Jira suit les incidents et les journaux de travail ; Everhour transforme ces données de projet en rapports de facturation et en factures prêtes pour les clients.
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Cette page s'adresse aux équipes qui gèrent le travail client dans Jira et qui ont besoin de dossiers de facturation construits à partir d'incidents, de journaux de travail, de projets, de libellés et de champs personnalisés. Jira fournit le contexte de travail : noms d'incidents, identifiants d'incidents, estimations, statut, libellés, champs personnalisés et entrées de journal de travail. L'application de facturation transforme ces données opérationnelles en détails de facturation destinés aux clients, avec des plages de dates, des descriptions, des heures, des taux, des dépenses, des sous-totaux et des totaux.
Jira est la source de l'activité facturable dans ce flux, pas le système de paiement ou de comptabilité. Un processus de facturation clair commence par décider quels projets Jira sont facturables au client, quel travail reste interne et quels détails d'incident doivent figurer sur la facture. Pour les factures du secteur privé aux États-Unis, aucun format de facture fédéral unique ne s'applique, mais les factures doivent tout de même contenir suffisamment de détails pour étayer les dossiers de revenus, de dépenses, de taxes et de contrats.
Un flux de facturation Jira a besoin d'un modèle de facturation avant que le temps ne devienne de l'argent. Les projets peuvent être horaires, à forfait ou non facturables, et le travail horaire nécessite des taux au niveau du projet, du membre ou de la tâche. Les taux au niveau de la tâche conviennent au travail spécialisé, les taux par membre conviennent aux équipes projet mixtes, et les taux par projet conviennent aux accords client simples avec un seul prix horaire.
Le détail de la facture doit correspondre à l'accord client. Une ligne utile peut afficher un projet Jira, un résumé d'incident, une plage de dates, le nom du membre de l'équipe, les heures travaillées, le taux et le montant facturable. Le traitement de la sales and use tax aux États-Unis provient des règles étatiques et locales, et non d'un régime national de facture avec TVA ou GST. La taxabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service, donc la ligne de taxe doit appliquer le traitement juridictionnel correct pour la vente.
L'intégration Jira crée de vraies contraintes de flux de travail qui affectent l'exactitude des factures. La configuration Jira Cloud d'Everhour exige qu'un administrateur Jira installe le module complémentaire depuis Atlassian Marketplace. Les utilisateurs Jira ne sont pas ajoutés automatiquement à Everhour, donc seuls les utilisateurs Everhour invités peuvent suivre le temps via le module complémentaire dans Jira. Les utilisateurs ont aussi besoin d'un accès au projet Jira, y compris les autorisations Browse spaces et Work on work items.
La gestion des journaux de travail demande une attention particulière. Les journaux de travail Jira Cloud incluent des champs tels que started, timeSpentSeconds, comment, author et issueId, qui prennent en charge des entrées de temps prêtes pour la facturation. Si la synchronisation des journaux de travail est activée, le temps saisi via Everhour est stocké dans la base de données native des journaux de travail de Jira. Les journaux de travail Jira historiques et le nouveau temps saisi directement dans Jira ne se synchronisent pas dans Everhour, donc les méthodes de saisie mixtes créent des écarts sauf si l'équipe définit une règle de suivi unique.
Un outil de facturation gratuit suffit pour une facture ponctuelle lorsque vous disposez déjà d'heures Jira, de taux, d'un traitement fiscal et de conditions de paiement vérifiés. Il fonctionne mieux pour un projet simple dont la plage de dates de facturation est clôturée, dont le client accepte des lignes récapitulatives et où personne n'a besoin d'une piste d'approbation durable après l'envoi de la facture.
Un flux géré devient nécessaire lorsque le travail Jira alimente des factures récurrentes, que plusieurs personnes enregistrent du temps ou que la finance a besoin d'un enregistrement fiable du travail non facturé et facturé. Everhour peut créer des rapports sur des champs dérivés de Jira tels que le projet, l'incident, l'epic, le statut, les libellés et les champs personnalisés, puis regrouper et exporter les données de facturation pour examen. Cette couche de reporting offre aux responsables une transmission plus claire avant que les factures ne passent au client ou au système comptable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Jira stocke le travail de projet, les détails d'incident, les estimations, les libellés, les champs personnalisés et le temps des journaux de travail. Il ne sert pas de système de facturation ou de paiement dans ce flux. Le flux de facturation pratique utilise Jira comme source du travail facturable, puis envoie les heures suivies, les taux, les descriptions, les dépenses et les totaux dans une application de facturation ou une couche de facturation.
Les factures destinées aux clients ont généralement besoin du nom du projet, de la description de l'incident ou de la tâche, de la plage de dates de facturation, des heures travaillées, du taux, du montant facturable, des dépenses, du sous-total, de la ligne de taxe le cas échéant et du total. Les champs dérivés de Jira tels que le numéro d'incident, l'epic, le statut, les libellés et les champs personnalisés ne doivent figurer sur la facture que lorsqu'ils aident le client à vérifier le travail.
Les méthodes mixtes de saisie du temps provoquent de nombreux écarts. Le temps saisi via Everhour peut se synchroniser avec les journaux de travail Jira lorsque la synchronisation des journaux de travail est activée, mais les enregistrements Jira historiques et le nouveau temps saisi directement dans Jira ne se synchronisent pas vers Everhour. Les équipes qui facturent depuis Everhour ont besoin d'une seule règle cohérente de saisie du temps pour le travail facturable.
Une facture aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro national d'enregistrement à la TVA ou à la GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de sales and use tax sont étatiques et locales. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de sales tax au niveau de l'État, et la ligne de taxe de la facture doit suivre la juridiction applicable.
Le regroupement au niveau de l'incident donne aux clients des justificatifs détaillés lorsqu'ils examinent des tâches individuelles, des corrections de bugs ou des demandes de fonctionnalités. Le regroupement au niveau du projet donne une facture plus courte lorsque l'accord facture une phase plus large ou un bloc mensuel. Le meilleur regroupement correspond au contrat, au processus d'examen du client et au niveau de détail nécessaire pour résoudre les questions sans rapports supplémentaires.
Everhour Reporting fournit des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des plages de dates et des exports. Les équipes peuvent inclure des champs dérivés de Jira tels que le projet, l'incident, l'epic, le statut, les libellés et les champs personnalisés, puis examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts, le statut de facturation et les métriques budgétaires avant de facturer.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures une fois les taux, la facturabilité et les paramètres client configurés. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, et le temps facturé est marqué afin qu'il ne réapparaisse pas sur une facture ultérieure.
Examinez les données de facturation Jira avec les rapports Everhour, exportez les détails dont la finance a besoin et gardez les décisions de facturation liées au travail suivi, aux taux et au contexte du projet.
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