Everhour prend en charge le suivi facturable dans les outils de projet, tandis que ce guide explique comment séparer les frais client du travail interne.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
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Le calcul répond à une question pratique de facturation : quelles heures approuvées doivent être facturées au client, et quelles heures doivent rester visibles uniquement pour l'analyse interne. Les heures facturables incluent généralement la livraison client sous contrat, les réunions approuvées, le travail de production, les revues et d'autres services facturables. Les heures non facturables incluent l'administration interne, le travail commercial, la formation, les reprises annulées par politique interne et le temps exclu par contrat.
Le résultat n'est pas seulement un total unique. Vous avez besoin des heures facturables, des heures non facturables, du montant facturable, du total des heures travaillées et parfois de la part du temps qui a produit du revenu client. Cette distinction compte lorsque vous examinez l'utilisation, la réalisation, le recouvrement et le taux de facturation effectif. Le temps travaillé peut être exact alors que le montant de la facture est incorrect si des entrées non facturables sont tarifées par erreur.
Commencez par la classification, puis appliquez les taux. Une entrée de temps doit répondre à quatre questions avant d'entrer dans le total facturable : qui a effectué le travail, à quelle tâche ou affaire il appartient, si l'accord client permet de le facturer, et si l'entrée a été approuvée. N'utilisez pas le taux horaire comme règle de classification. Une personne senior peut effectuer du travail non facturable, et une personne junior peut effectuer du travail facturable.
Une erreur courante consiste à masquer le temps non facturable au lieu de le suivre séparément. Cela rend la facture plus nette, mais affaiblit l'analyse de marge. Si un projet comporte 35 heures facturables et 10 heures non facturables, le client ne voit que les 35 heures facturables approuvées, mais l'entreprise a tout de même consacré 45 heures au total. Conserver les deux chiffres vous permet de voir si le cadrage, les approbations ou les réductions diminuent le rendement du travail de livraison.
La formule de base correspond aux heures facturables multipliées par le taux de facturation applicable, additionnées entre les personnes, rôles, tâches ou affaires. Par exemple, une implémentation client comprend 24 heures de configuration approuvées à 140 $ par heure et 11 heures de formation approuvées à 95 $ par heure. Le total facturable est de 3 360 $ plus 1 045 $, soit un total de 4 405 $ avant toute taxe propre à une juridiction ou tout ajustement de facture.
Aux États-Unis, il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe de vente dépend des États et des autorités locales, et certains services ne sont pas taxés. Lorsqu'un service est taxable, utilisez l'entrée fiscale propre à la juridiction après le calcul du sous-total facturable. Gardez cette entrée fiscale séparée de la classification des heures afin que le travail non facturable n'entre jamais dans l'assiette de facturation taxable.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez une courte liste d'entrées approuvées, un seul client, des taux connus et aucun transfert ultérieur au-delà du sous-total de facture. Il fonctionne bien pour vérifier un brouillon de facture, examiner un petit projet freelance ou expliquer la différence entre les heures travaillées et les heures facturées. Le résultat doit tout de même séparer le temps facturable, le temps non facturable, les taux et les ajustements.
Un workflow géré est mieux adapté lorsque les personnes suivent le temps sur plusieurs projets, que les taux changent selon la personne ou la tâche, que les responsables approuvent les entrées, ou que les factures sont transférées vers un logiciel comptable. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi dans les outils de projet pris en charge, synchroniser le contexte des projets et des tâches, exposer les feuilles de temps et les budgets dans ces workflows, et connecter les données de facturation aux outils comptables afin que la répartition ne dépende pas de feuilles de calcul reconstruites.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable est un travail approuvé que l'accord client vous autorise à facturer. Il inclut souvent le travail de livraison, les réunions client, la recherche, l'implémentation, la revue et la communication de projet documentée. Le temps non facturable reste en dehors de la charge client, même lorsqu'il soutient le même projet, si le contrat, la politique ou le processus d'approbation l'exclut de la facturation.
Les heures non facturables expliquent l'écart entre l'effort total et le revenu client. Si une équipe n'enregistre que le temps facturable, les rapports d'utilisation et de marge semblent meilleurs que la performance réelle du projet. Suivre séparément l'administration interne, le support commercial, la formation et les réductions montre si le problème vient de la tarification, du contrôle du périmètre, de l'affectation du personnel ou de la discipline d'approbation.
Oui. Séparez le temps en entrées distinctes lorsque seule une partie du travail est facturable. Par exemple, 3 heures de configuration client approuvée peuvent être facturables, tandis que 2 heures passées à corriger une erreur de configuration interne doivent être non facturables si la politique ou l'accord client les exclut. Une seule entrée mixte rend la facture plus difficile à défendre.
Les taux de facturation n'influencent le montant facturé qu'après la classification du temps. Un taux horaire de 200 $ appliqué à du travail non facturable produit toujours 0 $ de revenu client, car le travail est exclu de la facturation. Lorsque différentes personnes ou tâches ont des taux différents, multipliez chaque groupe facturable approuvé par son propre taux, puis additionnez les résultats.
Non. Le traitement fiscal américain ne décide pas si une heure est facturable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé, et la taxe d'État ou locale s'applique uniquement lorsque le service est taxable dans cette juridiction. Appliquez toute taxe requise après avoir déterminé le sous-total facturable.
Everhour s'intègre aux principaux outils de gestion de projet et de comptabilité, ajoute des contrôles de suivi dans les workflows pris en charge et synchronise les métadonnées de projet et de tâche dans une seule couche de temps. Les équipes peuvent marquer le temps par rapport au travail qu'elles gèrent déjà, puis garder les entrées facturables et non facturables liées au bon contexte de projet.
Utilisez le suivi du temps intégré, les indicateurs facturables et le contexte de projet synchronisé avant la revue de facture. Everhour garde les données de facturation client connectées au travail quotidien pour des transferts plus nets.
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