La facturation complexe combine les taux, le statut facturable et les entrées fiscales. Everhour garde ces détails liés au temps suivi.
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Un calcul avancé des heures facturables répond à plus que « heures multipliées par taux ». Il montre quelles heures approuvées sont facturables, quel taux s'applique à chaque personne, tâche ou projet, ce qui est exclu comme non facturable, et quel sous-total de facture en résulte avant toute taxe ou réduction. C'est important lorsqu'un projet utilise une dotation mixte, des taux de tâche personnalisés ou des conditions de facturation différentes selon le dossier.
Le résultat doit vous donner un sous-total défendable en dollars américains, puis laisser de la place au traitement fiscal propre à la juridiction lorsque le service est taxable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Les règles d'État et locales contrôlent l'entrée fiscale, le calcul a donc besoin de la bonne juridiction plutôt que d'un pourcentage national par défaut.
Commencez par attribuer chaque entrée de temps au bon compartiment de facturation : taux de projet, taux de membre, taux de tâche ou non facturable. Un consultant senior à 250 $ par heure et un analyste à 125 $ par heure ne doivent pas être moyennés sauf si le contrat client indique que la facture utilise un taux mixte. Si une tâche est exclue de la facturation, gardez-la dans les rapports d'utilisation mais retirez-la du sous-total facturable.
La facturation avancée exige aussi une distinction claire entre heures facturables, heures facturées et revenus encaissés. Les heures facturables sont admissibles à la facturation. Les heures facturées sont les heures réellement incluses sur une facture après réductions ou ajustements de périmètre. Les revenus encaissés correspondent à ce que le client paie. Mélanger ces trois nombres masque les problèmes de réalisation et rend la rentabilité du projet plus nette qu'elle ne l'est.
La formule de base est : montant facturable = heures facturables x taux de facturation applicable. Pour plusieurs taux, calculez chaque ligne séparément, puis additionnez les montants des lignes. Si le service est taxable dans l'État ou la localité concerné, appliquez l'entrée fiscale au sous-total taxable, pas au temps non facturable. Gardez toute réduction séparée afin que la valeur facturable d'origine reste visible.
Par exemple, un projet compte 18 heures facturables approuvées à 250 $ par heure et 32 heures facturables approuvées à 125 $ par heure. Les montants des lignes sont de 4 500 $ et 4 000 $, pour un sous-total de 8 500 $. Si la facture utilise un taux texan combiné de services taxables de 8,25 %, la taxe est de 701,25 $ et le total de la facture est de 9 201,25 $.
Les calculs avancés doivent laisser de la place aux exceptions qu'un total de base ignore. Hawaï n'a pas de taxe de vente mais applique une taxe générale d'accise de 4 % à la plupart des activités commerciales, avec des plafonds de répercussion de surtaxe de comté atteignant 4,7120 % dans les comtés qui ont adopté la surtaxe. La taxe sur les recettes brutes du Nouveau-Mexique inclut la prestation de services au Nouveau-Mexique, avec des taux combinés de 5,125 % à 8,6875 % selon l'emplacement de l'entreprise.
Pour les travaux juridiques aux États-Unis, le calcul dépend aussi de la divulgation des honoraires. La règle modèle 1.5 de l'ABA exige que le périmètre de la représentation et la base ou le taux des honoraires et frais soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée pour faibles coûts prévue par la règle. Le calculateur peut totaliser les chiffres, mais la base du taux doit toujours correspondre aux conditions de la mission.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous devez chiffrer une petite facture, tester un scénario de taux ou expliquer un sous-total avant facturation. Il fonctionne aussi pour vérifier le traitement fiscal séparément du registre de temps, surtout lorsque le service traverse des règles d'État ou locales. Gardez les entrées, la base des taux et les exclusions avec les justificatifs de facture.
Un flux de travail géré est préférable lorsque les personnes enregistrent le temps en continu, que certaines tâches sont non facturables, que les taux varient par personne ou par tâche, ou que les factures doivent être approuvées avant envoi. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable via le statut de facturation du projet, les contrôles de non-facturation au niveau des tâches, les taux de tâche personnalisés, les exceptions de taux de membre et les rapports d'administration pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Vous avez besoin des entrées de temps approuvées, du statut de facturation, du taux applicable pour chaque ligne, de toute réduction ou exclusion, et de la bonne entrée fiscale lorsque le service est taxable. Pour les factures américaines, les totaux sont normalement libellés en dollars américains, et le traitement fiscal relève des États et des localités plutôt que d'un calcul de TVA/TPS fédérale.
Utilisez des taux de membre lorsque l'accord client tarifie séparément le travail de chaque personne, comme les taux d'associé, de manager et d'analyste. Utilisez un taux mixte seulement lorsque le contrat indique un taux horaire partagé pour l'équipe ou le dossier. Ne moyennez pas les taux après que le travail est effectué sauf si les conditions de facturation autorisent ce traitement.
Les tâches non facturables restent dans l'enregistrement du temps mais n'entrent pas dans le sous-total de la facture. Cette séparation vous permet d'examiner l'utilisation et le coût du projet sans facturer au client le travail exclu. Une erreur courante consiste à supprimer entièrement le temps non facturable, ce qui rend la facture plus propre mais nuit à l'analyse de rentabilité et de dotation.
Les réductions montrent l'écart entre la valeur facturable admissible et le montant réellement facturé. Si 8 500 $ de travail admissible sont réduits à 8 000 $ sur la facture, le montant facturé change, mais la valeur facturable d'origine compte toujours pour la réalisation. Garder les deux chiffres visibles aide à expliquer les décisions de tarification et la pression sur la marge.
Oui, lorsque le service est taxable dans l'État ou la localité concerné. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Par exemple, les services taxables au Texas utilisent un taux de taxe de vente et d'utilisation d'État de 6,25 %, les juridictions locales pouvant ajouter jusqu'à 2 % pour un taux combiné maximal de 8,25 %.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des taux de tâche personnalisés et de définir des exceptions de taux de membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que l'examen de la facture parte d'un temps catégorisé plutôt que d'une feuille de calcul reconstruite.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, ce qui aide à faire correspondre le format de la facture aux attentes de facturation du client.
Suivez le statut facturable, les taux et les exclusions avant l'examen de la facture. Everhour garde les entrées de facturation avancée connectées aux rapports, aux approbations et aux totaux de facturation prêts pour le client.
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