les vérifications ponctuelles de pourcentage. Everhour relie le temps facturable, la création de factures, les paramètres client et les exports comptables afin que l'examen du recouvrement parte de dossiers de facturation organisés.
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