Everhour transforme le travail de cabinet suivi en rapports et en factures, tandis que la facturation des psychologues exige des détails précis par ligne de service.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les psychologues ont généralement besoin de plus qu'un total de facture générique. Une facture client, un superbill ou un document de remboursement associe couramment chaque service à une date de service, à un code de procédure ou de service, à des unités et à un montant facturé. Une facture de thérapie en paiement direct peut afficher une ligne pour une séance de psychothérapie individuelle 90834, tandis qu'une facture de test peut nécessiter des lignes distinctes pour l'évaluation, l'administration, la cotation et l'interprétation.
La facture doit également correspondre à l'accord d'honoraires convenu aussi tôt que possible dans la relation professionnelle. Les conditions de paiement au niveau du cabinet, les dates d'échéance, les formulations sur les retards de paiement et les procédures de recouvrement doivent figurer dans la politique de facturation écrite avant d'apparaître sur une facture en retard. Les normes d'éthique de l'APA exigent aussi que les psychologues informent la personne avant toute action d'une agence de recouvrement et permettent un paiement rapide, sauf si la personne a contractuellement accepté autre chose.
Une facture claire de psychologue commence par le nom du cabinet, le client ou la partie responsable, le numéro de facture, la date d'émission, les conditions de paiement et les détails de règlement. Pour les lignes de service, utilisez la date de service, la description du service, le code CPT ou HCPCS le cas échéant, les unités ou jours, le tarif et le montant facturé. Les catégories courantes de santé mentale comprennent l'évaluation diagnostique, la psychothérapie individuelle, la psychothérapie familiale ou de groupe, et les services de tests psychologiques ou neuropsychologiques.
Un superbill nécessite des détails de type réclamation, car le client peut le soumettre à un assureur. Les informations sur le patient et l'assuré, les codes de diagnostic, le lieu de service, le pointeur de diagnostic, l'identifiant du prestataire intervenant, le montant total facturé et le NPI à 10 chiffres sont des champs courants. Un reçu pour paiement privé peut être plus simple, mais il doit tout de même contenir suffisamment de détails pour justifier le montant et distinguer les montants payés, impayés, ajustés et passés en perte.
Les informations identifiables concernant les soins de santé mentale et le paiement sont des informations de santé protégées pour les prestataires couverts. Les activités de paiement sont autorisées, mais les divulgations liées au paiement et aux opérations de soins de santé doivent généralement être limitées au minimum nécessaire. La distribution des factures devient donc une décision de flux de travail, pas seulement une décision de mise en forme. Envoyez le bon document à la bonne partie et évitez d'ajouter des détails cliniques dont le payeur ou le client n'a pas besoin.
Les clients en paiement direct et non assurés ajoutent une autre étape de facturation. Les prestataires de soins de santé doivent généralement fournir une estimation de bonne foi lorsqu'elle est demandée ou lorsque les soins sont planifiés au moins 3 jours ouvrés à l'avance. Si les soins sont planifiés 3 à 9 jours ouvrés à l'avance, l'estimation est due dans un délai de 1 jour ouvré. Si les soins sont planifiés 10 jours ouvrés ou plus à l'avance, l'estimation est due dans un délai de 3 jours ouvrés.
Une facture ponctuelle fonctionne pour une seule séance en paiement privé, des frais de rendez-vous manqué ou une facture simple de forfait. Cela suffit lorsque vous n'avez besoin que d'un nom de client, d'une date de service, d'honoraires, de conditions de paiement et d'un enregistrement PDF. Le risque augmente lorsque vous répétez les mêmes étapes pour plusieurs clients, cliniciens, payeurs, codes, ajustements et documents de remboursement.
Un flux de travail géré aide lorsque le temps suivi, les dossiers de service, les rapports et le support de facturation doivent rester connectés. Everhour Reporting donne aux propriétaires de cabinet des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, groupement, filtres, plages de dates, exports et envoi programmé par e-mail. C'est important lorsque vous devez examiner le travail facturable par prestataire, client, projet ou période avant de créer des factures ou d'appuyer les décisions financières au niveau du cabinet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un superbill utile inclut les informations sur le patient et l'assuré, les codes de diagnostic, la date de service, le lieu de service, le code de procédure CPT ou HCPCS, le pointeur de diagnostic, le montant de la ligne, les unités, l'identifiant du prestataire intervenant, le montant total facturé et le NPI à 10 chiffres du prestataire. Une facture client ordinaire peut être plus courte, mais un superbill nécessite suffisamment de détails de type réclamation pour l'examen du remboursement.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. Les psychologues n'ajoutent pas de numéro national d'enregistrement à la TVA ou à la GST aux factures ordinaires. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation des États et des collectivités locales varient selon la juridiction et le type de service, donc le traitement fiscal dépend de l'État, du service, du nexus et du lieu de vente.
Un patient en paiement direct ou non assuré peut contester une facture lorsqu'un prestataire ou un établissement facture au moins 400 $ de plus que l'estimation de bonne foi. La contestation doit commencer dans les 120 jours suivant la facture initiale. L'obligation d'estimation s'applique généralement lorsque le patient en demande une ou planifie des soins au moins 3 jours ouvrés à l'avance.
Les notes de thérapie n'ont pas leur place sur une facture standard. Les informations identifiables concernant les soins de santé mentale et le paiement sont des informations de santé protégées pour les prestataires couverts, et les divulgations liées au paiement doivent généralement utiliser les informations minimales nécessaires. La facture doit identifier clairement le service facturé sans ajouter de récit clinique dont le destinataire n'a pas besoin.
Les conditions de paiement peuvent différer selon la politique du cabinet, le contrat, le processus du payeur ou l'accord avec le client. Une facture de paiement privé indique généralement la date d'échéance et le mode de paiement du client. Un superbill sert souvent au remboursement après que le client a payé ou reçu les soins, il nécessite donc des détails de service de type réclamation plutôt que de simples instructions de paiement.
Everhour Reporting donne aux propriétaires de cabinet des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, groupement, filtres, plages de dates et exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Un cabinet peut examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts, le statut des factures et les détails des membres avant de préparer des factures client ou des synthèses de facturation internes.
Suivez le travail approuvé, examinez les détails de facturation par prestataire ou par client, et exportez des rapports avant la facturation. Everhour relie les dossiers de temps du cabinet aux rapports qui soutiennent des décisions de facturation plus claires.
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