Everhour transforme les données de temps des collaborateurs en rapports, tandis que le calcul des heures facturables moyennes montre le rythme par rapport aux attentes du cabinet.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
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Ce calcul indique si un collaborateur avance au-dessus, en dessous ou près d'un objectif annuel déclaré d'heures facturables. Les attentes des cabinets d'avocats envers les collaborateurs se situent couramment entre 1 800 et 2 500 heures facturables par an, et la NALP a indiqué une exigence moyenne d'heures facturables pour les collaborateurs de 1 892 heures par an dans les bureaux déclarants, dans ses données du Directory 2015-2016.
Pour un collaborateur individuel, le résultat utile n'est pas seulement le total des heures enregistrées. Vous avez besoin de la moyenne par période, du rythme annualisé et de l'écart par rapport à l'objectif. Une moyenne mensuelle de 160 heures s'annualise à 1 920 heures, soit 28 heures au-dessus d'un repère de 1 892 heures. Cela vous indique si la charge actuelle des dossiers, le staffing ou la discipline de saisie du temps suffit.
Les heures facturables moyennes doivent utiliser uniquement le temps approuvé et facturable sur les dossiers. La formation non facturable, le recrutement, l'administration du cabinet, le développement commercial et le temps annulé répondent à d'autres questions de gestion. Le temps des collaborateurs est généralement suivi par incréments de 0,1 heure, soit six minutes, les entrées doivent donc déjà être arrondies selon la politique de suivi du temps du cabinet avant de calculer la moyenne.
Ne faites pas la moyenne des dollars facturés pour l'appeler une moyenne d'heures. Un mois avec de fortes réductions peut produire des revenus plus faibles même lorsque le collaborateur a enregistré les mêmes heures. Les supports d'économie des cabinets d'avocats de Berkeley Law présentent les revenus comme les heures facturées multipliées par le taux effectif après remises, annulations et montants irrécouvrables ; les heures, la réalisation et l'encaissement doivent donc figurer sur des lignes séparées.
Commencez par les heures facturables de chaque période, additionnez-les, puis divisez par le nombre de périodes. Pour annualiser une moyenne mensuelle, multipliez par 12. Exemple : un collaborateur enregistre 156, 148, 172 et 164 heures facturables approuvées sur quatre mois. Le total est de 640 heures, la moyenne mensuelle est de 160 heures et le rythme annualisé est de 1 920 heures.
Vous pouvez étendre le même exemple à la planification des revenus sans le confondre avec la moyenne d'heures. Avec un taux horaire de 230 $, 1 920 heures produisent 441 600 $ à la valeur standard. L'application d'un repère de réalisation de 88 % donne une valeur facturée de 388 608 $. L'application d'un repère d'encaissement de 93 % donne une valeur encaissée de 361 405,44 $. La moyenne d'heures reste de 160 par mois ; la vue financière change après réalisation et encaissement.
Une calculatrice suffit pour une vérification ponctuelle du rythme, une discussion de rémunération ou un examen de l'affectation des effectifs utilisant un ensemble propre de totaux mensuels. Elle suffit aussi lorsque vous avez seulement besoin de comparer les heures annualisées d'un collaborateur avec un objectif tel que 1 892, 1 930 ou un nombre publié par le cabinet dans la plage de 1 800 à 2 500.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les saisies de temps doivent être approuvées, que les catégories facturables et non facturables doivent rester séparées, ou que les associés ont besoin de rapports récurrents par collaborateur, dossier, client et plage de dates. Everhour Reporting prend en charge des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, regroupement, filtres, exports et envoi planifié par e-mail, ce qui transforme les vérifications répétées du rythme des collaborateurs en un processus d'examen durable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Additionnez les heures facturables approuvées du collaborateur pour les périodes sélectionnées, puis divisez par le nombre de périodes. Pour une moyenne mensuelle, additionnez les mois et divisez par le nombre de mois. Pour annualiser ce rythme, multipliez la moyenne mensuelle par 12. Gardez le travail non facturable du cabinet hors du numérateur, sauf si vous calculez la charge de travail totale au lieu du rythme des heures facturables.
Comparez la moyenne avec l'objectif utilisé par le cabinet, le bureau, l'année de promotion ou le groupe de pratique du collaborateur. Les objectifs publiés pour les collaborateurs se situent couramment entre 1 800 et 2 500 heures par an. Les données 2015-2016 de la NALP indiquaient une exigence moyenne de 1 892 heures dans les bureaux déclarants et de 1 930 heures dans les cabinets de plus de 700 avocats.
Un incrément de 0,1 heure transforme chaque tranche de six minutes en une unité de facturation. C'est important parce que la moyenne doit utiliser les mêmes valeurs de temps arrondies que celles utilisées par le cabinet pour la facturation et le reporting. Mélanger des minutes brutes de minuteur avec des saisies de facturation en dixièmes d'heure crée de petits écarts qui s'accumulent au fil des mois, surtout lorsque vous comparez le rythme d'un collaborateur avec un objectif annuel strict.
Non. La moyenne facturable est le nombre d'heures facturables par période. L'utilisation compare les heures facturables avec le total des heures disponibles ou travaillées. Les moyennes 2014 de la NALP montraient que les collaborateurs avaient enregistré 1 806 heures facturables sur 2 081 heures totales travaillées, ce qui implique un ratio heures facturables/heures travaillées de 86,8 %.
Les réductions de facture ne doivent pas diminuer la moyenne d'heures facturables enregistrées, sauf si votre objectif est de mesurer les heures réalisées plutôt que le travail enregistré. Gardez séparés les heures facturables enregistrées, la valeur facturée, la réalisation et l'encaissement. Cette séparation montre si le collaborateur produit suffisamment de temps facturable, si les associés réduisent les factures et si les clients paient le travail facturé.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, filtres, regroupement, plages de dates et exports pour la revue du temps des collaborateurs. Un cabinet peut regrouper le temps facturable approuvé par membre, projet, client, tâche ou plage de dates, et planifier des rapports récurrents par e-mail pour des vérifications hebdomadaires ou mensuelles du rythme.
Suivez le temps approuvé des collaborateurs par dossier, regroupez-le par membre ou par client, et planifiez des rapports récurrents dans Everhour afin que le rythme des heures facturables reste visible avant que les objectifs ne dérapent.
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