Les psychologues ont besoin de relevés clairs du temps consacré aux séances, aux tests et aux rapports. Everhour garde le travail clinique organisé pour la facturation et la révision.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page pour organiser le temps des psychologues par séances avec les clients, évaluations, tests, travail familial ou de groupe, planification du traitement, rapports et travail administratif. Un clinicien indépendant peut avoir besoin d'une vue hebdomadaire avant de créer des factures. Une clinique, une école ou une équipe hospitalière peut avoir besoin des heures quotidiennes et hebdomadaires par personne pour la paie, le département ou la révision de l'utilisation. Le résultat utile est un relevé qui montre la catégorie de travail, la date, la durée, la personne responsable et le statut facturable ou non facturable, sans exposer plus de détails sur le client que nécessaire.
Les psychologues travaillent selon plusieurs modèles : personnel scolaire, employés des soins ambulatoires, équipes hospitalières ou gouvernementales, et cabinets indépendants. Les données américaines pour 2024 montrent que les écoles primaires et secondaires locales, les services de soins ambulatoires et le travail indépendant représentent chacun 24 %, 24 % et 23 % de l'emploi des psychologues. La plupart des psychologues travaillent à temps plein, et les horaires à temps partiel, les rendez-vous en soirée et les rendez-vous le week-end sont également courants ; le relevé doit donc contenir les dates et les heures réelles plutôt qu'une seule estimation mensuelle.
Commencez chaque entrée par la date, le clinicien, le cadre de travail, la catégorie de service ou de tâche, l'heure de début et de fin, la durée, la référence client ou dossier, le statut facturable et le statut de documentation. Les catégories utiles incluent la psychothérapie, la psychothérapie familiale, la psychothérapie de groupe, les tests psychologiques et neuropsychologiques, la planification du traitement, la rédaction de rapports et le temps administratif. Pour la facturation Medicare en santé mentale, chaque service facturé nécessite un signe, symptôme ou motif de plainte patient spécifique ; Medicare ne paie pas les services sans symptômes, plaintes ou documentation spécifique du patient.
Une ligne défendable peut indiquer : 5 mars 2026, Dr Lee, psychothérapie CPT 90834, 45 minutes avec le patient, télésanté audio-vidéo bidirectionnelle, facturable, plainte documentée dans le dossier clinique. Une ligne séparée peut enregistrer 30 minutes de préparation d'un rapport comme documentation interne non couverte si ce temps n'est pas remboursable séparément. CMS classe la préparation de rapports parmi les services de santé mentale non couverts ; les cabinets doivent donc étiqueter la documentation et la préparation de rapports séparément du temps de service clinique remboursable.
Les relevés de temps en psychologie sont proches des informations protégées, car une entrée de temps peut relier une personne à des soins de santé mentale, à un paiement ou à un contexte de traitement. Les informations de santé protégées par HIPAA incluent les informations identifiables sur la santé physique ou mentale passée, présente ou future d'une personne, les soins de santé fournis ou le paiement des soins lorsqu'une entité couverte ou un associé commercial les détient ou les transmet. Utilisez des identifiants client, des numéros de dossier ou des références internes de cas lorsque c'est possible, et gardez les détails au niveau du diagnostic dans le dossier clinique.
La même discipline de confidentialité s'applique aux données de temps des employés. Les entreprises américaines qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses en vertu de la Section 5 du FTC Act, et les recommandations de la FTC indiquent que les entreprises qui conservent des informations sensibles sur les clients ou les employés doivent collecter uniquement ce dont elles ont besoin, le protéger et l'éliminer de manière sécurisée. La Californie ajoute un exemple majeur : les droits à la confidentialité de la CCPA couvrent les employés résidents de Californie et les candidats à l'emploi pour les entreprises couvertes, car les exemptions relatives aux données d'emploi ont expiré le 31 décembre 2022.
