Les totaux facturables commencent par le temps approuvé, les incréments arrondis et les taux. Everhour garde ces règles de taux liées au travail suivi.
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Heures de travail sur la période
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Le calcul répond à la question de la valeur du travail client approuvé avant les taxes propres à la facture, les remises, les frais de paiement ou les pénalités de retard. Commencez par le temps facturable, pas par le temps de travail total. Les réunions internes, le nettoyage administratif, les appels commerciaux et le support non facturable peuvent figurer dans les rapports de rentabilité, mais ils n'ont pas leur place dans le total des heures facturables présenté au client, sauf si l'accord client indique qu'ils sont facturables.
Pour le travail aux États-Unis, le montant de base est normalement libellé en dollars américains. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national unique de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Si le service est taxable, l'entrée fiscale doit provenir de l'État et de la juridiction locale, comme une taxe sur les recettes brutes, une taxe d'accise générale ou une règle de taxe de vente qui s'applique à ce service.
La formule de base est montant facturable = heures facturables approuvées x taux facturable. Si plusieurs taux s'appliquent, calculez chaque groupe de taux séparément, puis additionnez les sous-totaux. Ne faites pas la moyenne des taux avant de multiplier, sauf si l'accord client utilise réellement un taux mixte. L'arrondi intervient avant la tarification lorsque votre mission est facturée par incréments tels que 0,1 heure ou 15 minutes.
Par exemple, un projet de migration de données comprend 34 heures de spécialiste approuvées à 180 $ par heure et 19 heures d'analyste approuvées à 120 $ par heure. Le sous-total du spécialiste est de 6 120 $, et le sous-total de l'analyste est de 2 280 $. Le montant facturable avant taxes est de 8 400 $. Si l'équipe a également passé 7 heures internes non facturables, le temps de travail total est de 60 heures et le taux de facturation effectif sur l'ensemble du travail est de 140 $ par heure.
Les heures facturables mesurent le temps qui peut être facturé au client. Les heures facturées sont les heures effectivement placées sur la facture après réductions, plafonds, ajustements commerciaux ou revue par un associé. L'utilisation compare le temps facturable avec la capacité de travail totale. La réalisation compare la valeur facturée avec la valeur facturable standard. Le recouvrement compare les factures payées avec les factures émises. Le taux de facturation effectif répartit le chiffre d'affaires sur une base d'heures choisie.
Ces distinctions évitent une erreur courante : considérer un total d'heures facturables propre comme une preuve de rentabilité. Un projet peut avoir une utilisation élevée et une faible réalisation si des heures approuvées sont réduites. Il peut avoir une forte réalisation et un recouvrement faible si le client paie en retard ou partiellement. Pour les factures fournisseurs des agences fédérales américaines, les règles de Prompt Payment utilisent généralement une échéance de 30 jours calendaires après une facture conforme, sauf si une autre condition listée s'applique.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez des heures approuvées, un ou deux taux connus, une règle d'arrondi claire et aucun litige sur les entrées facturables. Il suffit aussi pour vérifier un brouillon de facture avant d'ajouter les détails propres à la juridiction concernant la taxe, la remise, les dépenses ou les conditions de paiement. Le résultat vous donne une valeur rapide avant taxes, pas un enregistrement de facturation complet.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les taux varient selon la personne ou la tâche, que les réductions nécessitent une approbation, ou que les factures doivent être reliées aux entrées source. Everhour prend en charge les paramètres par défaut par personne, les remplacements de taux par projet, l'historique des taux datés et les taux par projet, membre ou tâche personnalisée, afin que les règles de taux restent connectées au travail suivi au lieu de n'exister que dans une feuille de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Multipliez les heures facturables approuvées par le taux facturable applicable, puis additionnez chaque groupe de taux. Si un projet a un seul taux, le calcul est direct. S'il comporte plusieurs rôles, tâches ou périodes de taux datées, calculez chaque groupe séparément. Ajoutez les taxes, remises, dépenses ou pénalités de retard uniquement après que le montant facturable de base est correct.
L'arrondi se fait avant que l'heure soit multipliée par le taux lorsque l'accord client utilise des incréments de facturation. Un incrément de 0,1 heure arrondit le temps en blocs de 6 minutes, tandis qu'un incrément de 15 minutes arrondit en quarts d'heure. Appliquez la même règle de façon cohérente à chaque entrée de temps ou total approuvé, selon l'accord, afin que la facture corresponde à la méthode de facturation écrite.
Les heures facturables sont des entrées de temps approuvées pouvant être facturées. Les heures facturées sont les heures réellement incluses sur la facture. Les deux diffèrent lorsqu'un responsable réduit le temps, exclut une tâche, applique un plafond forfaitaire ou conserve une entrée pour une facture ultérieure. Utilisez les heures facturables pour la valeur brute et les heures facturées pour la valeur finale de la facture.
Le travail non facturable ne doit pas être inclus dans le montant facturable présenté au client, sauf si le contrat ou la politique rend ce travail facturable. Conservez-le dans les rapports internes, car il modifie l'utilisation, la marge bénéficiaire et le taux de facturation effectif. Mélanger les heures facturables et non facturables dans la formule de facture surestime le montant dû.
Non. La formule du montant facturable avant taxes reste la même. Le traitement fiscal américain est étatique et local, pas un système fédéral de TVA/TPS ni un taux national unique. Si le service est taxable dans la juridiction concernée, appliquez l'entrée fiscale correcte propre à la juridiction après avoir calculé le sous-total facturable.
Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les paramètres par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique des taux datés. Le travail facturable peut être tarifé par taux de projet, de membre ou de tâche personnalisée, ce qui maintient les prix par rôle et propres au projet alignés avec les entrées de temps derrière la facture.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux tout en excluant le travail non facturable, et marque le temps facturé afin qu'il ne réapparaisse pas dans de futures factures. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Définissez une fois les taux de projet, de membre ou de tâche, gardez les changements datés attachés au travail, et transférez le temps facturable approuvé vers les factures avec Everhour pour une facturation client plus nette.
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