Excel peut calculer les totaux de facturation client à partir de lignes de temps ; Everhour maintient les budgets de projet approuvés connectés au travail de facturation.
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Un rapport de facturation du temps dans Excel répond à une question pratique : quel montant doit être facturé à un client à partir des entrées de temps approuvées ? La feuille de calcul commence généralement par une exportation CSV ou texte avec des lignes pour la date, la personne, la tâche, l'heure de début, l'heure de fin, le statut facturable et le taux horaire. Excel peut ouvrir des fichiers séparés par des virgules ou des tabulations, puis convertir ces lignes en colonnes de durée, d'heures arrondies, de montant de ligne et de total de facture.
Excel est utile lorsque vous avez besoin d'une piste de calcul visible. Il exige aussi une configuration attentive, car Excel ouvre les fichiers CSV avec les paramètres actuels de format de données par défaut, sauf si vous importez avec l'assistant ou les commandes À partir du texte/CSV. Cela compte pour les dates, les heures et les taux numériques. Un rapport avec des valeurs de temps mal lues ou des taux formatés comme du texte peut produire des totaux qui semblent finalisés mais ne correspondent pas au travail sous-jacent.
Excel stocke les heures sous forme de fractions décimales d'une journée ; les heures écoulées proviennent donc de la soustraction de l'heure de début à l'heure de fin, puis de la multiplication par 24. Si une tâche commence à 9 h 00 et se termine à 13 h 00, la durée est de 4 heures. Pour les valeurs de date et d'heure écoulées qui traversent minuit ou s'étendent sur plusieurs jours, Excel peut afficher le temps cumulé avec le format `[h]:mm`.
Après la durée, appliquez la politique de facturation. Un rapport simple utilise les heures facturables arrondies multipliées par le taux horaire. Par exemple, 24 heures de mise en œuvre approuvées à 135 $ par heure égalent 3 240 $, et 16 heures d'assistance approuvées à 110 $ par heure égalent 1 760 $. Le total client avant taxe est de 5 000 $. Dans Excel, cette structure correspond aux heures de durée, à un arrondi facultatif avec `CEILING.MATH` ou `MROUND`, puis aux heures arrondies multipliées par la colonne de taux.
L'erreur courante dans Excel consiste à mélanger toutes les heures travaillées dans le total de la facture. La recherche non facturable, la revue interne, les réductions et les corrections sans frais doivent rester visibles à des fins d'audit, mais être exclues du montant facturé. Excel peut le faire avec une structure `IF` qui renvoie zéro pour les lignes non facturables, ou avec `SUMIFS` qui totalise uniquement les lignes où l'indicateur facturable, le client, le projet et la plage de dates correspondent à la facture.
Pour la facturation aux États-Unis, n'ajoutez pas de ligne nationale de TVA ou de GST. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal relève de l'État et du local, et certains services ne sont pas taxés. Si le service est taxable, utilisez un paramètre de taxe propre à la juridiction. Par exemple, les services taxables au Texas utilisent un taux d'État de 6,25 %, les juridictions locales pouvant porter le taux combiné jusqu'à 8,25 %.
Un calcul ponctuel dans Excel suffit lorsque les lignes sources sont peu nombreuses, les taux sont stables, le client accepte un simple total avant taxe et personne n'a besoin d'une piste d'approbation durable. C'est aussi pratique pour vérifier une seule facture avant de l'envoyer dans un processus comptable séparé. Excel gère le calcul, mais l'étape suivante exige toujours la mise en forme de la facture, l'examen de la taxe et toute correspondance CSV dont votre processus de facturation a besoin.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les budgets sont réinitialisés chaque mois ou que les limites de projet influencent la possibilité de facturer davantage d'heures. Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent au fur et à mesure que les personnes enregistrent leur travail, prend en charge les périodes budgétaires récurrentes et peut envoyer des alertes budgétaires à des seuils définis. Cela donne au calcul de facturation une source contrôlée avant l'examen du total final de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par la date, le client, le projet, la tâche, la personne, l'heure de début, l'heure de fin, le statut facturable, le taux, la durée, les heures arrondies, le montant de ligne et le statut de facture. Conservez les lignes non facturables dans le classeur au lieu de les supprimer. Cela préserve l'enregistrement du travail tout en limitant les totaux facturés aux lignes facturables approuvées.
Excel stocke les heures sous forme de fractions décimales d'une journée. Soustrayez l'heure de début de l'heure de fin, puis multipliez le résultat par 24 pour convertir le temps écoulé en heures. Pour les entrées complètes de date et d'heure, utilisez un affichage du temps cumulé tel que `[h]:mm` afin que les longues durées ne soient pas réinitialisées à 24 heures.
Utilisez la règle du contrat client ou de la politique de facturation interne. `CEILING.MATH` convient aux politiques qui arrondissent toujours vers le haut à un incrément indiqué, comme 0,25 heure. `MROUND` convient aux politiques qui arrondissent à l'incrément le plus proche. Ne passez pas d'une méthode à l'autre dans le même rapport client, sauf si le contrat prévoit des règles distinctes par type de travail.
Oui, lorsque le service spécifique est taxable dans l'État ou la juridiction locale applicable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes. Utilisez un paramètre de taxe séparé propre à la juridiction au lieu de coder en dur un pourcentage national dans chaque classeur de facturation américain.
La mise en forme à l'importation CSV casse les totaux lorsque les dates, les heures ou les taux sont interprétés incorrectement. Excel ouvre les fichiers CSV avec les paramètres de format de données par défaut, sauf si vous contrôlez l'importation. Vérifiez que les colonnes d'heure se comportent comme des valeurs horaires, que les colonnes de taux se comportent comme des nombres et que les indicateurs facturables correspondent aux critères exacts utilisés dans `IF` ou `SUMIFS`.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent au fur et à mesure que le temps est enregistré, avec des périodes budgétaires ponctuelles ou récurrentes. Les administrateurs peuvent définir des alertes budgétaires et une protection du budget, de sorte qu'un projet approchant de sa limite soit visible avant que le temps approuvé ne devienne un problème de facturation.
Les rapports Everhour peuvent être téléchargés au format CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela vous permet d'envoyer le temps approuvé, les montants facturables, les coûts et les détails du projet dans une revue de feuille de calcul sans reconstruire manuellement le journal de temps source.
Utilisez Excel pour les calculs rapides de facture, puis conservez les budgets récurrents, les alertes et les limites de facturation dans Everhour afin que le temps approuvé reste lié au contrôle du budget de projet.
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