Un simple outil de suivi gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire rapide pour un cabinet indépendant, d'un simple justificatif de facture ou d'une vérification par rapport à votre calendrier. Il fonctionne mieux lorsque la semaine comporte un petit nombre de rendez-vous et que vous pouvez étiqueter chaque bloc immédiatement. Conservez l'export avec les relevés de facturation. Pour les employés couverts par les dispositions de salaire minimum ou d'heures supplémentaires de la FLSA, le relevé de l'employeur doit inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs psychologues ou membres du personnel administratif suivent le temps entre références client, tests, rapports, paie et utilisation. Everhour s'adapte à ce workflow en transformant le temps enregistré sur les tâches et les projets en rapports pouvant être regroupés, filtrés et exportés pour révision. L'objectif à long terme est un système d'enregistrement cohérent : les entrées sont catégorisées à la source, révisées selon un calendrier, puis transmises pour la facturation ou la paie sans reconstruire la semaine de mémoire.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Best Ease Of Use
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Suivez les entretiens et la psychothérapie avec les clients, la thérapie familiale ou de groupe, les évaluations, les tests diagnostiques, la planification du traitement, la rédaction de rapports et le travail administratif comme catégories distinctes. Les catégories de codes de santé mentale de CMS distinguent également la psychothérapie, la psychothérapie familiale, la psychothérapie de groupe, les tests et la préparation de rapports sur l'état psychiatrique, les antécédents, le traitement ou les progrès. Des catégories séparées rendent plus propres le support de facturation et la révision du travail non couvert.
Non. CMS classe la préparation de rapports parmi les services de santé mentale non couverts. Enregistrez le temps, car il affecte la charge de travail et l'utilisation, puis étiquetez-le séparément du temps de service clinique remboursable, sauf si un payeur, une subvention, une politique d'employeur ou un contrat le traite spécifiquement comme payable. Gardez la justification clinique dans le dossier clinique plutôt que dans l'entrée de temps.
Utilisez le moins de détails identifiants nécessaire pour la facturation, la paie ou la révision interne. Les informations de santé protégées par HIPAA incluent les soins de santé mentale identifiables, la fourniture de soins de santé ou les informations de paiement lorsqu'elles sont détenues ou transmises par une entité couverte ou un associé commercial. Un identifiant client, une référence de dossier codée, une catégorie de service et une durée soutiennent généralement mieux la révision du temps qu'un nom plus un diagnostic dans le relevé de temps.
Étiquetez le mode de prestation, la durée, le clinicien, la date, la catégorie de service et le statut de facturation. CMS couvre la télésanté comportementale et mentale de manière permanente et définit la télésanté comme de l'audio-vidéo bidirectionnel en temps réel. Le service audio seul est autorisé dans des cas limités lorsqu'un patient a des limitations, capacités ou préférences technologiques ; l'entrée de temps doit donc distinguer les séances audio-vidéo des séances audio seules.
Les rendez-vous en soirée ou le week-end ne créent pas à eux seuls des heures supplémentaires selon la base fédérale de la FLSA. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal. Ne faites pas la moyenne entre une semaine légère et une semaine chargée pour éviter les heures supplémentaires. Le droit d'État, la politique ou les conditions contractuelles peuvent ajouter des règles plus strictes.
Everhour Reporting transforme les catégories de travail enregistrées, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres de métadonnées, des regroupements et des plages de dates. Un responsable de cabinet peut regrouper le temps par clinicien, projet, référence client, statut facturable ou catégorie de travail, puis exporter des fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF pour révision.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail, et les managers peuvent les approuver, les rejeter ou les approuver partiellement avant la révision de la paie ou de la facturation. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, ce qui donne aux corrections un parcours de révision plus clair que des totaux modifiables dans une feuille de calcul.
Suivez une seule fois les catégories de séances, les tests, le travail de rapport et l'administration, puis utilisez Everhour Reporting pour regrouper, filtrer, planifier et exporter les données de temps afin de clarifier la facturation, la paie et la révision de l'utilisation.
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