Les psychologues répartissent leur temps entre les séances, les tests, les rapports et le travail administratif, et Everhour garde ces heures organisées pour examen.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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La semaine d'un psychologue rentre rarement dans une seule catégorie de temps générique. Les entrées utiles séparent les entretiens, la psychothérapie individuelle, la thérapie familiale ou de groupe, les tests psychologiques ou neuropsychologiques, la planification du traitement, la rédaction de rapports et le travail administratif. Cette structure aide un cabinet individuel à préparer les factures et aide une organisation à examiner les effectifs, les plannings et la paie sans mélanger le temps de service clinique avec le travail interne.
La même configuration fonctionne dans les contextes courants. Les psychologues travaillent dans les écoles, les soins de santé ambulatoires, les hôpitaux, le gouvernement et en indépendant, le relevé doit donc identifier la catégorie de travail, la date, la durée, la personne ou le projet, et indiquer si le temps sert la facturation, la paie ou l'examen interne. Les rendez-vous en soirée, le week-end et à temps partiel doivent aussi figurer dans le même relevé hebdomadaire plutôt que dans une note séparée.
Le temps clinique et le temps administratif nécessitent des libellés différents, car ils servent des flux de travail différents. Une séance de psychothérapie de 45 minutes peut correspondre au code CPT 90834 lorsque le service et la documentation justifient ce code. Les tests, la psychothérapie familiale, la psychothérapie de groupe et la préparation de rapports ont besoin de leurs propres catégories afin que la personne qui examine le relevé puisse voir le type de service sans reconstruire la journée de mémoire.
Les dossiers de facturation doivent aussi contenir suffisamment de contexte pour justifier le service. CMS indique que chaque service de santé mentale Medicare facturé doit indiquer le signe précis, le symptôme précis ou la plainte précise du patient, et Medicare ne paie pas les services sans symptômes, plaintes ou documentation spécifique du patient. La préparation de rapports peut ne pas être couverte, les cabinets la suivent donc souvent séparément du travail clinique remboursable, même lorsque le même psychologue a effectué les deux tâches.
Les entrées de temps des psychologues peuvent contenir un contexte sensible. HHS considère les informations identifiables sur la santé physique ou mentale passée, présente ou future d'une personne, les soins fournis ou le paiement des soins comme des informations de santé protégées lorsqu'elles sont détenues ou transmises par une entité couverte ou un associé commercial. Un relevé de temps qui inclut des détails de traitement ou de paiement identifiant le client peut donc nécessiter des contrôles de confidentialité au-delà des notes de projet ordinaires.
Les entrées plus propres utilisent le minimum de détails nécessaires au flux de travail. Un cabinet peut suivre la date, la durée, la catégorie de service, le lieu ou le mode de télésanté, et le statut de facturation tout en conservant les détails de diagnostic et les notes cliniques dans le dossier clinique approprié. Les relevés de télésanté doivent distinguer l'audio-vidéo bidirectionnel en temps réel des séances audio seules lorsque cette distinction importe pour la documentation, car CMS n'autorise la télésanté comportementale audio seule que dans des cas limités.
Un outil de suivi gratuit et ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire pour un psychologue, d'une facture client simple ou d'un examen rapide des heures de séance et d'administration. Cette approche commence à montrer ses limites lorsque plusieurs cliniciens soumettent du temps, que les managers examinent les corrections, que la paie a besoin d'heures de travail approuvées ou que l'équipe de facturation a besoin d'une séparation cohérente entre le temps de service remboursable et la documentation interne.
Everhour convient au flux de travail géré en transformant les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail en feuilles de temps soumises. Les managers peuvent approuver, refuser ou approuver partiellement les entrées, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires. Cette trace d'approbation compte lorsque les heures des psychologues alimentent l'examen de la facturation, la préparation de la paie, la planification des horaires et les dossiers qui doivent rester cohérents après la clôture de la semaine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Séparez les séances de psychothérapie, la thérapie familiale ou de groupe, les tests psychologiques et neuropsychologiques, la planification du traitement, la rédaction de rapports et le travail administratif. Cette séparation garde les services cliniques facturables distincts du travail interne et des tâches non couvertes comme la préparation de rapports. Une catégorie claire aide aussi la paie, l'examen des effectifs et l'équipe de facturation à comprendre la semaine sans lire les notes cliniques.
Une entrée de temps ne doit contenir que les détails nécessaires à son objectif. Les informations identifiables relatives aux soins de santé mentale ou au paiement peuvent être des informations de santé protégées lorsqu'une entité couverte ou un associé commercial les détient ou les transmet. Les cabinets conservent généralement les détails de diagnostic et les notes cliniques dans le dossier clinique, tandis que le relevé de temps capture la date, la durée, la catégorie de service et le statut de facturation ou de paie.
Les séances de télésanté doivent être identifiées lorsque le flux de facturation ou de documentation nécessite cette distinction. CMS couvre la télésanté comportementale et de santé mentale de façon permanente et définit la télésanté comme de l'audio-vidéo bidirectionnel en temps réel, l'audio seul étant autorisé dans des cas limités liés aux limitations, capacités ou préférences du patient. Le relevé de temps doit soutenir cet examen sans devenir la note clinique.
Selon la référence fédérale FLSA, le travail le samedi, le dimanche, les jours fériés ou les jours de repos réguliers n'exige pas à lui seul une majoration pour heures supplémentaires. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal. La loi de l'État, une politique ou des conditions contractuelles peuvent ajouter des exigences.
Les règles fédérales FLSA obligent les employeurs couverts à conserver les dossiers de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles de pointage quotidiennes de début et de fin, pendant au moins deux ans. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les dossiers doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps pour examen. Les managers peuvent approuver, refuser, approuver partiellement et verrouiller les entrées de temps avant que la paie, la facturation ou les rapports ne les utilisent, ce qui donne à un cabinet une étape d'examen claire pour les heures des cliniciens.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré en rapports configurables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exportations en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Un cabinet peut examiner le temps par projet, membre, client, temps facturable, commentaires, coûts de main-d'œuvre ou statut de facture sans reconstruire le rapport à partir des entrées brutes.
Utilisez les feuilles de temps hebdomadaires approuvées avant l'examen de la paie ou de la facturation. Everhour garde les heures de psychologie soumises organisées, protégées contre les modifications occasionnelles et prêtes pour la prochaine étape administrative.
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