La facturation en psychologie transforme les minutes en séances, tranches de service et honoraires ; Everhour garde les rapports structurés une fois le temps enregistré.
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Un calcul d'heures facturables pour psychologue indique quelle quantité de travail auprès des clients est prête à être facturée, allouée ou comparée à la capacité. Pour le travail en paiement direct, cela signifie généralement les séances approuvées multipliées par les honoraires de séance. Pour le travail avec assurance ou Medicare, le total suit le montant autorisé ou le barème du payeur pour le service, et non simplement le taux horaire affiché.
Les psychologues ne facturent généralement pas comme les avocats par tranches de 6 minutes. La psychothérapie est couramment liée à des tranches de durée de service, tandis que les tests psychologiques peuvent utiliser des unités distinctes d'évaluation et d'administration de tests. Le résultat utile est un total clair en USD par catégorie de service, avec la documentation non facturable, la planification, la supervision et l'administration interne exclues du montant facturable au client.
Pour le travail en paiement direct, utilisez : montant facturable = unités facturables approuvées × tarif approuvé. Si un psychologue réalise 22 séances de psychothérapie individuelle facturées 175 $ chacune, 6 heures d'évaluation par tests facturées 210 $ chacune et 10 unités d'administration de tests de 30 minutes facturées 105 $ chacune, le total facturable avant taxes est de 6 160 $.
La même formule ne fonctionne qu'une fois les unités correctes. Une visite de psychothérapie de 53 minutes appartient à une tranche de durée différente d'une visite de 45 minutes. Le travail d'évaluation par tests est compté en unités de première heure et d'heures additionnelles, tandis que les tests administrés et cotés par le psychologue utilisent une première unité de 30 minutes plus des incréments supplémentaires de 30 minutes. Mélanger ces unités transforme un problème arithmétique en erreur de facturation.
Le principal point de décision est de savoir si le temps clinique réel justifie l'unité de service que vous prévoyez de facturer. Les directives de codage Medicare placent les codes de psychothérapie dans des tranches de 16 à 37, 38 à 52 et 53 minutes ou plus, le code sélectionné étant le plus proche du temps réel de psychothérapie. Un service de psychothérapie dans cette famille de codes n'est pas déclaré tant qu'au moins 16 minutes de temps de psychothérapie admissible n'ont pas été fournies.
La psychothérapie familiale a un minimum distinct : les directives Medicare indiquent que les codes 90846 et 90847 ne peuvent pas être déclarés pour des services durant moins de 26 minutes. Lorsque la durée en face à face détermine le code du service psychiatrique ou psychologique, le dossier médical doit inclure l'élément de temps, le type de service, la modalité et la fréquence du traitement, la note clinique, ainsi que l'identité et les qualifications du prestataire.
Un calculateur suffit pour une vérification rapide en paiement direct, le total d'un seul épisode de tests ou une estimation mensuelle avant de préparer les factures ou les demandes de remboursement. Utilisez-le lorsque vous devez séparer le travail clinique facturable de la documentation et du temps administratif non facturables avant d'examiner les chiffres dans une feuille de calcul.
Un flux de travail géré est préférable lorsque plusieurs cliniciens, catégories de service, règles de payeur ou besoins de reporting sont impliqués. Everhour Reporting peut regrouper le temps enregistré par projet, membre, tâche, client, statut facturable et autres métadonnées, puis exporter des rapports CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la revue de facturation, l'analyse du cabinet ou les dossiers de fin de mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Comptez uniquement le temps clinique de psychothérapie admissible, puis associez les minutes à la bonne tranche de service ou à la règle de séance en paiement direct. Les directives de codage Medicare utilisent 16 à 37 minutes, 38 à 52 minutes et 53 minutes ou plus pour les principales familles de codes de psychothérapie. Les cabinets en paiement direct peuvent fixer le prix des séances selon une politique ou un contrat, mais le temps enregistré doit tout de même justifier le service facturé.
Un service de psychothérapie relevant de la famille de codes de psychothérapie de 30 à 60 minutes n'est pas déclaré tant qu'au moins 16 minutes de temps de psychothérapie admissible n'ont pas été fournies. Les codes de psychothérapie familiale 90846 et 90847 ont un seuil plus élevé : les directives Medicare indiquent qu'ils ne peuvent pas être déclarés pour des services durant moins de 26 minutes.
Totalisez le temps d'évaluation psychologique ou neuropsychologique par catégorie de service sur l'ensemble de l'épisode. APA Services identifie le travail d'évaluation par tests comme des unités de première heure plus des unités d'heures additionnelles, tandis que l'administration et la cotation des tests par un psychologue ou un professionnel de santé qualifié utilisent une première unité de 30 minutes plus des incréments supplémentaires de 30 minutes. Ne combinez pas les heures d'évaluation et les unités d'administration dans un seul ensemble fusionné.
Utilisez le montant qui régit la facture réelle. Les totaux en paiement direct utilisent généralement les honoraires de séance du cabinet ou le tarif client contractuel. Les totaux Medicare pour les psychologues cliniciens dépendent du montant autorisé du Physician Fee Schedule lorsque la cession est acceptée, car CMS indique que Medicare paie les psychologues cliniciens à 100 % du PFS uniquement s'ils acceptent la cession.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal relève des États et des collectivités locales, et certains services ne sont pas taxés. Si un service de psychologie est taxable dans la juridiction pertinente, le total des heures facturables doit inclure la donnée fiscale propre à cette juridiction.
Everhour Reporting permet à un cabinet de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des plages de dates et des exports. Un réviseur de facturation peut regrouper le temps par clinicien, client, projet, tâche, statut facturable ou métadonnées, puis télécharger des rapports CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la revue des factures ou des performances du cabinet.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation des projets et aux contrôles non facturables au niveau des tâches. Un cabinet peut garder les séances auprès des clients comme facturables tout en excluant les tâches administratives, les réunions internes ou les catégories de documentation des totaux facturables, sans les perdre dans les rapports opérationnels.
Suivez le temps de psychologie approuvé, regroupez-le par catégorie de service et exportez des rapports de facturation clairs. Everhour donne aux cabinets un reporting structuré, du travail enregistré à la revue facturable.
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